Comment envoyer des documents confidentiels par e-mail

Un comptable vous demande les fiches de paie de l’année dernière. Un avocat a besoin d'une déclaration signée et d'une copie de votre pièce d'identité. Un nouvel employeur demande vos coordonnées bancaires sur un formulaire. Ces demandes arrivent par e-mail, c'est donc par e-mail que la plupart des gens y répondent, généralement en joignant les fichiers et en cliquant sur envoyer. Une fois ce message parti, les documents se retrouvent dans au moins deux boîtes de réception, ainsi que sur tous les appareils synchronisés par l'une ou l'autre personne.

Ce guide présente les méthodes habituelles employées pour protéger les documents confidentiels envoyés par e-mail, les limites de ces méthodes et la façon d'envoyer plutôt un lien Fabric par e-mail, protégé par mot de passe, avec les téléchargements désactivés et un lien distinct pour chaque destinataire.

Comment les gens envoient habituellement des fichiers confidentiels par e-mail

La simple pièce jointe est la méthode la plus courante. Elle fonctionne avec tous les clients de messagerie et ne nécessite aucune explication, c'est pourquoi les gens y ont recours même pour les fichiers sensibles. L'inconvénient réside dans sa permanence : un message transféré emporte la pièce jointe avec lui, et le rappel d'un e-mail supprime rarement une copie qui a déjà été distribuée.

Le niveau supérieur consiste en un fichier PDF ou zip protégé par mot de passe. Le document est chiffré, ce qui aide. En pratique, le mot de passe est souvent envoyé dans un e-mail de suivi au sein du même fil de discussion une minute plus tard, de sorte que toute personne ayant accès à cette boîte de réception dispose des deux éléments.

Certaines personnes utilisent la protection intégrée à leur service de messagerie, comme le mode confidentiel de Gmail ou les options de chiffrement d'Outlook. Celles-ci permettent d'ajouter des dates d'expiration ou d'interdire le transfert, et elles sont plus faciles d'accès lorsque les deux parties utilisent le même fournisseur. Les destinataires sur d'autres services peuvent recevoir à la place un lien et un code secret pour ouvrir le document, ce qui peut désorienter une personne qui s'attendait à une pièce jointe.

Étape 1 : Rassembler les documents au même endroit dans Fabric

Créez un dossier pour la demande (par exemple, Demande de prêt immobilier ou Fiscalité 2026 pour le comptable) et glissez-y les documents, ou cliquez sur Téléverser un fichier. Si vous travaillez à partir du système de fichiers, l'application de bureau Fabric monte Fabric sous forme de lecteur, ce qui vous permet de déplacer des fichiers depuis le Finder ou l'Explorateur de fichiers. Pour un document unique, vous pouvez utiliser directement le fichier et vous passer du dossier.

Un dossier présente un avantage pour cette démarche : tout ce que vous y ajouterez ultérieurement sera protégé par le même mot de passe et apparaîtra sur la même page publiée. Comment stocker en toute sécurité des documents importants en ligne explique comment conserver ces documents une fois l'e-mail envoyé.

Étape 2 : Ajouter une protection par mot de passe

Faites un clic droit sur le dossier ou le fichier, ou ouvrez-le et cliquez sur le menu à trois points, puis choisissez Ajouter une protection par mot de passe et saisissez un mot de passe. La protection par mot de passe est disponible avec les forfaits Pro et Team.

Trois détails ont leur importance ici. Il n'existe pas de réinitialisation de mot de passe ; enregistrez donc le mot de passe dans un gestionnaire de mots de passe avant de fermer la boîte de dialogue. Toute personne ouvrant l'élément doit saisir le mot de passe, et son accès reste valable 6 heures avant qu'on ne lui redemande. De plus, un mot de passe appliqué à un dossier protège également les fichiers que vous y ajoutez par la suite, de sorte qu'un document tardif lié à la même demande ne nécessite aucune configuration supplémentaire.

Étape 3 : Créer un lien de publication pour chaque destinataire

Cliquez sur Partager pour ouvrir la fenêtre de partage, ouvrez l'onglet Publier et cliquez sur Créer un lien. Nommez le lien d'après la personne à qui il est destiné, par exemple Priya, comptable. Activez la collecte des données d'engagement. Désactivez l'autorisation d'indexation par les moteurs de recherche et l'autorisation pour les visiteurs de le copier dans leur Fabric. Laissez l'autorisation de téléchargement désactivée si le destinataire a seulement besoin de lire les documents, ou activez-la s'il doit les archiver dans son propre système. La publication est disponible avec tous les forfaits.

