Comment effectuer une recherche dans vos e-mails

Le devis de l'artisan est arrivé par e-mail au printemps dernier. Tout comme la référence de réservation pour l'hôtel de la conférence, et le fil de discussion dans lequel un client a accepté de reporter l'échéance. Vous vous souvenez à peu près de ce qui a été dit, mais pas de qui l'a envoyé ni sur quel compte c'est arrivé, et la pièce jointe dont vous avez besoin a peut-être de toute façon été enregistrée sur votre disque par la suite.

Ce guide explique comment faire une recherche dans vos e-mails avec Fabric. Il détaille comment connecter Gmail ou Outlook afin que vos e-mails soient interrogeables aux côtés de vos fichiers et de vos notes, comment transférer les messages que vous souhaitez conserver, et comment utiliser les guillemets, les filtres et l'assistant IA pour retrouver le message exact.

Comment les gens recherchent généralement dans leurs e-mails

Gmail et Outlook disposent tous deux d'un moteur de recherche performant. Les opérateurs de Gmail (from:, has:attachment, before:, filename:) et les filtres de recherche d'Outlook permettent d'affiner rapidement une boîte de réception lorsque vous connaissez l'expéditeur ou une date approximative. Pour la plupart des recherches dans une seule boîte de réception, cela suffit.

Cela devient plus difficile lorsque la réponse est dispersée à plusieurs endroits. Un compte professionnel et un compte personnel nécessitent des recherches distinctes. L'e-mail peut indiquer « voir pièce jointe » alors que celle-ci a depuis été modifiée et enregistrée sur un espace de stockage cloud, et la décision à laquelle elle fait référence peut être consignée dans un compte rendu de réunion. Chaque élément peut être recherché dans sa propre application, et c'est à vous de faire le lien entre eux.

Beaucoup de personnes s'en sortent en ajoutant des étoiles ou des libellés aux messages importants, ou en s'envoyant des fichiers par e-mail pour les retrouver facilement plus tard. Les libellés fonctionnent s'ils sont appliqués avec rigueur. S'envoyer des e-mails a tendance à saturer la boîte de réception de copies difficiles à distinguer les unes des autres.

Étape 1 : Connecter Gmail ou Outlook

Accédez au marketplace de Fabric et choisissez Gmail ou Outlook. Vous verrez des informations sur la connexion. Cliquez sur Installer, connectez-vous à votre compte de messagerie sur l'écran des autorisations, puis accordez les accès. Fabric vous redirige ensuite et confirme que la connexion a réussi. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Une fois la connexion établie, la recherche et l'assistant IA peuvent lire vos e-mails aux côtés de tout le reste dans Fabric. Si vous avez à la fois un compte professionnel et un compte personnel, connectez chacun d'eux afin qu'une seule recherche couvre les deux.

Étape 2 : Transférer les e-mails que vous souhaitez conserver

Certains messages méritent d'être conservés directement dans Fabric : contrats, confirmations, reçus, consignes d'un client. Transférez-les, avec leurs pièces jointes, à votre adresse e-mail Fabric. Elle n'accepte que les e-mails provenant de l'adresse de votre compte vérifié, et au sein d'une équipe, vous pouvez approuver des expéditeurs supplémentaires.

Les e-mails transférés deviennent des éléments de votre bibliothèque, vous pouvez donc leur ajouter un commentaire ou des tags et les conserver dans le même dossier que les fichiers associés. L'article Comment arrêter de s'envoyer des fichiers par e-mail explique pourquoi cette méthode fonctionne généralement mieux qu'une boîte de réception encombrée d'auto-envois.

Sur un téléphone, le transfert fonctionne depuis n'importe quelle application de messagerie. La feuille de partage de l'application mobile Fabric permet également d'envoyer des pièces jointes, des liens et du texte copié, ce qui est très pratique pour un code de confirmation ou une adresse extraite d'un message lorsque vous n'êtes pas à votre bureau.

Étape 3 : Rechercher la formulation exacte

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). Pour les e-mails que vous avez transférés dans Fabric, tapez une requête et la recherche Fabric trouve des correspondances par sens et par mot-clé. Mettez les mots entre guillemets pour une correspondance exacte, ce qui est idéal pour les références de réservation, les numéros de commande, un code de projet ou une phrase précise comme « décaler le lancement au 14 ».

