Integrante | Función principal | Responsabilidad durante el tour |
|---|---|---|
Persona 1 | Guía / anfitrión | Conduce al grupo y mantiene el hilo narrativo |
Persona 2 | Experiencia cafetera | Explica cultivo, cosecha y procesos |
Persona 3 | Logística | Prepara materiales, espacios, alimentos y transiciones |
Persona 4 | Anfitrión familiar | Representa la vida campesina y acompaña conversaciones |
Persona 5 | Tiempo / observación | Vigila discretamente tiempos, ritmo y necesidades del grupo |
Cada uno tiene una función, todos conocen el flujo y se pueden adaptar fácilmente según la situación.
La persona que hace el trabajo de observación, no persigue al grupo si no que está allí como un supervisor y auxiliar pasivo. Su trabajo es registrar y analizar: ¿Cuánto tiempo va la actividad?, ¿El grupo está inmerso en ella o no?, ¿Hay conversaciones o paradas que sobran?, ¿Alguien necesita una pausa para descansar?, ¿La actividad se preparó y ejecutó como debía ser? Todo esto para poder iterar mientras mantiene comunicación con el resto
Señales breves que pauten el momento del recorrido entre el personal. Por ejemplo, oraciones o indicaciones que sean fáciles de reconocer para quiénes están dando el tour y que cuando sea hora de cambiar a otro espacio, el siguiente guía esté preparado y sepa con antelación su tiempo de dar continuidad. O sea, no esperar que termine una actividad para gestionar la siguiente, más bien un ejercicio simultáneo
Actividad | Objetivo | Tiempo estimado |
|---|---|---|
Bienvenida | 10 min | 8–12 |
Introducción | 20 min | 15–25 |
Cultivo | 55 min | 45–65 |
Cosecha | 35 min | 30–45 |
Beneficio | 40 min | 35–50 |
Almuerzo | 60 min | 50–70 |
Cata | 55 min | 50–65 |
Despedida | 10 min | 8–12 |
Crear ventanas de tiempo o estimaciones puede ayudar a reducir la presión de mantener un tiempo exacto en cada actividad sin extenderlo demasiado para que no afecte el trayecto a seguir.
Contar con un plan de acción en caso de retraso también es fundamental para no generar un impacto indeseado en el transcurso de las actividades, y de esto, surge la necesidad de clasificar la relevancia de las actividades. Un ejemplo podría ser:
No negociables
Contacto con el cultivo
Cosecha
Proceso del café
Experiencia familiar/campesina
Cata
Flexible
Introducción
Fotografías
Preguntas
Desplazamientos
Algunas explicaciones
Remate/Auxiliar
Fotografías
Preguntas
Pausas
Desplazamientos
En caso de retraso, se establecen como "regla de oro" antes de cada recorrido las actividades que tienen flexibilidad o son auxiliares y se pueden reducir o eliminar para no causar prórrogas, ni que los guías deban improvisar. Optimizando de la siguiente manera: mitigar explicaciones secundarias, agilizar transición entre los trayectos y mantener las experiencias principales.
Para agilizar el proceso de transición entre un punto a otro y de un guía a otro, como un mini sistema de relevo
Estructura
Persona 1 → guía
Persona 2 → explicación técnica
Persona 3 → prepara cosecha
Persona 4 → acompaña al grupo
Persona 5 → observa tiempo y necesidades
Con ayuda de la persona encargada de observar el tiempo y necesidades que surjan en el momento, se puede crear un plan de acción inmediato y que no sea muy alejado de las ventanas de tiempo establecidas. Por ejemplo:
Plan de acción
Si el grupo está muy interesado → ampliar explicación.
Si el grupo está cansado → reducir explicación y aumentar pausa.
Si una actividad se retrasa → reducir contenido flexible.
Si una persona de la familia está ocupada → activar función secundaria de otro integrante.
Quién lidera
Quién apoya
Qué hacen las otras 3 personas mientras tanto
Duración objetivo
Duración mínima/máxima
Señal de inicio
Señal de cierre
Qué debe estar preparado antes de comenzar
Qué hacer si hay retraso
Qué parte puede adaptarse según el visitante.
Principio biológico | Traducción al tour en la finca cafetera |
|---|---|
Autoorganización | Los integrantes toman decisiones locales sin depender constantemente de un coordinador |
Señales | Indicadores simples permiten saber cuándo cambiar de actividad |
Roles distribuidos | Cada familiar tiene responsabilidades claras |
Adaptación | El recorrido cambia según el grupo |
Retroalimentación | Lo ocurrido en una actividad afecta la siguiente |
Organización descentralizada | No todo depende de una sola persona |
Respuesta al entorno | El clima, energía e interés del grupo modifican el ritmo |
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