Comment transcrire une réunion Microsoft Teams

Les réunions Microsoft Teams ont tendance à s'enchaîner dans les grandes organisations. Un point d'avancement de projet à dix heures, un point fournisseur à onze heures, une session de planification inter-équipes après le déjeuner. À la fin de la journée, les détails se brouillent et l'e-mail de suivi repose sur la personne qui a pris les notes les plus précises.

Ce guide examine comment les utilisateurs transcrivent habituellement les réunions Teams, y compris les options intégrées à Teams, puis détaille la transcription d'un appel Teams avec l'application de bureau Fabric, où aucun bot ne rejoint la réunion et où la transcription se retrouve dans une bibliothèque interrogeable accessible à votre équipe.

Comment les réunions Teams sont généralement transcrites

Teams intègre l'enregistrement et la transcription en direct. Lorsqu'ils sont disponibles, la transcription est jointe à la réunion et les enregistrements sont stockés dans OneDrive ou SharePoint. La possibilité de les activer dépend de votre licence Microsoft 365 et des stratégies définies par votre administrateur informatique, et lors de réunions organisées par une autre structure, ces commandes peuvent échapper à votre contrôle.

Copilot dans Teams peut générer un récapitulatif d'une réunion pour les personnes disposant d'une licence Microsoft 365 Copilot. Cela convient aux organisations qui l'ont largement déployé. Le récapitulatif se trouve directement dans Teams, à côté de la conversation de cette réunion.

Les outils tiers de prise de notes qui se joignent sous forme de bot sont courants dans les petites entreprises. Dans les plus grandes, les politiques informatiques restreignent souvent les applications autorisées à rejoindre les réunions, et les invités externes peuvent hésiter lorsqu'un participant inconnu apparaît dans la liste des membres.

De nombreuses personnes se rabattent sur OneNote ou sur un document Word ouvert dans une seconde fenêtre. Cela permet de conserver les notes au sein de l'écosystème Microsoft, bien que cela dépende d'une personne qui tape rapidement tout en suivant la discussion.

Étape 1 : Vérifiez auprès du service informatique, puis installez l'application de bureau

Fabric transcrit les appels Teams grâce à son application de bureau pour Mac, Windows et Linux. Si votre entreprise gère votre ordinateur, demandez l'accord du service informatique avant d'installer un nouveau logiciel ; certaines organisations exigent une validation préalable.

Les équipes informatiques souhaiteront généralement savoir comment les données sont traitées. Fabric utilise le chiffrement AES-256 en transit et au repos, est conforme au niveau CASA Tier 2 et n'utilise pas vos données pour entraîner des modèles d'IA. La page confidentialité et sécurité en présente les détails ; déterminer si cela répond aux exigences de votre entreprise relève de l'évaluation de vos services informatique et juridique.

La transcription de réunions nécessite un forfait payant. Pour un groupe, les forfaits d'équipe ne sont pas facturés par utilisateur, donc l'ajout de collègues ne multiplie pas les coûts.

Étape 2 : Rejoignez la réunion Teams et lancez la transcription

Rejoignez l'appel dans Microsoft Teams. Fabric détecte la réunion et propose de lancer la transcription ; acceptez, et la transcription apparaît en temps réel. Aucun bot n'est ajouté à la liste des participants. L'article Comment transcrire des réunions Microsoft Teams sans bot détaille les raisons pour lesquelles les utilisateurs choisissent cette configuration.

Informez les autres participants que vous effectuez une transcription, en particulier les invités extérieurs à votre organisation, et respectez les règles de consentement applicables selon le lieu depuis lequel chaque participant se connecte.

La prise de notes s'avère également utile ici. Collez l'ordre du jour de l'invitation Teams dans une note Fabric avant l'appel et complétez-la pendant la réunion. Vous pouvez également effectuer une recherche dans la transcription en direct, ou poser une question à l'IA, si quelqu'un fait référence à un point évoqué plus tôt.

Étape 3 : Relisez le compte-rendu et partagez-le avec votre équipe

À la fin de la réunion, Fabric analyse la transcription ainsi que vos notes et génère un compte-rendu de la réunion. La page notes de réunion par IA décrit ce qui y est inclus. Corrigez d'éventuels noms ou acronymes internes dans la transcription ; celle-ci est modifiable.

