Comment partager l'enregistrement d'une réunion avec un client

Les appels clients sont enregistrés pour toutes sortes de raisons. Une partie prenante a manqué le lancement et a besoin de se mettre à jour, le client souhaite garder une trace de ce qui a été convenu concernant le périmètre, ou un atelier a débouché sur des décisions auxquelles les deux parties voudront se référer. Envoyer la vidéo brute à elle seule n'est que rarement utile, car peu de clients ont envie de faire défiler une heure d'enregistrement pour retrouver les cinq minutes consacrées au budget.

Cette page explique comment les équipes transmettent habituellement les enregistrements de réunion aux clients, les limites récurrentes de ces approches, et comment partager un appel depuis Fabric avec sa transcription et un résumé écrit à côté, afin que le client puisse lire ce qui a été dit, accéder directement au moment précis où cela a été dit et y ajouter des commentaires.

Comment les enregistrements de réunion sont généralement partagés

Zoom, Microsoft Teams et Google Meet permettent tous d'enregistrer dans le cloud, et la solution la plus simple consiste à envoyer au client le lien d'enregistrement de la plateforme. Cela fonctionne lorsque le client parvient à l'ouvrir, bien que les paramètres de partage soient gérés dans les options d'administration de chaque plateforme et que l'enregistrement reste logé dans le compte de réunion d'une seule personne plutôt qu'avec le reste des fichiers du projet.

Certaines équipes téléchargent le fichier MP4 et l'importent sur Google Drive ou Dropbox. L'enregistrement est alors stocké avec le projet, mais il s'agit toujours d'une longue vidéo sans texte associé, et chercher un moment précis nécessite de naviguer manuellement dans la vidéo.

Les bots de réunion tels qu'Otter ou Fireflies rejoignent l'appel et génèrent une transcription. Les personnes qui s'en servent signalent deux problèmes récurrents : certains clients ne sont pas à l'aise avec la présence d'un participant supplémentaire dans l'appel, et la transcription réside dans une application distincte des fichiers et notes auxquels elle se rapporte. Rédiger manuellement un e-mail récapitulatif après coup reste la solution de repli, mais elle dépend du temps disponible de la personne chargée de l'écrire.

Étape 1 : Enregistrer l'appel dans Fabric

Installez l'application de bureau Fabric. Lorsque vous démarrez un appel dans Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, Fabric détecte la réunion et propose de lancer la transcription. Aucun bot ne rejoint l'appel. La transcription s'affiche en temps réel et vous pouvez prendre des notes avant ou pendant la réunion. À la fin de l'appel, Fabric analyse conjointement vos notes et la transcription pour produire un compte rendu de la réunion. Comme pour tout enregistrement, veillez à informer les participants que l'appel est transcrit.

La capture en direct génère la transcription et le compte rendu. Si le client souhaite également la vidéo elle-même, exportez l'enregistrement depuis Zoom, Teams ou Meet comme d'habitude et importez le fichier MP4 ou M4A dans le même dossier ; Fabric transcrit également les enregistrements importés, et la transcription devient consultable via la recherche aux côtés de tous les autres contenus. Pour les réunions en présentiel, démarrez manuellement une note vocale ou de réunion dans n'importe quelle application Fabric. La page Comment prendre des notes de réunion sans qu'un bot ne rejoigne l'appel aborde la partie capture plus en détail. L'enregistrement des réunions et la transcription nécessitent un forfait payant.

Étape 2 : Vérifier la transcription et extraire ce dont le client a besoin

Avant de transmettre quoi que ce soit au client, relisez la transcription. Elle est modifiable, ce qui vous permet de corriger un nom de produit mal retranscrit ou le nom de famille d'un client. Si la conversation a dérivé vers des sujets internes, conservez ces éléments dans votre propre dossier et ne partagez que ce qui concerne le client.

Ouvrez ensuite l'assistant IA et demandez-lui les décisions prises, les points d'action pour chaque partie ou les questions en suspens. Ses réponses citent leurs sources avec des horodatages cliquables, de sorte que chaque point renvoie au moment exact de l'appel. Enregistrez la réponse sous forme de note : elle deviendra le résumé que vous enverrez. Pour les réunions hebdomadaires récurrentes, l'article comment transformer automatiquement les notes de réunion en tâches d'action propose d'autres idées.

