Comment partager des fichiers PDF avec un client

Un rapport finalisé, une proposition, une charte graphique ou un audit parvient généralement au client sous forme de PDF. Le premier exemplaire est envoyé en pièce jointe, le client répond avec quelques questions, une version corrigée suit, et une semaine plus tard, quelqu'un de son côté transfère l'original à un collègue qui lit les mauvais chiffres.

Cette page aborde les méthodes habituelles d'envoi de PDF aux clients, les points de friction propres à chacune, et la manière d'envoyer un PDF depuis Fabric sous forme de lien que vous contrôlez : un lien que le client peut lire, télécharger si vous l'y autorisez, commenter lorsque vous souhaitez recueillir son avis, et qui pointe toujours vers la version actuelle.

Comment les gens envoient habituellement des PDF aux clients

Les pièces jointes par e-mail sont la méthode par défaut. Elles ne nécessitent aucune configuration et le client sait déjà comment les ouvrir. Le problème survient avec les révisions : chaque modification implique une nouvelle pièce jointe, des noms de fichiers tels que proposition_v4_finale_revisée.pdf commencent à circuler, et il est impossible de retirer une version envoyée avec une erreur. Les PDF volumineux contenant des images haute résolution peuvent également atteindre les limites de taille des pièces jointes.

Un lien Google Drive ou Dropbox résout le problème de taille et vous permet de remplacer le fichier. Les personnes qui l'utilisent pour des projets clients décrivent souvent une autre difficulté : le client voit l'arborescence des dossiers aux côtés des fichiers de travail, les paramètres de partage doivent être ajustés fichier par fichier, et un lien accessible à « toute personne disposant du lien » reste ouvert bien après la fin du projet.

Les retours sont l'autre point critique. Les clients ont tendance à répondre avec des remarques comme « page 7, deuxième paragraphe, la date est incorrecte », qu'il faut ensuite faire correspondre manuellement avec la bonne page de la bonne version.

Étape 1 : Placez les PDF du client dans son propre espace

Créez un espace pour le client et ajoutez-y ses PDF. Glissez-déposez les fichiers, collez-les ou cliquez sur Importer un fichier ; l'importation prend en charge un grand nombre de fichiers simultanément, ce qui permet de transférer l'intégralité d'un dossier de projet en une seule fois. Si vous travaillez depuis le Finder ou l'Explorateur de fichiers, l'application de bureau Fabric monte Fabric comme un lecteur, et les PDF peuvent être déplacés dans l'espace du client comme n'importe quel autre dossier.

Conserver chaque client dans un espace séparé s'avère précieux par la suite. Lorsque vous partagez l'espace, le client ne voit que cet espace et rien d'autre dans votre environnement de travail. La page Comment donner à un client l'accès à ses seuls fichiers décrit cette configuration en détail.

Étape 2 : Décidez si le client doit consulter ou commenter

Fabric propose deux façons de transmettre un élément, adaptées à différents moments d'un projet. La publication crée un lien pour la livraison : le client peut afficher le PDF et le télécharger si vous l'y autorisez, sans possibilité de commenter. Le partage est destiné à la collaboration : vous choisissez si le client est lecteur, commentateur ou éditeur, et les personnes externes peuvent ouvrir un lien partagé sans avoir à créer de compte.

Pour un brouillon sur lequel vous souhaitez des retours, partagez-le avec l'autorisation de commentaire. Le client peut surligner une phrase dans le PDF et y associer un commentaire, de sorte qu'une remarque sur une date erronée s'affiche directement sur la date en question. Chaque commentaire peut être marqué comme traité une fois que vous vous en êtes occupé, transformant ainsi une série de retours en une liste de tâches à accomplir. La page des rôles et autorisations détaille les possibilités offertes par chaque rôle.

Étape 3 : Publiez le PDF final sous forme de lien

Lorsque le PDF est prêt à être livré, cliquez sur Partager pour ouvrir la fenêtre de partage, ouvrez l'onglet Publier, puis cliquez sur Créer un lien. Donnez un nom au lien, puis choisissez si vous souhaitez collecter des analyses d'engagement, autoriser l'indexation par les moteurs de recherche, permettre aux visiteurs de le copier dans leur propre Fabric et autoriser les téléchargements. Les téléchargements sont disponibles sur tous les forfaits. Copiez le lien et envoyez-le.