Partagez le compte-rendu avec les collègues qui n'ont pas pu assister à l'appel. Les rôles et autorisations de Fabric vous permettent d'attribuer des accès en lecture, commentaire, édition ou administration au niveau de l'espace et du fichier, afin qu'une équipe projet puisse conserver toutes ses notes de réunion dans un espace partagé unique. Les personnes extérieures à votre organisation peuvent ouvrir un lien partagé sans avoir à créer de compte.

Les points de suivi peuvent être convertis en tâches Fabric assorties de dates d'échéance et de rappels, liées à la note de réunion afin que le contexte reste accessible en un clic. Les rappels sont envoyés par e-mail, dans l'application, ou les deux, ce qui est très pratique lorsque le responsable d'une action n'était pas présent lors de l'appel.

Étape 4 : Recherchez et posez des questions à travers vos réunions récurrentes

Les réunions Teams récurrentes constituent un historique précieux. Appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez ce que vous cherchez, par exemple « quand la finance a-t-elle approuvé l'effectif supplémentaire ». La recherche Fabric analyse le sens de la requête et vous renvoie directement au passage correspondant dans la transcription.

Regroupez une série de réunions, comme un comité de pilotage hebdomadaire, dans un même dossier. Ouvrez-le et demandez à l'assistant IA ce qui a changé au cours du mois écoulé ou quels risques reviennent régulièrement. Il formule sa réponse à partir de ce dossier en citant les repères temporels. Pour en savoir plus, découvrez comment identifier des thèmes récurrents à travers vos réunions.

Les équipes qui organisent de nombreuses réunions internes considèrent souvent ces transcriptions comme une base de connaissances partagée. L'article Les réunions dans la base de connaissances IA illustre la manière dont une équipe peut faire des recherches sur ce qui s'est dit lors de ses appels.

Les réunions plus anciennes peuvent être intégrées à ce même registre. Si vous possédez des enregistrements Teams enregistrés au format MP4, téléchargez-les et importez-les dans Fabric, où la transcription audio et vidéo les transformera en transcriptions interrogeables avec horodatage. Vous pourrez alors effectuer des recherches et poser des questions sur un trimestre entier de réunions de projet, tout comme sur les appels que vous transcrirez désormais.

Foire aux questions

Comment transcrire une réunion Teams sans bot ?

Installez l'application de bureau Fabric et rejoignez la réunion dans Microsoft Teams. Fabric détecte l'appel et propose de le transcrire, sans rien ajouter à la liste des participants de la réunion.

Pourquoi la transcription est-elle grisée dans Microsoft Teams ?

La transcription dans Teams dépend de votre licence Microsoft 365 et des stratégies de réunion configurées par votre administrateur. Votre équipe informatique peut vous indiquer les paramètres appliqués à votre compte.

Puis-je transcrire une réunion Teams organisée par une autre entreprise ?

Fabric fonctionne à partir de l'application de bureau installée sur votre propre ordinateur plutôt que de rejoindre la réunion. Demandez l'autorisation à l'organisateur et aux participants avant d'enregistrer, et respectez les règles qu'ils imposent.

Fabric est-il suffisamment sécurisé pour des réunions professionnelles ?

Fabric utilise le chiffrement AES-256, est conforme au standard CASA Tier 2 et n'entraîne pas de modèles d'IA sur vos données. Vos équipes informatique et juridique doivent confirmer qu'il répond aux exigences de votre entreprise.

Puis-je partager la transcription d'une réunion Teams avec mon équipe ?

Oui. Partagez la note de réunion avec des droits de lecture, de commentaire ou de modification, ou utilisez un espace partagé dédié aux réunions d'un projet.

L'application fonctionne-t-elle sur Windows ?

Oui. L'application de bureau Fabric fonctionne sous Windows, Mac et Linux.

Puis-je voir la transcription pendant que l'appel Teams est en cours ?

Oui. Elle s'affiche en temps réel, et vous pouvez y faire des recherches ou interroger l'IA à son sujet pendant l'appel.

La transcription des réunions Teams est-elle incluse dans le forfait gratuit ?

Non. La transcription nécessite un forfait Fabric payant. Les forfaits d'équipe ne sont pas facturés par utilisateur.