Comment effectuer une recherche dans vos documents

Souvent, c'est la phrase dont on se souvient, pas du fichier. Un contrat de fournisseur mentionnait un préavis de 60 jours, un brief de projet fixait une date de lancement, une politique RH précisait qui valide les remboursements. Les mots se trouvent quelque part dans un fichier DOCX, un PDF ou un fichier Markdown, et le nom du fichier ne donne aucun indice sur lequel.

Ce guide explique comment rechercher le texte à l'intérieur de vos documents avec Fabric : regrouper les fichiers au même endroit, trouver la formulation exacte à l'aide de guillemets, affiner les résultats avec des filtres et ouvrir le document directement à la page où se trouve la correspondance.

Comment s'effectue habituellement la recherche dans les documents

La plupart des gens commencent par la recherche intégrée à leur ordinateur. Spotlight sur Mac et Windows Search lisent tous deux le contenu des fichiers, et pour les documents stockés sur la machine, ils sont rapides. Les documents conservés dans les e-mails, sur un lecteur cloud ou dans un dossier d'équipe disposent chacun de leur propre champ de recherche, si bien qu'une seule question peut se transformer en trois ou quatre recherches distinctes.

À l'intérieur d'un même fichier, Cmd+F ou Ctrl+F trouve chaque occurrence, ce qui fonctionne très bien une fois le bon fichier ouvert. La partie fastidieuse vient avant : ouvrir une dizaine de fichiers potentiels, un par un, pour y chercher une expression. La recherche de Google Drive lit le contenu des Google Docs et de nombreux fichiers importés, ce qui est utile pour tout ce qui se trouve sur Drive, mais laisse de côté les documents enregistrés ailleurs.

Certaines personnes tiennent un index à jour dans un tableur ou s'appuient sur un nommage strict des fichiers. Ces deux méthodes fonctionnent tant que l'habitude perdure, et dépendent toutes deux de quelqu'un qui se souvient de les mettre à jour à chaque nouvel arrivage de document.

Étape 1 : Placez vos documents dans un endroit indexable

Fabric recherche le texte dans les PDF et dans les fichiers DOCX, TXT, Markdown, HTML et JSON. Glissez-déposez les documents dans l'application web ou de bureau, collez-les ou cliquez sur Importer un fichier, ce qui permet de traiter de gros volumes d'un coup. Avec l'application de bureau Fabric installée, Fabric se monte également sous forme de lecteur dans le Finder ou l'Explorateur de fichiers, de sorte que déplacer un dossier de documents fonctionne comme n'importe où ailleurs.

Les pages Google Docs et Notion sont importées via des connexions à d'autres applications, qui nécessitent un forfait payant. Google Drive se synchronise dans les deux sens, de sorte qu'une modification effectuée à un endroit apparaît dans l'autre.

Au fur et à mesure que chaque document arrive, Fabric crée des intégrations (embeddings) à partir de son contenu, rédige un court résumé et enregistre des attributs tels que le type de contenu et les thèmes. La recherche s'applique à tout cela, sans nécessiter au préalable de renommer ou de classer quoi que ce soit.

Étape 2 : Recherchez la formulation exacte

Cliquez sur Rechercher, ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). Une simple requête lance une recherche hybride, qui fait correspondre le sens et les mots-clés en même temps.

Lorsque vous connaissez les termes exacts, mettez-les entre guillemets. Rechercher « préavis écrit de 60 jours » ne renvoie que les documents contenant cette chaîne exacte, ce qui élimine les correspondances approximatives qu'une recherche par le sens ferait également remonter. Les guillemets sont parfaits pour les clauses juridiques, les numéros de référence, les codes produits, les noms de personnes et toute phrase que vous avez un jour copiée d'un document.

Lorsque vous ne vous en souvenez qu'à moitié, n'utilisez pas de guillemets et décrivez plutôt ce que vous cherchez, par exemple période de préavis pour résilier le contrat fournisseur. La recherche hybride trouvera les documents sur ce thème, même s'ils parlent de résiliation ou d'annulation.

Étape 3 : Affinez les résultats avec des filtres

Les filtres réduisent une longue liste de résultats à une taille raisonnable. Filtrez par type d'élément pour limiter les résultats aux documents, par emplacement pour chercher dans un seul dossier ou espace, ou par tag si vous en utilisez. Une recherche du terme « indemnité » limitée à un dossier Juridique donnera une liste bien plus courte que le même mot recherché dans toute votre bibliothèque.

