Comment voir qui a ouvert un document que vous avez partagé

Les documents sont souvent envoyés à des personnes qui ne sont pas obligées de les lire. Une proposition commerciale est transmise à un client potentiel, un brief à trois freelances, une politique de voyage mise à jour à une équipe de vingt personnes, et un plan de projet à des parties prenantes qui avaient promis d'y jeter un œil cette semaine. Lorsque les réponses se font attendre, il est utile de savoir qui a ouvert le document et qui ne l'a pas fait avant de décider qui relancer.

Ce guide explique comment les documents sont habituellement partagés et comment vérifier s'ils ont été lus, les limites de ces méthodes, ainsi que la manière de publier un document depuis Fabric avec un lien personnalisé pour chaque lecteur, afin que les visites sur chaque lien répondent à la question tout en gardant le texte à jour à la même adresse.

Comment les gens partagent habituellement leurs documents et vérifient s'ils ont été lus

Envoyer un fichier Word par e-mail reste courant, en particulier avec les clients. C'est familier et cela fonctionne hors ligne. Cependant, une fois envoyé, le fichier ne vous renvoie aucune information, et si vous corrigez un chiffre le lendemain, deux versions se retrouvent alors en circulation.

Google Docs et Microsoft 365 indiquent tous deux une certaine activité de consultation sur les fichiers partagés. Ce que vous voyez dépend généralement du type de compte et du fait que le lecteur soit connecté ou non à la même organisation ; la visibilité est donc généralement plus claire pour les collègues et plus restreinte pour les clients, les freelances et toute personne utilisant un compte personnel.

Les outils de suivi de documents conçus pour les équipes commerciales signalent l'activité détaillée sur les propositions et fonctionnent bien pour cet usage. En revanche, ils impliquent un abonnement supplémentaire et un second emplacement pour des documents qui sont par ailleurs rédigés et stockés ailleurs. Sans aucun de ces outils, les utilisateurs en sont réduits à poser la question dans un e-mail de relance, ce qui fonctionne mais ne renseigne guère sur la lecture effective du document.

Étape 1 : Rédiger ou importer le document dans Fabric

Vous pouvez rédiger le document directement dans l'éditeur de notes et documents de Fabric, ou importer un fichier existant : glissez-déposez un fichier DOCX, Markdown, TXT ou HTML dans l'application, collez-le ou cliquez sur Importer un fichier. Les pages Google Docs et Notion peuvent être importées via des connexions disponibles avec un forfait payant.

Si le document doit être regroupé avec d'autres (une proposition commerciale accompagnée d'une grille tarifaire et d'études de cas, par exemple), placez-les dans un seul dossier et publiez ce dernier. Un dossier se publie sous la forme d'une page Web, de sorte que le lecteur dispose d'un lien unique pour l'ensemble du contenu. Le guide Comment envoyer à un client une page unique avec tous ses livrables détaille cette approche.

Étape 2 : Publier un lien distinct pour chaque lecteur

Cliquez sur Partager pour ouvrir la fenêtre de partage, ouvrez l'onglet Publier et cliquez sur Créer un lien. Nommez le lien d'après le lecteur (Léna, proposition Brightwater) et activez la collecte des données d'engagement. Créez un lien par lecteur. Pour la politique de voyage, cela représente vingt liens portant le nom de chaque personne, ce qui prend quelques minutes et fait gagner du temps au moment des relances. Les liens publiés peuvent être créés en nombre illimité pour un même document, et chacun dispose de ses propres paramètres et de son historique de visites.

Le suivi s'effectue via la publication plutôt que par le partage. Les éléments partagés sont destinés à la collaboration et ne comportent pas de statistiques ; les liens publiés en ont. Les analyses enregistrent les visites sur un lien et n'identifient pas nommément le visiteur : attribuer à chaque lecteur son propre lien est donc ce qui permet de les distinguer. Les statistiques de liens sont disponibles sur les forfaits Pro et Team.

