Comment partager des fichiers en ligne en toute sécurité

Le partage de fichiers commence généralement par ce qui se trouve le plus à portée de main. Une déclaration de revenus part en pièce jointe d'un e-mail, un dossier de travail client est transmis via un lien cloud accessible à toute personne disposant du lien, et le scan d'un passeport est envoyé par messagerie instantanée parce que quelqu'un en a fait la demande sur-le-champ. Chacune de ces copies continue ensuite d'exister dans la boîte de réception ou le dossier des téléchargements d'une autre personne, où vous ne pouvez plus la voir ni la modifier.

Ce guide examine les méthodes courantes de partage de fichiers en ligne, les failles qu'elles présentent chacune, et la manière de partager depuis Fabric avec des rôles définis, des liens en lecture seule, des mots de passe et des données de visite par lien, afin qu'un fichier parvienne à ses destinataires avec les autorisations nécessaires.

Comment les fichiers sont généralement partagés en ligne

Les pièces jointes aux e-mails sont la solution par défaut car le destinataire n'a besoin d'aucun outil supplémentaire. L'inconvénient est qu'une copie intégrale part avec le message. Elle peut être transférée, enregistrée et renvoyée, sans compter que les limites de taille contraignent souvent à se tourner vers d'autres services.

Les liens vers des espaces de stockage cloud comme Google Drive, Dropbox ou OneDrive vous permettent de conserver l'original, ce qui constitue une réelle amélioration. Le point faible réside généralement dans les paramètres. Lorsqu'on est pressé, l'option « toute personne disposant du lien » semble plus simple que de demander au destinataire de se connecter, et ce réglage reste souvent en place bien après la fin de la tâche. En quelques années, un espace de stockage accumule ainsi des dizaines de liens ouverts que personne ne se souvient avoir créés.

Les services de transfert tels que WeTransfer conviennent à l'envoi ponctuel d'un gros volume de fichiers. Le lien expire, ce qui est un atout, mais il est impossible de recueillir des retours sur les fichiers et ceux-ci restent isolés du reste de votre travail. Les applications de messagerie comblent les manques restants, principalement pour les photos de documents, et ces copies sont les plus difficiles à retrouver par la suite.

Étape 1 : Déposer les fichiers dans Fabric

Glissez-déposez des fichiers dans l'application web ou de bureau de Fabric, collez-les ou cliquez sur Importer un fichier. L'importation prend en charge un grand nombre de fichiers à la fois. Si vous préférez travailler dans le Finder ou l'Explorateur de fichiers, l'application de bureau Fabric monte Fabric comme un lecteur virtuel sur Mac, Windows et Linux, vous permettant ainsi de déplacer des fichiers comme dans n'importe quel autre dossier. Sur un téléphone, la feuille de partage permet d'envoyer des fichiers depuis n'importe quelle application.

Tout ce qui se trouve dans votre espace de travail reste privé jusqu'à ce que vous le partagiez ou le publiiez. Les importations de fichiers sont incluses dans le forfait gratuit.

Étape 2 : Décider de partager ou de publier

Fabric propose deux façons de donner accès à un utilisateur, et choisir la bonne fait l'essentiel du travail de sécurité. Le partage est destiné à la collaboration. Vous attribuez à chaque personne un rôle (lecteur, commentateur, éditeur ou administrateur), défini au niveau de l'espace ou du fichier, et celle-ci peut interagir avec l'élément en fonction de ce rôle. Les utilisateurs externes peuvent ouvrir des liens partagés sans créer de compte. La page des rôles et autorisations détaille ce que chaque rôle permet de faire.

La publication est destinée à la diffusion. Un lien publié permet aux visiteurs de consulter l'élément, et de le télécharger uniquement si vous l'autorisez. Vous pouvez créer autant de liens de publication que vous le souhaitez pour un même fichier ou dossier, chacun avec ses propres paramètres. Un dossier se publie sous la forme d'une page web, et toute modification de la source dans Fabric met à jour ce que voient les utilisateurs.

En règle générale, publiez lorsque l'autre personne a seulement besoin de consulter le contenu, et partagez lorsqu'elle doit le commenter ou le modifier.

Étape 3 : Configurer le lien avec les seuls accès nécessaires

Pour publier, cliquez sur Partager pour ouvrir la fenêtre de partage, ouvrez l'onglet Publier et cliquez sur Créer un lien. Parcourez ensuite les paramètres. Donnez au lien un nom que vous reconnaîtrez plus tard. Choisissez d'activer ou non les statistiques d'engagement. Désactivez l'autorisation d'indexation par les moteurs de recherche pour tout élément privé. Désactivez l'autorisation pour les visiteurs de copier le contenu dans leur propre Fabric, à moins que vous ne souhaitiez qu'ils en conservent un exemplaire. Laissez les téléchargements désactivés si le fichier doit rester en lecture seule, ou activez-les lorsque la personne a besoin de l'enregistrer. Les téléchargements sont disponibles sur tous les forfaits.

