Comment rechercher des reçus et des factures

Un client affirme que la facture INV-2041 n'a jamais été payée. Votre comptable réclame tous les reçus de plus de 75 $ pour le télétravail. Un ordinateur portable ne charge plus et vous avez besoin de la preuve d'achat pour faire jouer la garantie. Chaque demande revient à la même tâche : retrouver un document à partir d'un numéro, d'un nom ou d'un montant qui y figure.

Ce guide vous explique comment rechercher des reçus et des factures avec Fabric. Il détaille comment regrouper des PDF, des reçus reçus par e-mail et des tickets de caisse papier dans une seule bibliothèque, puis rechercher des numéros de facture et des montants exacts, filtrer les résultats et demander à l'assistant IA de compiler les chiffres d'un dossier.

Comment cherche-t-on habituellement un reçu ou une facture ?

La recherche dans les e-mails est le premier réflexe, et pour les reçus arrivés par e-mail, cela fonctionne souvent. Rechercher dans Gmail ou Outlook le nom de la boutique ou le mot « reçu » permet de retrouver la plupart des commandes en ligne. Cela se complique lorsque le reçu était une pièce jointe PDF au nom générique, ou lorsque la facture envoyée provenait d'un logiciel de comptabilité plutôt que de votre boîte de réception.

Les applications de comptabilité et de gestion des notes de frais comme QuickBooks, Xero et Expensify conservent les factures et reçus qui y ont transité, avec un bon outil de recherche interne. Les reçus papier constituent le point faible : ils finissent dans un tiroir, un portefeuille ou une boîte à chaussures, et l'impression sur papier thermique s'efface souvent avant que vous n'en ayez besoin.

De nombreux freelances et ménages créent un dossier par an sur leur ordinateur ou leur cloud. Cela fonctionne bien lorsque les fichiers sont soigneusement renommés, comme 2025-03 Facture Acme 2041.pdf. Si ce n'est pas le cas, en retrouver un implique d'ouvrir les fichiers un à un.

Étape 1 : Rassembler les reçus et les factures dans une seule bibliothèque

Transférez les reçus et factures reçus par e-mail, avec leurs pièces jointes, à votre adresse e-mail Fabric. Elle accepte les messages provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, et au sein d'une équipe, vous pouvez approuver des expéditeurs supplémentaires afin qu'un comptable ou un associé puisse également envoyer des éléments.

Pour les reçus papier, prenez une photo avec votre téléphone et ajoutez-la via l'application mobile Fabric. Si vous photographiez déjà vos reçus avec votre appareil photo, la sauvegarde automatique de la pellicule peut les importer, et vous pouvez la restreindre à des dossiers photo spécifiques. Les factures PDF présentes sur votre ordinateur peuvent être glissées-déposées ou ajoutées via « Importer un fichier ».

Si vos reçus se trouvent déjà dans Gmail ou Outlook, une connexion permet à la recherche et à l'assistant IA de Fabric d'y accéder sans avoir à les transférer un à un. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Étape 2 : Rechercher le numéro de facture, le montant ou le fournisseur

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). Pour une recherche précise, placez les termes entre guillemets pour une correspondance exacte : « INV-2041 », « 1 240,00 » ou le nom d'un fournisseur. La recherche Fabric lit le texte à l'intérieur des PDF, des documents et des images, y compris le texte figurant sur la photo d'un reçu papier, et ne renvoie que les éléments contenant exactement cette chaîne de caractères.

Si vous ne connaissez pas le numéro, décrivez plutôt l'achat : « hôtel à Lisbonne en mai » ou « le routeur acheté l'automne dernier ». La recherche fonctionne par sens et par mot-clé, et Fabric génère un résumé de chaque élément dès son importation ; un reçu peut donc ressortir pour une description de son objet, même si votre formulation ne correspond pas au texte qui y est imprimé. Si les premiers résultats ne conviennent pas, ajoutez un détail dont vous êtes certain, comme le magasin ou le mois, puis relancez la recherche.

