Comment partager des documents avec un client

Le travail avec les clients génère un flux continu de documents : le brief créatif, la proposition commerciale, une synthèse de recherche, un plan de projet, les notes de passation à la fin. Certains de ces documents doivent simplement être lus par le client. D'autres nécessitent ses commentaires, et quelques-uns requièrent qu'il rédige lui-même certaines parties. Tout envoyer de la même manière implique généralement un niveau d'accès inapproprié pour au moins certains d'entre eux.

Cette page aborde la façon dont les gens partagent habituellement des documents avec leurs clients, l'origine des problèmes de versions et d'autorisations, et comment procéder depuis Fabric : choisir si un client consulte, commente ou modifie chaque document, conserver ses commentaires associés au texte et envoyer un lien affichant la dernière version.

Comment les documents sont généralement partagés avec les clients

L'envoi de fichiers Word par e-mail reste fréquent, en particulier avec les clients du secteur juridique, financier et public. Le suivi des modifications permet de visualiser efficacement les corrections. La difficulté réside dans la chaîne d'échanges : le client modifie la version 3 pendant que vous travaillez sur la version 4, et quelqu'un doit fusionner les deux manuellement.

Google Docs résout le problème des versions en conservant une copie unique et dynamique. Les agences gérant de nombreux clients font face à d'autres tâches chronophages : définir le bon niveau d'accès pour chaque document, vérifier quel client peut voir quel dossier et penser à révoquer les accès à la fin d'un projet. Les politiques informatiques de certains clients limitent également les outils externes que leurs employés peuvent utiliser.

Les pages Notion partagées avec les clients fonctionnent bien pour les documents évolutifs tels que les centres de projet. Les équipes qui l'utilisent simultanément pour de nombreux clients constatent souvent que l'accès invité demande une gestion lourde à mesure que la liste des clients s'allonge, et les pièces jointes telles que les PDF et DOCX sont intégrées à l'intérieur des pages plutôt qu'à côté d'elles.

Étape 1 : Importer les documents dans l'espace du client

Créez un espace pour chaque client et ajoutez-y ses documents. Fabric prend en charge les fichiers DOCX, TXT, Markdown, HTML et JSON : glissez-les, collez-les ou cliquez sur Téléverser un fichier. Si les documents du client se trouvent déjà dans Google Docs ou Notion, une connexion permet de les importer ; Google Drive se synchronise dans les deux sens, de sorte que les modifications apportées de part et d'autre sont répercutées. Les connexions nécessitent un forfait payant. Les documents que le client vous envoie par e-mail peuvent être transférés vers votre adresse e-mail Fabric, qui accepte les messages provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, permettant ainsi au fichier Word annoté d'arriver dans le même espace que votre ébauche.

Vous pouvez également rédiger directement dans Fabric. Les notes et documents se trouvent dans le même espace que les fichiers du client, ce qui permet de rédiger une proposition juste à côté du brief et des recherches auxquels elle fait référence. Un espace client partagé ne montre au client rien d'autre que son contenu. Comment organiser les fichiers clients propose des suggestions pour structurer un espace client.

Étape 2 : Définir les autorisations du client pour chaque document

Les rôles dans Fabric sont lecteur, commentateur, éditeur et administrateur, définis au niveau de l'espace et du fichier. Cela signifie qu'un même espace peut contenir un contrat que le client peut uniquement lire, un brief qu'il peut commenter et un plan de contenu qu'il peut modifier. Cliquez sur Partager sur le document ou le dossier, choisissez l'autorisation du client et envoyez-lui le lien partagé. Les personnes externes peuvent ouvrir les liens partagés sans créer de compte, et elles peuvent ajouter l'élément à leur propre Fabric si elles l'utilisent.

Pour la plupart des phases de révision, le rôle de commentateur est le niveau approprié. Le client surligne une phrase et y ajoute un commentaire, de sorte que le retour porte sur la formulation exacte. Vous pouvez marquer chaque commentaire comme terminé au fur et à mesure que vous le traitez, ce qui permet de voir facilement ce qu'il reste à faire. La page sur les rôles et autorisations détaille chaque rôle plus en profondeur.

