Comment partager des contrats avec un client

Un énoncé des travaux (SOW), un contrat-cadre de services ou un accord de confidentialité (NDA) fait souvent plusieurs allers-retours avant que quiconque ne le signe. Le juriste du client remet en question les conditions de paiement, vous ajustez la section relative au périmètre, et à un moment donné des échanges, deux personnes finissent par travailler sur des versions différentes. Une fois le document signé, la version approuvée doit rester accessible pendant toute la durée de la mission, car des questions concernant les préavis ou les livrables peuvent surgir plusieurs mois après.

Cette page explique comment les freelances et les agences envoient habituellement leurs contrats aux clients, où les ébauches et les copies signées ont tendance à s'égarer, et comment gérer l'aspect partage dans Fabric : des commentaires sur des clauses spécifiques, un lien protégé pour la version finale, et un emplacement indexé pour retrouver facilement l'accord signé.

Comment les contrats sont généralement partagés avec les clients

La plupart des contrats circulent encore sous forme de pièces jointes par e-mail, qu'il s'agisse d'un fichier Word pour la négociation ou d'un PDF pour la signature. Le suivi des modifications dans Word permet de visualiser facilement ce que chaque partie a changé. Le problème réside dans le fil de discussion : après quelques tours d'échanges, on se retrouve avec plusieurs pièces jointes aux noms similaires, et savoir sur laquelle le client a commenté en dernier nécessite d'ouvrir chacun des fichiers.

Les services de signature électronique comme DocuSign gèrent très bien l'étape de la signature et conservent une piste d'audit indiquant qui a signé et à quel moment. La copie signée réside ensuite dans le compte de ce service et dans un e-mail de notification, séparée des fichiers du projet ; ainsi, la retrouver un an plus tard oblige parfois à se souvenir de quel compte l'a envoyée.

Les dossiers partagés sur Google Drive ou Dropbox permettent de regrouper les versions préliminaires. Toutefois, comme les contrats contiennent des honoraires, des tarifs et des informations personnelles, les personnes qui les utilisent s'inquiètent souvent de paramètres de partage laissés accessibles à « toute personne disposant du lien », ou du fait que des collègues extérieurs au compte puissent accéder au dossier.

Étape 1 : Conserver les contrats de chaque client dans leur espace dédié

Créez un espace pour le client et un dossier pour les contrats à l'intérieur de celui-ci. Importez le projet (PDF ou DOCX) par glisser-déposer ou en cliquant sur « Téléverser un fichier ». Si les versions préliminaires envoyées par le juriste du client arrivent par e-mail, transférez-les à votre adresse e-mail Fabric ; elle accepte les courriels provenant de l'adresse de votre compte vérifié, et au sein d'une équipe, vous pouvez approuver d'autres adresses d'expéditeurs. Partagé avec le client, l'espace ne lui montre que ses propres documents et rien d'autre de votre travail. La page Comment donner à un client l'accès uniquement à ses fichiers détaille cette configuration de manière plus approfondie.

Ajoutez un mot de passe au dossier des contrats dès le début. Faites un clic droit dessus (ou ouvrez-le et utilisez le menu à trois points), choisissez « Ajouter une protection par mot de passe », puis saisissez un mot de passe. La protection par mot de passe appliquée à un dossier s'applique également aux fichiers ajoutés ultérieurement : chaque nouvelle version est donc protégée dès son enregistrement. Un mot de passe oublié ne peut pas être réinitialisé, pensez donc à le noter dans un gestionnaire de mots de passe. L'accès reste valable six heures avant de devoir être saisi à nouveau. La Protection par mot de passe est disponible sur les forfaits Pro et Team.

Étape 2 : Envoyer le projet pour obtenir des commentaires sur des clauses précises

Cliquez sur Partager sur la version préliminaire, accordez l'autorisation de commentateur au client, puis envoyez-lui le lien partagé et, séparément, le mot de passe. Le client n'a pas besoin de compte pour l'ouvrir. Son juriste et lui peuvent surligner une clause et ajouter un commentaire, de sorte qu'une remarque sur les conditions de résiliation se trouve directement au niveau de la section concernée. La page consacrée aux rôles et autorisations détaille ce que les commentateurs peuvent et ne peuvent pas modifier.

