Comment savoir si un client a ouvert votre contrat

Un freelance envoie un cahier des charges le mardi et n'a aucune nouvelle le vendredi. Une agence envoie un renouvellement deux semaines avant l'expiration de l'ancien contrat. Un propriétaire envoie un contrat de location à un nouveau locataire. Chacun d'entre eux a besoin de savoir si le contrat a été ouvert, car un client qui ne l'a pas vu nécessite un message différent de celui qui l'a lu deux fois et n'a plus donné signe de vie.

Ce guide explique comment les gens envoient généralement des contrats et en font le suivi, ce que chaque approche vous indique, et comment envoyer un contrat depuis Fabric sous la forme d'un lien nommé d'après le client, afin que les visites sur ce lien indiquent s'il a été ouvert avant que vous ne décidiez de la manière de relancer.

Comment les gens envoient généralement des contrats et en font le suivi

Les plateformes de signature électronique telles que DocuSign et Adobe Acrobat Sign sont le choix standard lorsqu'une signature est requise. Elles indiquent si le destinataire a consulté et signé le document, et de nombreux clients les connaissent bien. Elles s'accompagnent également d'un abonnement et d'un flux de travail par enveloppe qui peuvent sembler lourds pour un devis de deux pages ou un premier brouillon encore en cours de discussion.

De nombreux freelances se contentent de joindre un PDF à un e-mail. C'est familier et cela ne coûte rien. Un accusé de réception, si le client accepte d'en envoyer un, confirme uniquement que l'e-mail a été ouvert, de sorte que l'étape suivante consiste généralement en un message poli demandant s'il a eu l'occasion d'y jeter un œil.

Certaines personnes partagent le contrat depuis Google Drive ou Dropbox afin de pouvoir le mettre à jour pendant la négociation. Cela permet de conserver une version unique, même si un lien envoyé à toute l'équipe du client ne vous indique pas qui l'a lu.

Étape 1 : Ajouter le contrat au dossier du client

Conservez les documents de chaque client ensemble : faites glisser le contrat dans son dossier dans Fabric, ou cliquez sur Téléverser un fichier. Si vous travaillez régulièrement avec des clients, un espace par client permet de séparer leurs fichiers, et vous pourrez partager cet espace avec eux plus tard. Comment donner à un client l'accès uniquement à ses fichiers explique cette configuration.

Fabric gère l'envoi et le suivi des visites. La signature elle-même s'effectue selon le processus que vous utilisez déjà, qu'il s'agisse d'un outil de signature électronique ou d'une copie signée renvoyée par e-mail.

Étape 2 : Publier un lien nommé d'après le client

Cliquez sur Partager pour ouvrir la fenêtre de partage, ouvrez l'onglet Publier et cliquez sur Créer un lien. Nommez le lien d'après le client et le document (Jordan Lee, Devis Mars) et activez la collecte des données d'engagement. Si le contrat s'adresse à deux personnes, comme le client et son contact financier, créez un lien pour chacune. Les liens publiés conservent chacun leurs propres paramètres et leur historique de visites.

Les analyses enregistrent les visites par lien et n'indiquent pas le nom du visiteur, c'est donc le nom du lien qui associe une visite au client. Comment envoyer un lien de suivi différent à chaque destinataire détaille ce point. Les analyses de liens sont disponibles avec les forfaits Pro et Team.

Étape 3 : Définir les téléchargements et ajouter un mot de passe

Activez l'autorisation de téléchargement lorsque le client doit signer et renvoyer le fichier, ou désactivez-la pour un brouillon que vous souhaitez seulement lui faire lire. Désactivez l'autorisation d'indexation par les moteurs de recherche. Pour les contrats contenant des tarifs, des informations personnelles ou des clauses confidentielles, ajoutez un mot de passe sur Pro ou Team : faites un clic droit sur le contrat, choisissez Ajouter une protection par mot de passe et saisissez-en un. La protection par mot de passe ne peut pas être réinitialisée, stockez-le donc dans un gestionnaire de mots de passe et envoyez-le séparément au client.