Pour le travail avec les clients, la plupart des utilisateurs désactivent l'indexation par les moteurs de recherche et activent les téléchargements, afin que le client puisse en conserver une copie pour ses archives. La page Comment empêcher les moteurs de recherche d'indexer un fichier partagé explique ce paramètre plus en détail. Si la livraison comprend plusieurs PDF, publiez plutôt le dossier ; un dossier se publie sous forme de page web regroupant l'ensemble des fichiers.

Les contrats, documents financiers et tout autre contenu sensible peuvent être protégés par un mot de passe. Faites un clic droit sur le PDF ou son dossier (ou ouvrez-le et utilisez le menu à trois points), choisissez Ajouter une protection par mot de passe, puis saisissez un mot de passe. Il n'existe pas de réinitialisation du mot de passe, veillez donc à le conserver dans un gestionnaire de mots de passe. Toute personne ouvrant l'élément doit le saisir, et l'accès reste valable six heures avant qu'on ne lui demande à nouveau. La protection par mot de passe est disponible sur les forfaits Pro et Team.

Étape 4 : Mettez à jour le PDF et vérifiez s'il a été ouvert

Si vous constatez une erreur après l'envoi, corrigez le fichier source dans Fabric. La modification de la source met à jour la version publiée : le lien que vous avez déjà envoyé affiche ainsi le fichier corrigé et le client n'a pas besoin de chercher une nouvelle pièce jointe.

Lorsque les analyses d'engagement sont activées, chaque lien publié dispose de son propre graphique de fréquentation au fil du temps, accompagné des dates de visite, ainsi que de la localisation et de l'appareil de chaque visiteur. Les analyses n'indiquent pas le nom du visiteur ; si plusieurs personnes chez le client ont besoin du PDF, créez un lien distinct pour chacune d'elles (« Priya, finance », « Tom, juridique ») et comparez-les. Les analyses de liens sont disponibles sur les forfaits Pro et Team, et l'article envoyer un lien de suivi différent à chaque destinataire détaille cette approche.

Foire aux questions

Mon client a-t-il besoin d'un compte Fabric pour ouvrir le PDF ?

Non. Les personnes externes peuvent ouvrir les liens partagés sans créer de compte, et un lien publié s'ouvre dans le navigateur comme n'importe quelle page web.

Le client peut-il télécharger le PDF ?

Oui, si vous activez l'autorisation de téléchargement lors de la création du lien publié. Cette option est disponible sur tous les forfaits, y compris le forfait gratuit.

Un client peut-il commenter un PDF que je lui envoie ?

Oui, via un lien partagé avec les autorisations de commentateur. Il peut surligner du texte et ajouter un commentaire, et vous pouvez marquer chaque commentaire comme traité. Les liens publiés sont en consultation et téléchargement uniquement : ils ne permettent pas d'ajouter de commentaires.

Comment protéger un PDF par mot de passe avant de l'envoyer ?

Faites un clic droit sur le PDF, choisissez Ajouter une protection par mot de passe, puis saisissez un mot de passe. Cette fonctionnalité nécessite un forfait Pro ou Team, et aucune réinitialisation n'est possible : veillez donc à conserver le mot de passe en lieu sûr.

Puis-je savoir si mon client a ouvert le PDF ?

Lorsque les analyses sont activées, vous pouvez voir les visites, les dates, la localisation et l'appareil pour chaque lien publié. Pour savoir quelle personne précise l'a ouvert, attribuez à chacun son propre lien nommé.

Que se passe-t-il si je dois modifier le PDF après avoir envoyé le lien ?

Modifiez la source dans Fabric et la version publiée sera mise à jour ; le même lien affichera ainsi le nouveau fichier.

Puis-je envoyer plusieurs PDF en un seul lien ?

Oui. Placez-les dans un dossier et publiez le dossier. Il apparaîtra sous forme de page web contenant chacun des PDF.

Puis-je partager des PDF avec des clients avec le forfait gratuit ?

La publication, y compris l'option de téléchargement, est disponible sur le forfait gratuit. La protection par mot de passe et l'analyse des liens nécessitent le forfait Pro ou Team ; la page des tarifs détaille ce que chaque forfait comprend.