Comment partager ses recherches en toute sécurité avec des collaborateurs

Un projet de recherche reste rarement confiné à une seule institution. Un co-auteur dans une autre université a besoin du brouillon, un statisticien a besoin du jeu de données, un assistant de recherche a besoin des enregistrements d'entretiens et un évaluateur externe doit lire le chapitre trois sans voir les données des participants sous-jacentes. Chacune de ces personnes a des besoins différents, et les outils habituels ont tendance à leur donner soit tout, soit rien.

Ce guide explique comment les équipes de recherche partagent généralement leurs documents entre institutions, où les choses se compliquent, et comment configurer un espace Fabric où chaque collaborateur a un rôle défini, où les dossiers sensibles sont protégés par un mot de passe et où les discussions ont lieu directement sur les fichiers.

Comment les équipes de recherche partagent généralement leurs documents

De nombreux projets commencent par des e-mails : un brouillon est envoyé en pièce jointe, revient avec des modifications avec suivi, et le nombre de versions grimpe en flèche. Cela fonctionne pour deux personnes. À quatre ou cinq, il devient difficile de savoir quel fichier est à jour, et chaque brouillon contenant des citations de participants se retrouve stocké dans plusieurs boîtes de réception.

Le stockage institutionnel comme OneDrive, SharePoint ou Google Drive constitue l'étape suivante, et il offre généralement de bons contrôles d'accès. Cependant, le partage externe peut être restreint par l'université, de sorte qu'un collaborateur externe peut finir par devoir contourner le problème avec un compte personnel. Les gestionnaires de références comme Zotero gèrent bien les citations ; les notes et arguments développés à partir de ces articles ont tendance à résider dans un Google Doc séparé, ce qui dissocie la lecture de l'écriture.

Notion et les espaces de travail similaires regroupent les notes, mais gèrent les PDF moins confortablement. Y annoter un article, puis effectuer une recherche dans les annotations de toute l'équipe, demande plus de travail que ce dont la plupart des équipes disposent en temps.

Étape 1 : Configurer un espace pour le projet

Créez un espace pour le projet et ajoutez des dossiers pour les différentes parties du travail, par exemple Littérature, Données, Entretiens et Brouillons. Glissez-y des PDF, des documents, des feuilles de calcul (CSV et XLSX) et des enregistrements, ou cliquez sur Téléverser un fichier. Comment concevoir un flux de travail de recherche aborde les structures de dossiers adaptées aux projets de longue durée.

Les dossiers sont facultatifs dans Fabric, car la recherche lit le contenu de chaque fichier, mais ils sont utiles pour le partage. Ils vous offrent des limites claires pour définir les accès et les mots de passe. Si l'équipe préfère travailler à partir du système de fichiers, l'application de bureau monte Fabric comme un lecteur virtuel, et les fichiers sont lus en streaming lorsqu'ils sont ouverts au lieu de prendre de la place sur chaque ordinateur portable.

Étape 2 : Attribuer le bon rôle à chaque collaborateur

Cliquez sur Partager et ajoutez vos collaborateurs. Fabric propose quatre rôles : lecteur, commentateur, éditeur et administrateur, et vous pouvez les définir au niveau de l'espace ou sur des fichiers individuels. Un co-auteur écrivant à vos côtés est un éditeur. Un évaluateur externe qui doit lire et réagir, sans modifier le texte, est un commentateur. Un organisme de financement ou un superviseur qui n'a besoin que de suivre les progrès peut être lecteur.

Les collaborateurs extérieurs à votre organisation peuvent utiliser des liens partagés sans créer de compte. Si un groupe ne doit jamais voir les documents d'un autre groupe (deux sites partenaires, par exemple), attribuez à chacun son propre espace. Les personnes invitées dans un espace ne voient que cet espace.

Étape 3 : Protéger les données sensibles par un mot de passe

Les enregistrements bruts d'entretiens, les formulaires de consentement et les données identifiables méritent une protection supplémentaire. Faites un clic droit sur le dossier, ou ouvrez-le et cliquez sur le menu à trois points, puis choisissez Ajouter une protection par mot de passe. La protection par mot de passe est disponible sur les forfaits Pro et Team.

