Comment savoir qui a ouvert votre PDF

Vous avez envoyé un devis à trois fournisseurs, un rapport à un client ou un CV à quelques recruteurs, et une semaine plus tard, aucune réponse. À ce stade, la question est simple : l'ont-ils ouvert ? Une pièce jointe ne peut pas vous le dire. Une fois qu'un PDF part dans un e-mail, vous n'avez aucun moyen de savoir s'il a été ouvert, enregistré ou laissé non lu au fin fond d'une boîte de réception.

Ce guide présente les méthodes habituelles employées pour savoir si un PDF a été lu, pourquoi ces méthodes donnent des résultats incomplets, et comment envoyer un PDF depuis Fabric sous forme de lien nominatif distinct pour chaque personne afin que les visites sur chaque lien vous indiquent qui l'a ouvert.

Comment les gens vérifient habituellement si un PDF a été ouvert

Les accusés de réception sont la première chose que la plupart des gens essaient. Outlook et certains autres clients de messagerie peuvent en demander un, mais le destinataire choisit de l'envoyer ou non, et cela confirme seulement l'ouverture de l'e-mail, pas de la pièce jointe.

Les extensions de suivi des e-mails insèrent une petite image invisible qui signale le chargement du message. Elles sont faciles à installer. Leurs résultats sont moins fiables qu'il n'y paraît, car certaines applications de messagerie chargent automatiquement les images pour des raisons de confidentialité et d'autres les bloquent ; ainsi, une ouverture peut être signalée alors que personne n'a regardé, ou être manquée alors que quelqu'un l'a fait. Là encore, la pièce jointe elle-même n'est pas suivie.

Les outils dédiés au suivi de documents, tels que DocSend, remplacent la pièce jointe par un lien et signalent l'activité associée. Ils sont conçus pour cela et largement utilisés pour les supports commerciaux et les présentations (pitch decks). Cependant, ils impliquent un abonnement distinct et un emplacement supplémentaire pour stocker des fichiers qui se trouvent déjà ailleurs. Beaucoup de gens finissent par abandonner tout cela et par envoyer un e-mail de relance pour demander directement.

Étape 1 : Téléverser le PDF

Cliquez sur Téléverser un fichier dans Fabric, ou glissez-déposez le PDF directement dans l'application web ou de bureau. Il s'ouvre dans le lecteur pour que vous puissiez le vérifier avant de l'envoyer. Si le PDF fait partie de plusieurs documents destinés à la même personne, placez-les dans un dossier et publiez plutôt le dossier ; il sera publié sous la forme d'une page web regroupant tous les éléments.

Étape 2 : Créer un lien nominatif pour chaque destinataire

Cliquez sur Partager pour ouvrir la fenêtre de partage, ouvrez l'onglet Publier et cliquez sur Créer un lien. Donnez au lien le nom de la personne, par exemple Dana, Fournitures Ridgeway, et activez la collecte des données d'engagement. Répétez l'opération pour chaque destinataire. Vous pouvez créer autant de liens de publication pour un même PDF que nécessaire, et chacun conserve ses propres paramètres ainsi que ses propres données de visite.

C'est le principe d'un lien par personne qui rend cela possible. Les analyses enregistrent les visites sur un lien et n'identifient pas le visiteur ; un lien unique envoyé à cinq personnes peut seulement vous indiquer que quelqu'un l'a ouvert. Comment envoyer un lien de suivi différent à chaque destinataire explique la configuration plus en détail. Les analyses de liens sont disponibles avec les forfaits Pro et Team.

Étape 3 : Choisir ce que chaque destinataire peut faire

Lorsque chaque lien est ouvert, définissez ses autres options. L'option Autoriser les téléchargements détermine si le destinataire peut enregistrer le PDF ; désactivez-la pour une copie en lecture seule, ou activez-la pour un contrat ou une facture qu'il doit archiver. Désactivez l'autorisation d'indexation par les moteurs de recherche pour tout document privé, et décidez si les visiteurs peuvent le copier dans leur propre espace Fabric.