Étape 4 : Vérifier les visites avant de relancer

Le lien dispose de son propre graphique de trafic au fil du temps, avec la date de chaque visite, ainsi que l'emplacement et l'appareil de chaque visiteur. Les analyses de liens facilitent l'évaluation de la relance. L'absence de visite après trois jours signifie généralement que l'e-mail a été manqué, et une courte note rappelant le lien suffit. Plusieurs visites depuis des appareils différents indiquent souvent que le contrat est lu attentivement ou transmis à quelqu'un d'autre pour révision, ce qui invite à envoyer un message proposant de répondre aux questions.

Pendant la négociation, partagez plutôt le contrat avec le client avec le rôle de commentateur. Il pourra surligner des clauses et ajouter des commentaires, et vous pourrez marquer chaque commentaire comme résolu une fois traité. La page sur les annotations montre comment cela fonctionne sur les documents et les PDF.

Étape 5 : Classer la copie signée

Lorsque le contrat signé vous est renvoyé en pièce jointe d'un e-mail, transférez-le à votre adresse e-mail Fabric pour qu'il vienne se ranger aux côtés du brouillon. La recherche lit le texte à l'intérieur des PDF, vous permettant de retrouver une clause ultérieurement en la décrivant.

Pour vérifier un détail sur plusieurs contrats, ouvrez le dossier du client et demandez à l'assistant IA, par exemple à propos du délai de préavis ou des conditions de paiement. Il répond à partir de ce dossier et cite les documents utilisés, ce qui vous permet de lire la clause par vous-même. L'interprétation des termes relève toujours de votre responsabilité et, si nécessaire, de celle de votre avocat.

Au fil du temps, le dossier du client devient un historique de la relation : propositions, contrats, copies signées et notes de chaque appel. Travailler avec des clients propose des conseils plus généraux pour gérer les projets clients depuis un seul endroit.

Foire aux questions

Comment savoir si un client a ouvert mon contrat ?

Envoyez-le sous forme de lien Fabric publié portant le nom du client, avec l'option de collecte des données d'engagement activée. Les visites sur ce lien indiquent la date, l'emplacement et l'appareil.

Fabric peut-il recueillir des signatures ?

Fabric gère l'envoi du contrat et le suivi des visites. Utilisez votre outil de signature électronique habituel ou une copie signée pour la signature, puis classez la version signée dans Fabric.

Le client peut-il télécharger le contrat pour le signer ?

Oui, si vous activez l'autorisation de téléchargement pour son lien. L'option de téléchargement est disponible sur tous les forfaits.

Que dois-je faire si mon client n'a pas ouvert le contrat ?

Si son lien n'indique aucune visite après quelques jours, l'e-mail a peut-être été manqué ou filtré. Renvoyez le lien accompagné d'un mot court, ou vérifiez que vous disposez du bon contact avant de relancer à nouveau.

Le client a-t-il besoin d'un compte Fabric ?

Non. Les liens publiés s'ouvrent dans un navigateur.

Puis-je mettre à jour le contrat après l'avoir envoyé ?

La modification de la source dans Fabric met à jour la version publiée, de sorte que le lien du client affiche le dernier brouillon.

Comment garantir la confidentialité d'un contrat ?

Ajoutez une protection par mot de passe sur Pro ou Team, désactivez l'indexation du lien par les moteurs de recherche et envoyez le mot de passe séparément du lien.

Le client peut-il commenter des clauses spécifiques ?

Oui. Partagez-le avec l'autorisation de commentateur : il pourra surligner une clause et y joindre un commentaire, que vous marquerez comme résolu une fois validé.

Le suivi des contrats est-il inclus dans le forfait gratuit ?

La publication est disponible sur tous les forfaits ; les analyses de liens et la protection par mot de passe nécessitent Pro ou Team. Consultez les tarifs.