Étape 3 : Partager l'enregistrement avec le client

Placez l'enregistrement, le compte rendu et toute note de synthèse dans l'espace du client ou dans un dossier dédié à cette réunion. Lorsque vous partagez un espace client, celui-ci ne voit que cet espace. Pour permettre au client d'interagir, cliquez sur Partager, accordez-lui l'autorisation de commenter et envoyez le lien de partage. Il peut laisser des commentaires horodatés directement sur l'enregistrement, afin qu'une remarque telle que « nous n'avons pas convenu de cela » se positionne précisément au moment où le sujet a été abordé, et vous pouvez marquer chaque commentaire comme résolu une fois traité. Les personnes externes à votre espace de travail peuvent ouvrir le lien sans créer de compte. La page collaboration présente les rôles et le partage en détail.

Si le client a seulement besoin de lire et de télécharger, publiez plutôt le dossier : cliquez sur Partager, ouvrez l'onglet Publier, cliquez sur Créer un lien et configurez les paramètres du lien, y compris l'autorisation des téléchargements. Un dossier publié s'affiche sous la forme d'une page web contenant le compte rendu et l'enregistrement.

Étape 4 : Protéger les appels confidentiels par un mot de passe

Les appels concernant la tarification, les contrats ou le personnel nécessitent souvent un accès plus restreint. Faites un clic droit sur l'enregistrement ou son dossier (ou ouvrez-le et utilisez le menu à trois points), choisissez Ajouter une protection par mot de passe et saisissez un mot de passe. Conservez ce mot de passe en lieu sûr, car il ne peut pas être réinitialisé. Toute personne ouvrant l'élément doit saisir le mot de passe, et l'accès reste valide pendant six heures. La protection par mot de passe est disponible sur les forfaits Pro et Team.

Si vous avez publié le dossier en activant les statistiques de consultation, vous pouvez voir les visites du lien avec les dates, l'emplacement et l'appareil utilisé, ce qui vous indique si le client l'a consulté avant le prochain appel. Les statistiques sont disponibles sur les forfaits Pro et Team.

Foire aux questions

Comment partager un enregistrement Zoom avec un client ?

Vous pouvez soit capturer l'appel avec l'application de bureau Fabric, soit importer le fichier d'enregistrement Zoom par la suite. Partagez-le ensuite avec le client depuis Fabric, accompagné de sa transcription et de son compte rendu.

Un bot rejoint-il l'appel lorsque Fabric l'enregistre ?

Non. L'application de bureau détecte les appels Zoom, Microsoft Teams et Google Meet et les transcrit sans qu'aucun bot ne rejoigne la réunion.

Le client peut-il commenter un moment précis de l'enregistrement ?

Oui. Partagez l'enregistrement avec les droits de commentateur et le client pourra laisser des commentaires horodatés, que vous pourrez marquer comme résolus.

Puis-je modifier la transcription avant de l'envoyer ?

Oui. Les transcriptions dans Fabric peuvent être modifiées, ce qui vous permet de corriger les noms et les termes avant que le client ne les voie.

Comment envoyer un résumé de la réunion au lieu de la vidéo complète ?

Demandez à l'assistant IA de lister les décisions et les points d'action, enregistrez la réponse sous forme de note, puis partagez ou publiez cette note. Elle intègre des horodatages pour que le client puisse vérifier la source.

Le client a-t-il besoin d'un compte Fabric pour regarder l'enregistrement ?

Non. Les personnes externes peuvent ouvrir les liens partagés sans avoir à s'inscrire.

Puis-je également enregistrer des réunions clients en présentiel ?

Oui. Démarrez manuellement une note vocale ou de réunion dans n'importe quelle application Fabric, et le même compte rendu sera généré dès que vous arrêterez l'enregistrement.

La transcription des réunions est-elle disponible avec le forfait gratuit ?

Non. La transcription nécessite un forfait payant. La page des tarifs détaille ce que chaque forfait comprend.