Comment partager des notes avec un client

Les notes prises lors des échanges avec un client sont souvent brutes au départ. Il y a des bribes de puces issues d'un appel de découverte, une page manuscrite rédigée pendant un atelier, la photo d'un tableau blanc prise en partant, et quelques lignes tapées sur un téléphone dans le taxi juste après. Le client souhaite une version propre de ce qui a été abordé, idéalement le jour même, et cela se traduit généralement par un long e-mail difficile à retrouver par la suite.

Cette page détaille la manière dont les notes sont généralement transmises aux clients, les étapes où des détails sont perdus en cours de route, et comment partager des notes depuis Fabric : en les centralisant au même endroit, en les mettant au propre grâce à l'assistant IA, et en les envoyant sous la forme d'une page que le client peut consulter, commenter ou enrichir.

Comment les notes sont généralement partagées avec les clients

Copier les notes dans un e-mail est la solution par défaut. C'est rapide et le client les lit directement dans sa boîte de réception. En revanche, la mise en forme saute souvent en cours de route, les images et photos de tableaux blancs se transforment en pièces jointes, et lorsque le client souhaite s'y référer un mois plus tard, il se retrouve à chercher le bon fil de discussion dans ses e-mails.

Les applications de prise de notes comme Apple Notes, OneNote ou Notion permettent de partager directement une page. Apple Notes et OneNote sont très pratiques pour la saisie rapide, mais ceux qui les utilisent pour envoyer des notes à leurs clients finissent souvent par exporter un PDF ou faire un copier-coller dans un e-mail, car le client utilise des outils différents. Les pages Notion fonctionnent bien comme hubs partagés avec les clients, bien que leurs utilisateurs décrivent souvent leur configuration et leur maintenance comme un travail à part entière.

Les notes manuscrites ajoutent une étape supplémentaire : soit elles doivent être retranscrites au propre, ce qui prend du temps, soit une photo du carnet prise avec un téléphone est insérée dans l'e-mail, ce qui permet au client de la lire mais pas d'y faire une recherche textuelle.

Étape 1 : Centraliser les notes au même endroit

Rédigez directement dans Fabric dès que vous le pouvez. Les notes et documents se trouvent dans le même espace que les fichiers du client, ainsi les comptes-rendus de réunion côtoient directement le brief et les livrables associés. Le texte collé dans Fabric devient automatiquement une note, ce qui est idéal pour les quelques lignes saisies sur votre téléphone pendant un trajet en taxi ; sur iOS ou Android, le menu de partage permet d'envoyer du texte vers Fabric depuis n'importe quelle application.

Pour les notes papier et les tableaux blancs, utilisez le scanner de notes manuscrites. Prenez la page en photo dans l'application mobile, ou importez une image depuis votre pellicule ou votre ordinateur. Fabric la transforme en une note structurée avec des titres, des listes et les idées clés, conserve les schémas éventuels et garde la photo d'origine à côté. Plusieurs pages peuvent devenir des notes distinctes ou un document unique. Le scanner est disponible avec le forfait gratuit.

Si les notes proviennent d'un appel, l'application de bureau peut transcrire les réunions Zoom, Microsoft Teams et Google Meet sans bot et combiner vos notes avec la transcription pour créer un compte-rendu. La page Comment combiner vos notes de réunion avec la transcription détaille ce processus. La transcription de réunion nécessite un forfait payant.

Étape 2 : Mettre les notes au propre avant de les envoyer

Ouvrez la note et demandez à l'assistant IA d'en faire un document clair pour le client : regrouper les points sous des titres, expliciter les abréviations, lister les prochaines étapes convenues en attribuant un responsable à chacune. L'assistant modifie directement le document et vous soumet chaque modification pour acceptation ou rejet, afin que rien ne change sans votre accord.

Relisez une fois le résultat en vous mettant à la place du client. Les notes prises pour soi contiennent souvent des remarques destinées à votre équipe, comme un avis sur le budget du client ou une inquiétude concernant une partie prenante. Déplacez-les dans une note séparée au sein d'un dossier que vous ne partagez pas. La version transmise au client ne doit contenir que des éléments que vous seriez à l'aise de le voir transférer.

