Comment rechercher ce qui a été dit lors de réunions passées

Un client affirme que le budget convenu était de quarante mille. Vos souvenirs sont différents. Quelque part au cours de six semaines d'appels, ce chiffre a été prononcé à voix haute, tout comme l'identité de la personne qui l'a dit et ce qu'il couvrait. La même question se pose sous d'autres formes : lors de quel appel l'équipe d'ingénierie a-t-elle promis la modification de l'API, et quand le fournisseur a-t-il mentionné le retard pour la première fois ?

Ce guide explique comment les équipes effectuent habituellement des recherches dans les anciennes transcriptions de réunions, pourquoi la recherche a tendance à se limiter à une seule plateforme, et comment conserver les réunions dans Fabric pour qu'une seule recherche s'étende à toutes, avec des guillemets pour les termes exacts, des filtres de dossiers par client ou par projet, et des résultats qui s'ouvrent à l'horodatage précis. Pour découvrir des techniques lorsque vous ne vous souvenez que de l'idée générale, consultez comment retrouver ce que quelqu'un a dit lors d'une réunion.

Comment les gens effectuent habituellement des recherches dans leurs anciennes réunions

Les plateformes d'appels vidéo peuvent transcrire les réunions sur de nombreux forfaits. Zoom, Microsoft Teams et Google Meet conservent chacun leurs transcriptions à leur propre emplacement : une page d'enregistrements dans le cloud, une conversation de réunion ou un document dans un lecteur partagé. La recherche fonctionne au sein de chacun d'eux. Les appels passés sur la plateforme de choix d'un client se retrouvent là où cette plateforme les stocke, souvent sur le compte du client.

Les robots de prise de notes qui rejoignent l'appel créent une bibliothèque interrogeable sur toutes les plateformes. Certains participants sont mal à l'aise avec la présence d'un bot dans la réunion, et certaines organisations les bloquent, ce qui laisse des lacunes dans la couverture.

De nombreuses personnes s'appuient encore sur leurs propres notes. Celles-ci consignent ce qui semblait important sur le moment. Lorsque le détail contesté est un élément qui n'a pas été noté par écrit, les notes ne permettent pas de trancher, et les réunions en présentiel disposent rarement d'une transcription.

Étape 1 : Enregistrer les réunions dans Fabric sans bot

Installez l'application de bureau Fabric. Lorsque vous démarrez un appel dans Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, Fabric détecte la réunion et propose de commencer la transcription. Aucun bot ne rejoint l'appel. La transcription se crée en temps réel, et vous pouvez y faire des recherches et poser des questions pendant que la réunion est toujours en cours. La transcription nécessite un abonnement payant.

Pour les réunions dans une salle, lors d'une visite de site ou au cours d'un appel téléphonique, commencez manuellement une note de réunion dans n'importe quelle application Fabric. Une fois celle-ci terminée, Fabric analyse la transcription ainsi que les éventuelles notes prises avant ou pendant la réunion et génère un compte rendu. Les notes saisies pendant l'appel sont intégrées aux critères de recherche : inscrire le nom d'un client ou le code d'un projet en haut de la note facilite donc grandement la recherche ultérieure de la réunion.

Les enregistrements plus anciens peuvent rejoindre la même bibliothèque. Importez des fichiers MP4 ou M4A exportés à partir d'anciens appels et Fabric les transcrira. Comment prendre des notes de réunion sans qu'un bot ne rejoigne l'appel détaille la configuration en direct plus en détail.

Étape 2 : Rechercher dans l'ensemble des transcriptions

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). La recherche Fabric couvre les enregistrements audio et vidéo transcrits, de sorte que chaque réunion que vous avez enregistrée est incluse. Les résultats vous renvoient à l'horodatage exact, et vous pouvez écouter la phrase avec les mots mêmes de l'intervenant.

Utilisez des guillemets pour les chiffres, les noms et les engagements. Une recherche entre guillemets pour « quarante mille » renvoie les réunions au cours desquelles cette phrase a été prononcée, et l'horodatage vous y amène directement. Essayez également le nombre écrit en chiffres, car une transcription a pu l'enregistrer d'une manière ou de l'autre.