Les résultats s'ouvrent à la page exacte, ce qui est très pratique pour les relevés de plusieurs pages et les longues factures de fournisseurs où la ligne recherchée se trouve en page trois. L'ouverture directe du résultat à cet endroit vous permet de confirmer immédiatement le montant et la date, et de copier la référence demandée.

Étape 3 : Filtrer par dossier, étiquette ou type

Affinez vos résultats grâce aux filtres d'étiquettes, d'emplacement ou de type d'élément. Rechercher « Adobe » en limitant la recherche à un dossier Frais professionnels 2025 permet d'isoler les factures d'abonnement de toutes les autres mentions d'Adobe dans vos fichiers.

Fabric suggère des étiquettes à partir du contenu de chaque document, et les collections intelligentes peuvent regrouper les reçus et les factures en fonction de leur contenu, sans que vous ayez à classer chacun d'eux. Le guide Comment conserver ses reçus pour la période fiscale présente une organisation annuelle simple si vous souhaitez également utiliser des dossiers.

Étape 4 : Demander à l'assistant IA de faire les calculs

Ouvrez un dossier de reçus ou de factures et interrogez l'assistant IA. Son champ d'action est automatiquement restreint à ce dossier, et ses réponses citent les documents sources à l'aide de références cliquables. Les questions telles que « quelles factures pour Northwind sont datées d'après le 1er mars » ou « combien ai-je dépensé en abonnements logiciels cette année » fonctionnent parfaitement.

Vérifiez chaque chiffre par rapport au document cité avant de l'intégrer dans une déclaration fiscale ou une relance de paiement. Les références rendent cette étape rapide, car chacune d'elles ouvre le reçu ou la facture d'origine. Les réponses peuvent être enregistrées sous forme de notes, ce qui vous permet de conserver un court historique récapitulatif, comme « Factures impayées, T2 », directement aux côtés des documents.

Étape 5 : Partager vos documents

Une fois les bons documents trouvés, vous pouvez partager un dossier avec votre comptable avec des droits de lecture ou de commentaire, afin qu'il puisse ouvrir les fichiers et y poser des questions. Pour envoyer à un client une copie d'une facture impayée, publiez-la sous forme de lien en activant les téléchargements. Le guide Comment préparer ses reçus pour son comptable détaille la transmission étape par étape.

Foire aux questions

Comment trouver une facture grâce à son numéro ?

Ouvrez la recherche et tapez le numéro de facture entre guillemets, par exemple « INV-2041 ». Fabric ne renvoie que les éléments contenant ce texte exact et les ouvre à la bonne page.

Puis-je rechercher le texte figurant sur la photo d'un reçu papier ?

Oui. La recherche prend en charge le texte dans les images, y compris le texte photographié ; une photo de reçu peut donc être retrouvée par le nom du magasin, le montant ou la date qui y figurent.

Puis-je rechercher un reçu par son montant ?

Indiquez le montant entre guillemets exactement tel qu'il apparaît sur le reçu, par exemple « 89.99 », pour une correspondance stricte.

Comment importer des reçus reçus par e-mail dans Fabric ?

Transférez-les à votre adresse e-mail Fabric, ou connectez Gmail ou Outlook avec un forfait payant. Le guide Comment enregistrer automatiquement les factures et reçus reçus par e-mail décrit les deux méthodes.

L'IA peut-elle calculer le total de mes reçus ?

Posez la question à l'assistant IA directement dans le dossier qui les contient. Il cite chaque reçu utilisé : vérifiez donc les chiffres par rapport aux sources avant de les valider définitivement.

Mon comptable peut-il voir mes reçus ?

Partagez le dossier avec lui en tant que lecteur ou commentateur. Les personnes externes peuvent utiliser les liens partagés sans avoir besoin de créer de compte.

Dois-je renommer les fichiers de mes reçus ?

Non. La recherche lit le contenu de chaque fichier ; un reçu nommé IMG_4821.jpg peut donc être retrouvé grâce à son contenu.

Puis-je rechercher des reçus avec le forfait gratuit ?

L'importation de fichiers et une utilisation limitée de l'IA sont incluses dans le forfait gratuit. Les connexions à Gmail et Outlook nécessitent un forfait payant. Consultez les tarifs pour en savoir plus.