Les tags sont facultatifs. Fabric les suggère en fonction du contenu de chaque document, et vous pouvez accepter ou ignorer ces suggestions ; la recherche fonctionne de la même manière dans les deux cas. Si vous souhaitez également un peu de structure, comment organiser ses fichiers numériques présente des habitudes de gestion de dossiers durables dans le temps.

Étape 4 : Ouvrez le document directement sur la correspondance

Les résultats s'ouvrent à la page exacte où se trouve l'occurrence, de sorte qu'une phrase à la page 41 d'un long rapport vous amène directement à la page 41 plutôt qu'à la page de couverture. De là, vous pouvez lire en mode lecture et surligner ou commenter le passage que vous cherchiez.

Si la liste n'affiche pas le fichier auquel vous pensiez, sélectionnez le résultat le plus proche et lancez une recherche par similarité. Fabric trouvera des éléments semblables, ce qui est pratique lorsqu'il existe plusieurs versions préliminaires d'un même contrat ou un ensemble de modèles quasi identiques.

Étape 5 : Recherchez dans les applications connectées et posez des questions de suivi

Les documents hébergés dans d'autres applications peuvent être recherchés depuis le même écran. Cliquez dans le panneau de recherche de connaissances, situé à droite de l'écran de recherche sur le Web et l'application de bureau, ou dans le volet inférieur sur mobile. Il effectue des recherches conjointement dans Fabric et dans vos applications connectées, et vous pouvez poser des questions de suivi dans ce même panneau.

Lorsque vous cherchez une réponse plutôt qu'un fichier, ouvrez le dossier et demandez à l'assistant IA. Il restreint son champ d'action à ce dossier et cite les documents utilisés avec des références cliquables, afin que vous puissiez vérifier la formulation à la source. Pour les documents stockés dans Drive, le guide comment rechercher dans Google Drive d'après le contenu des fichiers va plus loin.

Foire aux questions

Comment rechercher une expression exacte dans mes documents ?

Ouvrez la recherche avec Cmd+F (Mac) ou Ctrl+F (Windows) et placez l'expression entre guillemets. Fabric ne renverra alors que les éléments contenant exactement ces mots.

Quels types de documents Fabric peut-il explorer ?

Les fichiers PDF, DOCX, TXT, Markdown, HTML et JSON, ainsi que les pages Google Docs et Notion via les connexions. Le texte présent dans les images et les captures d'écran est également indexé.

Puis-je effectuer des recherches dans des documents numérisés ?

Oui. La recherche prend en compte le texte dans les images, y compris le texte photographié, de sorte qu'une lettre scannée peut être retrouvée grâce à son contenu. L'article Comment effectuer des recherches dans vos documents numérisés vous guide pas à pas.

Le résultat s'ouvre-t-il à la bonne page ?

Oui. Les résultats vous redirigent directement à la page exacte où se trouve la correspondance, évitant ainsi de devoir faire défiler un long document pour la trouver.

Puis-je effectuer une recherche dans un seul dossier ?

Oui. Utilisez le filtre d'emplacement pour limiter la recherche à un dossier ou un espace spécifique. Vous pouvez également ouvrir le dossier et interroger l'assistant IA, dont la portée est automatiquement restreinte à ce dossier.

Dois-je renommer ou étiqueter les documents avant d'effectuer une recherche ?

Non. La recherche lit le contenu de chaque document, ce qui permet de retrouver des fichiers mal nommés grâce à ce qu'ils contiennent. Les tags et les dossiers sont des options complémentaires facultatives.

Puis-je rechercher dans mes Google Docs sans les déplacer ?

Oui. Connectez Google Drive depuis l'espace intégrations de Fabric et utilisez le panneau de recherche de connaissances, qui interroge à la fois Fabric et les applications connectées. Les connexions nécessitent un forfait payant.

La recherche dans les documents est-elle incluse dans le forfait gratuit ?

L'importation de fichiers est incluse dans le forfait gratuit. Les connexions à d'autres applications, telles que Google Drive ou Notion, nécessitent un forfait payant. Consultez les tarifs pour voir ce qui est inclus dans chaque forfait.