Si deux personnes d'une même entreprise ont besoin des documents, créez un second lien avec son propre nom et ses propres paramètres. Fabric prend en charge autant de liens de publication par élément que nécessaire, et chacun conserve son propre historique de visites.

Étape 4 : Rédiger l'e-mail et envoyer le mot de passe par un autre moyen

Collez le lien dans l'e-mail à la place d'une pièce jointe, avec une ligne expliquant ce qu'il contient et précisant qu'un mot de passe suivra séparément. Envoyez ensuite le mot de passe par un canal différent : un SMS, un appel téléphonique ou une application de messagerie que le destinataire utilise déjà avec vous. Les deux éléments étant envoyés par des voies distinctes, une personne qui accède à l'une des boîtes de réception ne peut toujours pas ouvrir les fichiers.

Si le destinataire repère une erreur, corrigez le document source dans Fabric. La modification de la source met à jour la version publiée, de sorte que le même lien affiche le fichier corrigé, sans nécessiter de second e-mail avec une deuxième pièce jointe.

Étape 5 : Vérifier qu'il est bien arrivé

Lorsque les analyses sont activées (Pro et Team), chaque lien dispose de son propre graphique de trafic au fil du temps, indiquant les dates de visite ainsi que la localisation et l'appareil de chaque visiteur. Les statistiques des liens n'indiquent pas le nom de la personne à l'origine d'une visite, c'est pourquoi le lien est nommé d'après le destinataire. Une visite sur le lien du comptable le lendemain matin de son envoi est un signe raisonnable que les documents ont été ouverts.

Une fois le travail terminé, les documents restent dans Fabric où vous pourrez effectuer des recherches ultérieurement. Si vous prévoyez d'interroger l'IA à leur sujet, comment utiliser l'IA en toute sécurité sur des documents confidentiels aborde les questions à examiner au préalable.

Foire aux questions

Est-il sûr d'envoyer des documents confidentiels en pièces jointes d'un e-mail ?

Une pièce jointe envoie une copie complète qui peut être transférée et enregistrée à votre insu. Un lien protégé par mot de passe conserve le fichier auprès de vous et vous permet de contrôler s'il peut être téléchargé.

Comment envoyer le mot de passe d'un document protégé ?

Utilisez un canal différent de celui utilisé pour transmettre le lien, comme un SMS ou un appel téléphonique. Envoyer les deux dans le même fil d'e-mails revient à les placer au même endroit.

Le destinataire a-t-il besoin d'un compte Fabric pour ouvrir le lien ?

Non. Les liens publiés s'ouvrent dans un navigateur, et les personnes externes peuvent utiliser les liens partagés sans créer de compte.

Puis-je empêcher le destinataire de télécharger les documents ?

Oui. Laissez l'autorisation de téléchargement désactivée lorsque vous créez le lien de publication, et le destinataire pourra consulter les documents sans en enregistrer de copie depuis la page.

Comment savoir si le destinataire a ouvert les documents ?

Activez la collecte des données d'engagement et attribuez au destinataire son propre lien personnalisé. Les statistiques de liens, disponibles sur Pro et Team, indiquent les dates de visite, la localisation et l'appareil pour ce lien.

Combien de temps l'accès dure-t-il après la saisie du mot de passe ?

Six heures. Après ce délai, il est nécessaire de saisir à nouveau le mot de passe.

Puis-je ajouter un autre document après avoir envoyé le lien ?

Oui. Ajoutez-le au dossier publié. Le mot de passe du dossier protège les fichiers ajoutés ultérieurement, et la page publiée reflète les modifications apportées à la source.

Que faire si quelqu'un m'envoie des documents confidentiels par e-mail ?

Transférez-les à votre adresse e-mail Fabric. Elle n'accepte que les e-mails provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, et vous pouvez approuver d'autres adresses d'expéditeurs pour une équipe.

Ai-je besoin d'un forfait payant pour envoyer des documents de cette façon ?

La publication d'un lien, avec ou sans téléchargement, fonctionne avec tous les forfaits. La protection par mot de passe et les statistiques des liens sont disponibles avec les forfaits Pro et Team ; consultez les tarifs pour savoir ce que comprend chaque forfait.