Au fur et à mesure que vous résolvez chaque point dans la version suivante, marquez le commentaire comme terminé. Cela permet aux deux parties de voir clairement quels points sont réglés et lesquels restent ouverts, tout en conservant l'historique associé au projet. L'article Comment marquer les retours d'un client comme terminés décrit cette méthode de traitement des commentaires.

Étape 3 : Transmettre la version finale via un lien nommé

Une fois la formulation validée, publiez la version finale. Cliquez sur Partager pour ouvrir la fenêtre de partage, ouvrez l'onglet Publier et cliquez sur Créer un lien. Donnez au lien le nom du destinataire, par exemple « Maria, Responsable juridique ». Activez l'option autorisant les téléchargements pour qu'il puisse en conserver une copie, désactivez l'indexation par les moteurs de recherche, et activez les statistiques d'engagement si vous souhaitez savoir quand le lien a été ouvert.

Les statistiques affichent les visites sur le lien avec la date, le lieu et l'appareil, sans pour autant identifier le visiteur par son nom : c'est le lien personnalisé qui vous indique à qui il a été envoyé. Si plusieurs signataires ont besoin du contrat, envoyez à chacun un lien distinct. Les Statistiques de lien sont incluses dans les forfaits Pro et Team, et l'article Comment savoir si quelqu'un a ouvert votre lien partagé explique la marche à suivre. Si vous utilisez un service de signature électronique, envoyez la version finale par ce biais comme d'habitude une fois que le client a confirmé l'avoir lue.

Étape 4 : Conserver la copie signée et retrouver des clauses par la suite

Lorsque le contrat signé vous est retourné, transférez l'e-mail à votre adresse Fabric ou importez le PDF dans le dossier des contrats du client. Fabric lit le texte contenu dans les PDF, ce qui permet à la fonction de recherche de retrouver le contrat à partir de son contenu. Placez une expression entre guillemets pour une recherche exacte, comme « préavis écrit de 30 jours », et les résultats s'ouvriront directement sur la page correspondante.

Pour poser une question plutôt que chercher une phrase exacte, ouvrez le dossier des contrats et interrogez l'assistant IA, par exemple : « quelles sont les conditions de paiement dans le SOW d'Acme ? ». Il effectue sa recherche uniquement dans ce dossier et cite le document ainsi que le passage utilisé, vous permettant ainsi de lire la clause par vous-même. L'assistant vous oriente vers la formulation exacte ; les questions portant sur la portée juridique d'une clause relèvent de votre avocat.

Foire aux questions

Quel est le moyen le plus sûr d'envoyer un contrat à un client ?

Conservez-le dans un dossier protégé par mot de passe au sein de l'espace propre au client et envoyez un lien plutôt qu'une pièce jointe. Transmettez le mot de passe séparément du lien.

Un client peut-il commenter un contrat sans le modifier ?

Oui. Partagez-le avec l'autorisation de commentaire. Il pourra surligner des clauses et ajouter des commentaires, et vous pourrez marquer chaque commentaire comme résolu.

Puis-je savoir si le client a ouvert le contrat ?

Oui, grâce aux statistiques d'engagement sur un lien publié, disponibles avec les forfaits Pro et Team. Envoyez à chaque signataire son propre lien personnalisé pour voir qui l'a ouvert.

Puis-je protéger un contrat avec un mot de passe ?

Oui, avec les forfaits Pro et Team. Il n'est pas possible de le réinitialiser, veillez donc à enregistrer le mot de passe dans un gestionnaire de mots de passe.

Le client peut-il télécharger le contrat ?

Oui. Activez l'option autorisant les téléchargements lors de la configuration du lien de publication pour qu'il puisse enregistrer une copie.

Comment retrouver une clause dans un ancien contrat ?

Recherchez dans le dossier des contrats du client en mettant l'expression entre guillemets pour une correspondance exacte, ou demandez à l'assistant IA, qui citera le passage trouvé.

Puis-je conserver les contrats signés dans Fabric ?

Oui. Transférez la copie signée à votre adresse e-mail Fabric ou importez le PDF ; le document sera stocké et consultable avec le reste des fichiers du client.

L'IA peut-elle me dire si les termes d'un contrat sont équitables ?

L'assistant peut retrouver et citer les clauses pertinentes avec leurs références. Juger du caractère acceptable des termes reste une décision qui vous appartient, à vous et à votre avocat. Le détail des forfaits est disponible sur la page des tarifs.