Comment rechercher dans des PDF

Vous vous souvenez d'une clause, d'un chiffre ou d'un numéro de référence, et vous savez qu'il se trouve dans l'un de vos PDF. Il peut s'agir d'un contrat fournisseur de soixante pages, d'un bail de location ou de l'un des quarante articles de recherche téléchargés pour un projet. Ouvrir chaque document potentiel et appuyer sur Ctrl+F fonctionne lorsqu'il n'y en a que trois. Avec trente documents, cela prend la majeure partie d'une après-midi.

Ce guide présente les méthodes habituelles pour rechercher du texte dans des PDF, les limites de chacune d'elles, et la manière d'effectuer une recherche simultanée dans tous les PDF que vous conservez dans Fabric : des guillemets pour les correspondances exactes, des filtres pour affiner la liste et des résultats qui s'ouvrent directement à la bonne page.

Comment s'effectue habituellement la recherche dans les PDF

L'outil de recherche d'un lecteur PDF (Adobe Acrobat, Aperçu ou la visionneuse intégrée à un navigateur) est l'option par défaut. C'est rapide, précis, et cela recherche dans le document ouvert. La recherche avancée d'Acrobat peut également explorer tout un dossier de PDF, ce qui convient aux personnes dont tous les fichiers sont centralisés au même endroit sur un seul ordinateur.

La recherche du système d'exploitation, comme Spotlight sur Mac ou la recherche Windows, indexe le texte de nombreux PDF sur un disque. Elle vous indique quels fichiers contiennent un mot. Vous devez ensuite ouvrir chacun d'eux et relancer une recherche pour trouver le passage, sans compter que les PDF numérisés sans couche de texte peuvent être ignorés.

Les espaces de stockage cloud comme Google Drive peuvent également rechercher dans les fichiers stockés, de sorte qu'un PDF peut y apparaître pour un mot présent dans son contenu. Le problème commence lorsque la collection est dispersée. Les contrats se trouvent sur un disque partagé, les relevés sont arrivés en pièces jointes d'e-mails et les articles sont dans un gestionnaire de références bibliographiques : chaque recherche ne couvre donc qu'une partie de vos documents.

Étape 1 : Rassemblez vos PDF là où une seule recherche peut les atteindre

Fabric effectue ses recherches parmi ce qui y est stocké ; la première étape consiste donc à regrouper les PDF. Glissez-les dans l'application web ou de bureau, collez-les ou cliquez sur Importer un fichier ; l'importation prend en charge les volumes importants. L'application de bureau Fabric monte Fabric comme un disque dans le Finder ou l'Explorateur de fichiers, ce qui vous permet de déplacer un dossier entier de PDF comme vous le feriez n'importe où ailleurs.

Les PDF reçus par e-mail peuvent être transférés à votre adresse e-mail Fabric, et les applications iOS et Android récupèrent les PDF depuis n'importe quelle application via la feuille de partage. Si vos PDF sont dans Google Drive, une connexion les synchronise dans les deux sens afin qu'ils soient indexés aux côtés de tout le reste. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Étape 2 : Recherchez les termes exacts entre guillemets

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). Une requête saisie seule lance une recherche hybride, qui associe par le sens et par mot-clé. C'est utile lorsque vous vous souvenez de l'idée générale mais pas de la formulation exacte.

Lorsque vous connaissez la formulation exacte, mettez-la entre guillemets. Rechercher « force majeure » entre guillemets renvoie les documents contenant cette expression précise et écarte ceux qui traitent du sujet avec d'autres termes. La recherche Fabric traite le texte entre guillemets comme une correspondance stricte.

Les guillemets révèlent toute leur utilité pour les chaînes sans synonymes : numéros de facture et de police, références de pièces, numéros de dossiers juridiques, nom de famille ou chiffre précis tiré d'un rapport. Une recherche pour « INV-20417 » renvoie le PDF contenant ce numéro, même si le fichier s'appelle scan_0032.pdf.