Étape 3 : Partager les notes avec le niveau d'accès approprié

Cliquez sur Partager sur la note et choisissez le rôle du client. Le rôle Lecteur convient parfaitement pour le compte-rendu d'une réunion. Le rôle Commentateur permet au client de surligner une ligne et d'ajouter un commentaire, par exemple pour corriger un chiffre, et vous pouvez marquer chaque commentaire comme résolu une fois la modification effectuée. Le rôle Éditeur est adapté aux notes que vous élaborez ensemble, comme une liste évolutive de questions ouvertes. Les personnes externes peuvent ouvrir les liens partagés sans créer de compte. La page rôles et autorisations détaille les possibilités offertes par chaque rôle.

Si vous souhaitez uniquement que le client consulte les notes, publiez-les plutôt. Cliquez sur Partager, ouvrez l'onglet Publier, cliquez sur Créer un lien et configurez les paramètres du lien, notamment l'autorisation de téléchargement et l'indexation par les moteurs de recherche. Désactivez l'indexation pour les notes destinées aux clients.

Étape 4 : Tenir un ensemble de notes de suivi pour chaque client

Rassemblez les notes partagées de chaque client dans un dossier unique au sein de son espace, et partagez ou publiez ce dossier plutôt que chaque note individuellement. Un dossier publié apparaît sous forme de page web, et toute modification apportée à la source dans Fabric le met à jour automatiquement ; ainsi, les nouvelles notes de réunion s'affichent directement sur la page dont le client dispose déjà. Tout au long d'une collaboration prolongée, cela devient l'historique partagé de ce qui a été discuté et validé. La page Comment tenir un récapitulatif continu de chaque relation client approfondit ce sujet.

Lorsque les notes contiennent des informations sensibles, ajoutez un mot de passe : faites un clic droit sur la note ou le dossier, choisissez Ajouter une protection par mot de passe et saisissez un mot de passe. La protection par mot de passe est disponible sur les forfaits Pro et Team, et il n'existe pas de réinitialisation de mot de passe.

Foire aux questions

Comment partager des notes de réunion avec un client ?

Rédigez ou collez les notes dans Fabric, mettez-les au propre avec l'assistant IA, puis partagez la note avec le client en lui attribuant le rôle de lecteur, commentateur ou éditeur, ou publiez-la sous forme de lien en lecture seule.

Puis-je partager des notes manuscrites avec un client ?

Oui. Scannez la page avec le scanner de notes manuscrites, qui la convertit en une note structurée tout en conservant la photo d'origine, puis partagez la note. Le scanner est gratuit.

Un client peut-il modifier les notes que je partage avec lui ?

Oui, si vous lui attribuez l'autorisation d'éditeur. L'autorisation de commentateur lui permet d'ajouter des commentaires sans modifier le texte.

Le client a-t-il besoin d'un compte pour lire les notes ?

Non. Un lien partagé peut être ouvert par des personnes extérieures à Fabric sans qu'elles aient besoin d'un compte.

Comment exclure les commentaires internes des notes que je partage ?

Conservez les remarques internes dans une note séparée au sein d'un dossier que vous ne partagez pas, et ne partagez que la version destinée au client.

L'IA peut-elle nettoyer mes notes avant que je les envoie ?

Oui. L'assistant IA peut modifier directement la note, et vous acceptez ou refusez chaque modification.

Puis-je envoyer toutes les notes d'un client via un seul lien ?

Oui. Regroupez-les dans un seul dossier et publiez ce dossier. Il s'affichera comme une page web et se mettra à jour automatiquement dès que vous y ajouterez des notes.

Puis-je partager des notes avec des clients avec le forfait gratuit ?

Oui. Les notes, la publication et le scanner de notes manuscrites sont inclus dans le forfait gratuit, avec une utilisation limitée de l'IA. La transcription et la protection par mot de passe nécessitent un forfait payant ; consultez les tarifs.