Les paramètres sont définis par lien, de sorte que le fournisseur qui doit télécharger un devis et celui qui a seulement besoin de le lire peuvent recevoir des versions différentes du même PDF. Comment empêcher les moteurs de recherche d'indexer un fichier partagé explique l'option d'indexation.

Pour les PDF confidentiels, ajoutez un mot de passe avec le forfait Pro ou Team. Faites un clic droit sur le PDF, choisissez Ajouter une protection par mot de passe et saisissez un mot de passe, puis envoyez-le séparément au destinataire. La protection par mot de passe ne peut pas être réinitialisée, conservez donc le mot de passe dans un gestionnaire de mots de passe.

Étape 4 : Envoyer à chaque personne son propre lien

Collez chaque lien dans son propre e-mail ou message, afin que le lien de Dana ne soit envoyé qu'à Dana. Si quelqu'un transfère son lien, les visites issues de la copie transférée apparaîtront également sur son lien, ce qui est utile à garder à l'esprit lorsqu'un lien affiche plusieurs visites provenant d'endroits différents.

Incluez le nom de la personne et de son organisation dans chaque nom de lien. Des mois plus tard, la liste des liens sur le PDF servira également d'historique des personnes qui l'ont reçu, et l'historique des visites à côté de chaque nom indiquera qui a interagi avec lui.

Étape 5 : Consulter les visites sur chaque lien

Chaque lien dispose de son propre graphique d'évolution du trafic, ainsi que de la date de chaque visite, de la localisation et de l'appareil de chaque visiteur. Les analyses de liens vous permettent de comparer les liens côte à côte, ce qui vous permet de voir d'un simple coup d'œil quels destinataires ont ouvert le PDF et lesquels ne l'ont pas fait.

Cela permet de mieux planifier les relances. Un fournisseur dont le lien indique deux visites hier depuis un ordinateur de bureau a probablement lu le devis et est peut-être prêt à discuter. Un recruteur dont le lien n'affiche aucune visite après une semaine peut avoir besoin d'une relance, ou il est peut-être temps de contacter une autre personne. Comment savoir si quelqu'un a ouvert votre lien partagé explique comment interpréter ces tendances pour d'autres types de fichiers.

Si vous corrigez le PDF ultérieurement, modifiez la source dans Fabric. La version publiée se met à jour et le lien de chaque destinataire reste le même.

Foire aux questions

Puis-je savoir si quelqu'un a ouvert une pièce jointe PDF ?

Pas de manière fiable. Les accusés de réception et les pixels de suivi concernent l'e-mail, et le destinataire peut refuser d'envoyer l'accusé. Envoyer le PDF sous forme de lien suivi vous donne des données de visite sur le document lui-même.

Comment suivre un PDF que j'envoie par e-mail ?

Publiez le PDF depuis Fabric en activant la collecte des données d'engagement, créez un lien nominatif pour chaque destinataire et collez son lien dans l'e-mail à la place d'une pièce jointe.

Que montrent les analyses de liens ?

Un graphique d'évolution du trafic pour chaque lien, la date de chaque visite, ainsi que la localisation et l'appareil de chaque visiteur.

Les analyses affichent-elles le nom du visiteur ?

Non. Les analyses sont associées à un lien, c'est pourquoi chaque personne reçoit son propre lien nominatif. Une visite sur le lien de Dana correspond à Dana, ou à une personne à qui elle l'a transféré.

Puis-je empêcher le destinataire de télécharger le PDF ?

Oui. Laissez l'option Autoriser les téléchargements désactivée lorsque vous créez son lien.

Le destinataire a-t-il besoin d'un compte Fabric ?

Non. Le lien s'ouvre dans un navigateur.

Le suivi des PDF est-il disponible avec le forfait gratuit ?

La publication est disponible sur tous les forfaits, mais les analyses de liens nécessitent le forfait Pro ou Team. Consultez la page des tarifs pour plus de détails.

Puis-je envoyer le même PDF à plusieurs personnes tout en les distinguant ?

Oui. Créez un lien de publication par personne à partir du même PDF. Chacun aura son propre nom, ses propres paramètres et son propre historique de visites.