L'indexation est le paramètre le plus souvent négligé ; il est donc utile de le vérifier pour chaque lien. La section Comment empêcher les moteurs de recherche d'indexer un fichier partagé explique ce que contrôle ce paramètre.

Étape 4 : Ajouter un mot de passe aux fichiers sensibles

Faites un clic droit sur le fichier ou le dossier, ou ouvrez-le et cliquez sur le menu à trois points, puis choisissez Ajouter une protection par mot de passe et saisissez un mot de passe. La protection par mot de passe est disponible sur les forfaits Pro et Team.

Toute personne ayant accès à cet élément doit saisir le mot de passe, et son accès reste valide 6 heures avant qu'il ne lui soit redemandé. Un mot de passe appliqué à un dossier protège également les fichiers qui y sont ajoutés ultérieurement, ce qui convient parfaitement à un dossier qui se remplit au fil d'un projet. Il n'existe pas de réinitialisation de mot de passe, veillez donc à l'enregistrer dans un gestionnaire de mots de passe. Envoyer le mot de passe par un canal différent de celui du lien (par SMS si le lien a été envoyé par e-mail, par exemple) garantit qu'un message intercepté ne suffira pas à ouvrir le fichier.

Étape 5 : Suivre chaque lien

Sur les forfaits Pro et Team, l'activation des statistiques d'engagement fournit pour chaque lien publié son propre graphique de trafic au fil du temps, avec les dates de visite, ainsi que la localisation et l'appareil de chaque visiteur. Les statistiques de lien indiquent les visites sur un lien sans nommer le visiteur ; ainsi, si vous avez besoin de savoir quelle personne a ouvert un fichier, attribuez à chacun son propre lien personnalisé. Le guide Comment envoyer un lien de suivi différent à chaque destinataire détaille cette configuration.

Des visites provenant d'une localisation ou d'un appareil inconnu sur un lien destiné à une seule personne méritent d'être vérifiées. Pour une vue d'ensemble sur la manière dont Fabric traite les données stockées, consultez la section confidentialité et sécurité.

Foire aux questions

Quel est le moyen le plus sûr de partager un fichier en ligne ?

Envoyez un lien vers un fichier que vous contrôlez plutôt qu'une pièce jointe, n'accordez à la personne que l'accès nécessaire et ajoutez un mot de passe pour tout contenu sensible. Dans Fabric, cela correspond à un lien publié avec les téléchargements et l'indexation désactivés, assorti d'une protection par mot de passe sur les forfaits Pro ou Team.

Les utilisateurs peuvent-ils ouvrir mes fichiers partagés sans compte Fabric ?

Oui. Les personnes externes peuvent utiliser des liens partagés sans créer de compte, et les liens publiés s'ouvrent directement dans un navigateur.

Comment partager un fichier en lecture seule ?

Publiez-le en laissant les téléchargements désactivés, ou partagez-le en attribuant à la personne le rôle de lecteur.

Puis-je protéger un lien partagé par mot de passe ?

Oui. La protection par mot de passe fonctionne aussi bien sur les éléments partagés que publiés, et elle est disponible sur les forfaits Pro et Team. L'accès de chaque visiteur reste valide 6 heures avant que le mot de passe ne soit à nouveau requis.

Que se passe-t-il si j'oublie le mot de passe ?

Il n'existe aucune réinitialisation de mot de passe ; enregistrez-le donc dans un gestionnaire de mots de passe dès sa création. Pour modifier un mot de passe, vous devez d'abord saisir l'ancien.

Mes fichiers partagés apparaîtront-ils sur Google ?

Uniquement si vous l'autorisez. Chaque lien publié dispose d'un paramètre permettant d'autoriser l'indexation par les moteurs de recherche, que vous pouvez laisser désactivé pour les contenus privés.

Puis-je voir qui a ouvert un fichier que j'ai partagé ?

Les statistiques de lien sur Pro et Team affichent les visites de chaque lien publié avec les dates, la localisation et l'appareil. Pour différencier les utilisateurs, créez un lien nominatif distinct pour chaque destinataire.

Le partage sécurisé de fichiers est-il disponible sur le forfait gratuit ?

La publication, y compris la configuration des téléchargements, est disponible sur tous les forfaits. La protection par mot de passe et les statistiques de lien nécessitent le forfait Pro ou Team. Consultez la page des tarifs pour plus de détails sur les forfaits.