Étape 3 : Affinez les résultats grâce aux filtres

Une expression courante peut malgré tout correspondre à des dizaines de fichiers. Les filtres permettent d'épurer la liste par type d'élément, par tag ou par emplacement dans votre système de fichiers. Définir le type sur PDF élimine les notes, les signets et les images qui se trouvent contenir les mêmes mots. Un filtre d'emplacement limite la recherche à un seul dossier, comme un dossier Contrats ou les documents d'un client spécifique.

Les tags fonctionnent à travers tous les dossiers. Fabric suggère des tags pour chaque document en fonction de son contenu, dans le cadre de son organisation automatique, et vous pouvez ajouter les vôtres lorsque vous enregistrez un élément. Une recherche de clause peut ensuite être limitée à tout ce qui porte le tag bail, quel que soit l'emplacement de ces fichiers.

Étape 4 : Ouvrez le résultat directement à la bonne page

Les résultats renvoient à la page exacte. Cliquer sur un résultat dans un rapport annuel de deux cents pages l'ouvre directement à l'endroit où l'expression apparaît, ce qui vous permet de lire immédiatement le paragraphe correspondant au lieu de feuilleter le document depuis la couverture.

Les PDF s'ouvrent en mode lecture, où vous pouvez surligner et commenter le passage trouvé. Surligner la clause permet de la signaler plus rapidement à un collègue plus tard, et le commentaire peut préciser pourquoi elle était importante.

Lorsque la question est plus vaste qu'une simple expression, par exemple pour savoir quels contrats mentionnent des frais de résiliation anticipée, ouvrez le dossier et posez la question à l'assistant IA. Il restreint son analyse à ce dossier et cite les PDF utilisés avec des références cliquables, vous permettant ainsi de vérifier chaque réponse par rapport à sa source.

Foire aux questions

Comment rechercher un mot dans plusieurs PDF à la fois ?

Rassemblez les PDF dans Fabric, puis lancez une seule recherche. La recherche lit le texte à l'intérieur de chaque PDF que vous avez stocké et liste chaque fichier correspondant, les résultats s'ouvrant à la page exacte où le mot apparaît.

Comment rechercher une expression exacte dans un PDF ?

Placez l'expression entre guillemets. Le texte entre guillemets fait l'objet d'une correspondance stricte, de sorte que seuls les PDF contenant exactement ces mots sont renvoyés.

Quelle est la différence entre une recherche avec et sans guillemets ?

Sans guillemets, Fabric lance une recherche hybride et établit des correspondances par le sens ainsi que par mot-clé, ce qui est utile si vous n'êtes pas sûr des termes exacts. Avec des guillemets, il recherche la chaîne de caractères exacte, ce qui est idéal pour les numéros, les noms et les expressions figées.

Puis-je effectuer des recherches dans des PDF numérisés ?

La recherche Fabric prend en compte le texte à l'intérieur des PDF ainsi que le texte photographié dans les images. L'article Comment rechercher dans vos documents numérisés explique comment numériser des documents papier pour pouvoir les retrouver par la suite.

Puis-je limiter la recherche d'un PDF à un seul dossier ?

Oui. Utilisez le filtre d'emplacement pour restreindre les résultats à un dossier, et le filtre de type pour afficher uniquement les PDF.

Puis-je rechercher dans des PDF stockés sur Google Drive ?

Oui, dès lors que Google Drive est connecté. La connexion est une synchronisation bidirectionnelle, les fichiers sont donc créés dans Fabric et restent à jour. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Que faire si je ne me souviens d'aucun mot exact ?

Recherchez sans guillemets et décrivez le sujet du document, car la recherche hybride établit des correspondances selon le sens. Le guide Comment retrouver un fichier quand vous ne vous souvenez plus de son nom propose d'autres méthodes.

Puis-je poser une question sur mes PDF au lieu de faire une recherche ?

Oui. Ouvrez un dossier et posez la question à l'assistant IA, ou faites un clic droit sur le dossier et ajoutez-le au contexte de l'assistant. Les réponses citent les PDF dont elles sont issues.

Ai-je besoin d'un forfait payant pour rechercher dans mes PDF ?

L'importation de fichiers et le lecteur sont inclus dans le forfait gratuit, qui comporte des limites de stockage et de taille de fichier. Les connexions à d'autres applications, comme Google Drive, nécessitent un forfait payant. La page Tarifs détaille ce que chaque forfait comprend.