Pour inclure vos boîtes de réception connectées, cliquez à l'intérieur du panneau de recherche de connaissances. Il se trouve sur la droite de l'écran de recherche sur le Web et sur l'application de bureau, et dans le volet inférieur sur mobile. Il effectue une recherche simultanée dans Fabric et dans vos applications connectées, et vous pouvez poser une question de suivi si les premiers résultats ne correspondent pas tout à fait, comme « uniquement ceux de l'artisan » ou « uniquement de l'année dernière ».

Les filtres par tag, emplacement ou type d'élément permettent d'affiner les résultats parmi les e-mails que vous avez enregistrés dans Fabric, par exemple uniquement les éléments situés dans un dossier Rénovation de la maison.

Étape 4 : Interroger l'assistant IA sur un fil de discussion

Lorsque vous avez davantage besoin d'une réponse issue d'un long fil de discussion que du fil lui-même, demandez à l'assistant IA. Il effectue la même recherche à travers Fabric et vos applications connectées, et ses réponses citent des sources avec des références cliquables afin que vous puissiez ouvrir le message d'origine.

Des questions comme « quelle échéance avons-nous convenue avec Northwind ? » ou « qu'a dit l'assureur à propos de la franchise ? » vous évitent de faire défiler des dizaines de réponses. Si la réponse mérite d'être conservée, enregistrez-la sous forme de note dans le dossier de ce client ou de ce projet. Une courte note intitulée « Dates convenues, Northwind », avec l'expéditeur et la date de chaque e-mail source indiqués à côté de la réponse, sera plus rapide à retrouver la prochaine fois que le fil dont elle provient.

Étape 5 : Conserver les pièces jointes avec les fichiers auxquels elles appartiennent

Les pièces jointes sont souvent la raison principale pour laquelle on effectue une recherche dans une boîte de réception. Les pièces jointes transférées arrivent dans Fabric sous forme de fichiers, où la recherche lit le texte à l'intérieur des PDF et des documents et ouvre les résultats à la page exacte. L'article Comment retrouver rapidement une ancienne pièce jointe d'e-mail approfondit ce sujet.

Conserver l'e-mail et sa pièce jointe dans le même dossier que vos autres fichiers de projet permet d'effectuer une seule recherche pour les trois. L'article Comment rechercher dans toutes vos applications à la fois montre jusqu'où cela peut aller.

Foire aux questions

Puis-je rechercher dans Gmail et dans mes fichiers en même temps ?

Oui. Connectez Gmail et utilisez le panneau de recherche de connaissances ou l'assistant IA, qui effectuent une recherche simultanée dans Fabric et dans vos applications connectées. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Fabric fonctionne-t-il avec Outlook ?

Oui. Outlook est disponible en tant que connexion depuis le marketplace de Fabric, de la même manière que Gmail.

Comment rechercher une expression exacte dans d'anciens e-mails ?

Mettez l'expression entre guillemets dans la recherche Fabric pour une correspondance stricte. Cela fonctionne très bien pour les numéros de référence et les formulations précises.

Puis-je effectuer une recherche dans deux comptes de messagerie à la fois ?

Connectez chaque compte, et le panneau de recherche de connaissances les couvrira conjointement avec votre bibliothèque Fabric.

Puis-je enregistrer des e-mails individuels dans Fabric sans connecter ma boîte de réception ?

Oui. Transférez-les à votre adresse e-mail Fabric. Elle accepte les e-mails provenant de l'adresse de votre compte vérifié et de tout expéditeur supplémentaire que vous autorisez pour une équipe.

L'IA peut-elle résumer un long fil d'e-mails pour moi ?

Posez la question à l'assistant IA au sujet du fil. Il vous répondra avec des références cliquables vers les messages qu'il a utilisés, et vous pourrez enregistrer la réponse sous forme de note.

La recherche dans les e-mails est-elle incluse dans le forfait gratuit ?

Les connexions à Gmail et Outlook nécessitent un forfait payant. Consultez la page des tarifs pour découvrir les options.

Qu'advient-il des pièces jointes que je transfère ?

Elles sont enregistrées dans Fabric, où le texte des PDF et des documents est interrogeable et les résultats s'ouvrent à la page exacte.