Étape 3 : Définir les accès pour chaque lien

Chaque lien possède ses propres options. Autoriser les téléchargements permet au lecteur d'enregistrer une copie ; désactivez cette option pour une ébauche de proposition, activez-la pour une politique que les collaborateurs doivent conserver. Désactivez l'indexation par les moteurs de recherche pour tout document interne ou spécifique à un client, et désactivez la possibilité pour les visiteurs de copier le document dans leur propre Fabric pour les brouillons, afin que les lecteurs ne conservent pas une copie obsolète. Pour les documents confidentiels sur Pro ou Team, ajoutez un mot de passe : faites un clic droit sur le document, choisissez Ajouter une protection par mot de passe et saisissez-en un. La protection par mot de passe ne peut pas être réinitialisée, et l'accès de chaque lecteur dure 6 heures avant que le mot de passe ne soit à nouveau requis.

Étape 4 : Garder le document à jour à la même adresse

La modification de la source dans Fabric met à jour la version publiée. Si vous corrigez un prix dans la proposition ou ajoutez une clause à la politique, le lien de chaque lecteur affiche la modification sans nécessiter de nouvel e-mail, et aucune ancienne pièce jointe ne reste stockée dans la boîte de réception de qui que ce soit. L'article Comment savoir quelle version d'un fichier est la plus récente explique pourquoi cela est important lorsque les fichiers se multiplient.

Étape 5 : Voir qui l'a ouvert et effectuer le suivi

Chaque lien dispose d'un graphique d'évolution du trafic, ainsi que de la date de chaque visite, de la localisation et de l'appareil de chaque visiteur. Les statistiques de liens vous permettent de comparer tous les liens d'un document, afin de voir quels lecteurs l'ont ouvert et lesquels ne l'ont pas fait. L'article Comment savoir si quelqu'un a ouvert votre lien partagé détaille davantage l'interprétation des schémas de visite.

Pour une politique envoyée à vingt personnes, la comparaison fait également office de liste de contrôle : d'ici vendredi, vous pouvez voir quels liens n'enregistrent toujours aucune visite et envoyer un rappel uniquement à ces personnes. Pour une proposition commerciale, une seconde visite quelques jours après la première est souvent le signe qu'elle fait l'objet de discussions en interne.

Lorsque vous souhaitez recueillir les retours d'un lecteur, partagez plutôt le document avec lui en lui attribuant le rôle de commentateur. Il pourra surligner du texte et ajouter un commentaire, et vous pourrez marquer chaque commentaire comme traité. La page collaboration aborde le partage et les différents rôles.

Foire aux questions

Comment savoir si quelqu'un a ouvert un document que j'ai envoyé ?

Envoyez-le sous la forme d'un lien publié avec l'option de collecte des analyses d'engagement activée, à raison d'un lien nominatif par personne. Les visites sur chaque lien indiquent si cette personne l'a ouvert.

Puis-je voir qui a consulté un document partagé dans Fabric ?

Les statistiques s'appliquent aux liens publiés. Les éléments partagés sont destinés à la collaboration et n'incluent pas de données d'analyse ; publiez donc le document lorsque vous avez besoin des données de visite.

Que montrent les statistiques pour chaque visite ?

La date de la visite, la localisation et l'appareil du visiteur, ainsi qu'un graphique d'évolution du trafic pour le lien.

Les lecteurs verront-ils mes modifications après l'envoi du lien ?

Oui. La modification de la source dans Fabric met à jour la version publiée, et le lien reste inchangé.

Puis-je partager un document Word de cette manière ?

Oui. Importez le fichier DOCX dans Fabric et publiez-le comme n'importe quel autre fichier.

Les lecteurs ont-ils besoin d'un compte Fabric ?

Non. Les liens publiés s'ouvrent directement dans un navigateur.

Puis-je suivre un document envoyé à toute une équipe ?

Créez un lien nominatif pour chaque membre de l'équipe à partir du même document. Comparer les liens permet de voir qui l'a ouvert jusqu'à présent.

De quel forfait ai-je besoin pour le suivi de documents ?

Les statistiques de liens sont disponibles sur Pro et Team ; la publication est accessible sur tous les forfaits. La tarification Team ne se fait pas par utilisateur ; consultez les forfaits pour les équipes.