Toute personne ayant accès au dossier doit saisir le mot de passe, et l'accès dure 6 heures avant d'être à nouveau requis. Les nouveaux fichiers ajoutés à un dossier protégé sont automatiquement couverts, ce qui est crucial lorsque des enregistrements arrivent chaque semaine. Il n'y a pas de réinitialisation de mot de passe, enregistrez-le donc dans un gestionnaire de mots de passe que l'équipe utilise déjà. La question de savoir si une configuration respecte les termes de votre approbation éthique ou d'un accord de partage de données relève du comité d'éthique ou du bureau de protection des données de votre institution.

Étape 4 : Discuter du travail directement sur les fichiers

Les commentateurs et les éditeurs peuvent surligner du texte dans les documents et les PDF et ajouter un commentaire, afin que la remarque d'un réviseur apparaisse à côté de la phrase concernée. Sur les fichiers audio et vidéo, ils peuvent laisser des commentaires horodatés. Tout commentaire peut être marqué comme terminé, ce qui transforme une phase de révision en une liste de contrôle. La page des annotations montre à quoi cela ressemble sur différents types de fichiers.

Les enregistrements peuvent être transcrits (la transcription nécessite un forfait payant), ce qui permet d'effectuer des recherches dans les entretiens au même titre que dans les articles. Les transcriptions peuvent être modifiées, de sorte qu'un assistant de recherche peut corriger les noms et les termes techniques avant le début de l'analyse. Ouvrez un dossier et l'assistant IA est restreint à ce dossier, ce qui vous permet de poser une question transversale sur l'ensemble des entretiens et d'obtenir une réponse avec des références pour chaque source, y compris les horodatages pour les enregistrements.

Étape 5 : Publier les résultats séparément des fichiers de travail

Lorsque vous devez envoyer un résumé à une personne extérieure à l'équipe, publiez-le au lieu de l'ajouter à l'espace. Cliquez sur Partager, ouvrez l'onglet Publier et cliquez sur Créer un lien, puis désactivez l'autorisation d'indexation par les moteurs de recherche et décidez si vous autorisez les téléchargements. Un lien publié est en lecture seule, sans accès aux dossiers environnants.

Lorsque de nouvelles personnes rejoignent le projet en cours de route, la section intégrer des collaborateurs propose des conseils pratiques sur ce qu'il convient de partager en premier.

Foire aux questions

Comment partager des données de recherche en toute sécurité avec une personne d'une autre université ?

Partagez un espace ou un dossier avec elle dans Fabric et attribuez-lui le rôle le plus restrictif qui lui permette de faire son travail. Ajoutez un mot de passe aux dossiers contenant des données identifiables. Les collaborateurs externes n'ont pas besoin de compte pour utiliser un lien partagé.

Un évaluateur peut-il commenter mon brouillon sans le modifier ?

Oui. Donnez-lui le rôle de commentateur. Il pourra surligner du texte et ajouter des commentaires, et vous pourrez marquer chaque commentaire comme terminé une fois que vous l'aurez traité.

Puis-je partager certains dossiers d'un projet et en garder d'autres privés ?

Oui. Les rôles peuvent être définis au niveau de l'espace et des fichiers, et vous pouvez protéger par mot de passe des dossiers individuels. Pour les groupes qui ne doivent pas voir le travail des autres, utilisez des espaces séparés.

Les collaborateurs peuvent-ils faire des recherches dans les articles et les transcriptions ?

La recherche lit le texte à l'intérieur des PDF et des documents et couvre les fichiers audio et vidéo transcrits, les résultats s'ouvrant à la page exacte ou à l'horodatage précis. La transcription nécessite un forfait payant.

La protection par mot de passe s'applique-t-elle aux fichiers ajoutés ultérieurement ?

Oui. Un mot de passe appliqué à un dossier couvre également les fichiers qui y sont ajoutés par la suite.

Fabric est-il approuvé pour mon protocole éthique ?

Cette décision appartient au comité d'éthique ou au bureau de protection des données de votre institution. Partagez avec eux les détails sur la façon dont les fichiers seront stockés et partagés, et suivez leurs directives.

Pouvons-nous utiliser l'IA sur nos recherches partagées ?

Oui. Ouvrez un dossier et l'assistant IA répond à partir des fichiers présents dans ce dossier, en citant ses sources. Vous pouvez enregistrer les réponses utiles sous forme de notes.

De quel forfait une équipe de recherche a-t-elle besoin ?

La protection par mot de passe est disponible sur Pro et Team, et la transcription nécessite un forfait payant. La tarification Team ne se fait pas par utilisateur ; consultez les forfaits pour les équipes.