Étape 3 : Publier les documents finalisés sous forme de lien

Lorsqu'un document est finalisé et ne nécessite qu'une lecture, publiez-le. Cliquez sur Partager, ouvrez l'onglet Publier et cliquez sur Créer un lien. Nommez le lien et décidez si vous souhaitez collecter des analyses d'engagement, autoriser l'indexation par les moteurs de recherche, permettre aux visiteurs de le copier dans leur Fabric et autoriser les téléchargements. Copiez le lien et envoyez-le. Comme la modification de la source dans Fabric met à jour la version publiée, une faute de frappe corrigée ultérieurement apparaîtra sur le même lien.

À la fin d'un projet, publier l'intégralité du dossier des livrables fournit au client une page web unique regroupant tous les documents. Comment envoyer à un client une page unique contenant tous ses livrables détaille cette passation plus en profondeur. Pour savoir si le client l'a ouverte, activez les analyses d'engagement ; les statistiques de liens sont disponibles avec les forfaits Pro et Team et indiquent les visites, les dates, l'emplacement géographique et l'appareil.

Étape 4 : Traiter les retours du client avec l'assistant IA

Après une série de commentaires, ouvrez le dossier du client et demandez à l'assistant IA de résumer ce que le client a demandé à travers les documents qu'il contient. L'assistant se limite à ce dossier lorsque vous l'ouvrez à cet endroit, et il cite les documents dont il s'est inspiré. Il peut également modifier les documents directement, avec une option d'acceptation ou de rejet pour chaque modification, ce qui est utile lorsqu'une même correction doit être apportée à plusieurs endroits.

Les réponses peuvent être enregistrées sous forme de notes, permettant ainsi d'envoyer au client une synthèse de ses retours sous la forme d'une courte note confirmant ce qui changera dans la version suivante.

Foire aux questions

Quelle est la meilleure façon de partager des documents avec des clients ?

Partagez chaque document avec le niveau d'accès dont le client a besoin : lecteur, commentateur ou éditeur. Pour les documents finalisés, publiez un lien en autorisant les téléchargements afin qu'il puisse en conserver une copie.

Les clients peuvent-ils commenter des documents sans les modifier ?

Oui. Donnez-leur l'autorisation de commentateur. Ils peuvent surligner du texte et ajouter un commentaire sans modifier le document.

Mon client a-t-il besoin d'un compte pour ouvrir un document partagé ?

Non. Toute personne à qui vous envoyez un lien partagé peut l'ouvrir sans créer de compte Fabric.

Comment empêcher les clients de voir les documents des autres clients ?

Créez un espace distinct pour chaque client et ne partagez que cet espace. Le client ne voit que l'espace que vous avez partagé.

Puis-je partager des Google Docs avec un client depuis Fabric ?

Oui, une fois Google Drive connecté. La connexion se synchronise dans les deux sens et nécessite un forfait payant.

Qu'advient-il du lien si je mets à jour le document ?

Pour un lien publié, la modification de la source dans Fabric met à jour la version publiée ; le lien reste donc le même.

Puis-je protéger par mot de passe un document que je partage avec un client ?

Oui. Faites un clic droit dessus et choisissez Ajouter une protection par mot de passe. Cette fonctionnalité est disponible avec les forfaits Pro et Team ; consultez les tarifs.

Puis-je savoir si un client a lu la proposition commerciale ?

Oui, si vous la publiez en activant les analyses d'engagement. Vous verrez les visites avec les dates, l'emplacement et l'appareil ; pour savoir quelle personne l'a ouverte, envoyez à chacun son propre lien personnalisé. Les analyses nécessitent un forfait Pro ou Team.

Quels formats de documents puis-je partager ?

Fabric prend en charge les fichiers DOCX, TXT, Markdown, HTML et JSON, ainsi que les PDF, et les Google Docs et Notion via les connexions.