Sans guillemets, la recherche hybride effectue une correspondance par le sens ainsi que par mot-clé. C'est pratique pour des questions telles que la première fois où le calendrier de livraison a été repoussé, lorsque l'intervenant a pu dire « nous envisageons maintenant la fin du trimestre » sans jamais utiliser le mot retard.

Étape 3 : Limiter la recherche à un client, un projet ou une équipe

Les bibliothèques de réunions s'enrichissent rapidement. Enregistrez les réunions dans un dossier par client ou par projet, puis utilisez le filtre d'emplacement pour rechercher uniquement dans ce dossier. Le filtre par type d'élément sépare les enregistrements de réunion des documents et des e-mails mentionnant le même sujet, et les tags vous permettent d'effectuer des recherches transversales entre les dossiers, par exemple pour toutes les réunions comportant le tag du nom d'un fournisseur.

Fabric rédige un résumé de chaque réunion et suggère des tags à partir de ce qui a été abordé, afin que la liste des résultats affiche les sujets traités par chaque appel avant même de l'ouvrir. Une équipe peut conserver ces informations dans un espace partagé ; consultez la gestion des connaissances issues des réunions dans Fabric pour découvrir comment cela fonctionne au sein d'une équipe.

Étape 4 : Vérifier le contexte et poser des questions de suivi

Ouvrez le résultat et lisez un peu avant et après la correspondance trouvée. Un chiffre énoncé une première fois peut être modifié deux minutes plus tard, et l'horodatage permet de vérifier cela facilement. Les transcriptions peuvent être modifiées, de sorte qu'il suffit de corriger une seule fois un nom mal orthographié pour qu'il soit désormais consultable avec la bonne orthographe.

Pour les questions qui concernent plusieurs appels, ouvrez le dossier du client et demandez à l'assistant IA ce qui a été convenu au sujet du budget et à quelle date. Il répond à partir des transcriptions et des comptes rendus, en citant des horodatages sur lesquels vous pouvez cliquer pour écouter chaque source, et vous pouvez poser des questions de suivi ou enregistrer la réponse sous forme de note.

Sur une série de réunions plus étendue, la même approche permet de dégager des tendances récurrentes ainsi que des faits isolés. Comment repérer des thèmes récurrents à travers vos réunions traite de ce sujet.

Foire aux questions

Comment effectuer des recherches dans les anciennes transcriptions de réunions ?

Conservez vos réunions dans Fabric et recherchez les mots voulus. Chaque transcription est incluse, et les résultats s'ouvrent à l'horodatage exact où les mots ont été prononcés.

Puis-je effectuer des recherches simultanées dans les appels Zoom, Teams et Google Meet ?

Oui. L'application de bureau transcrit les appels sur ces trois plateformes, et les transcriptions sont regroupées dans une bibliothèque unique, de sorte qu'une seule recherche les couvre toutes.

Un bot rejoint-il mes réunions ?

Aucun bot ne rejoint la réunion. L'application de bureau détecte la réunion sur votre ordinateur et la transcrit directement depuis celui-ci.

Puis-je également effectuer des recherches dans les réunions en présentiel ?

Oui. Démarrez manuellement une note de réunion dans n'importe quelle application Fabric pour l'enregistrer et la transcrire, et elle deviendra interrogeable comme n'importe quelle autre réunion.

Puis-je ajouter des enregistrements de réunions antérieures à mon utilisation de Fabric ?

Oui. Importez les fichiers audio ou vidéo et Fabric les transcrira. Les formats pris en charge comprennent MP3, WAV, M4A, MP4, MOV et WebM.

Puis-je effectuer une recherche dans une réunion pendant qu'elle est en cours ?

Oui. La transcription s'affiche en temps réel, et vous pouvez y faire des recherches ou poser des questions à l'IA pendant l'appel.

Puis-je limiter une recherche aux réunions d'un seul client ?

Oui. Conservez les réunions de chaque client dans leur propre dossier et utilisez le filtre d'emplacement, ou taguez-les et filtrez par tag.

Puis-je partager la transcription d'une réunion avec un collègue ?

Oui. Partagez la réunion et choisissez si la personne peut afficher, commenter ou modifier. Les personnes extérieures à votre espace de travail peuvent ouvrir un lien partagé sans avoir à créer de compte.

La transcription de réunion est-elle gratuite ?

Non. La transcription nécessite un abonnement payant. La page Tarifs indique ce qui est inclus dans chaque forfait.