Comment effectuer une recherche dans d'anciennes présentations

Vous devez présenter un nouveau pitch jeudi et vous savez pertinemment que vous avez déjà créé cette diapositive. Il y avait un graphique de dimensionnement du marché dans une présentation pour le conseil d'administration il y a deux ans, une grille tarifaire dans une proposition client, une citation de client lors d'une conférence. Les présentations s'intitulent Final_v3.pptx ou encore Bilan T2 (2).pptx, et il en existe des centaines.

Ce guide vous explique comment rechercher du texte à l'intérieur de vos anciennes présentations avec Fabric, afin de retrouver le diaporama qui contient une diapositive spécifique, de filtrer selon son origine et de poser des questions à l'échelle de tout un dossier d'anciennes présentations.

Comment retrouve-t-on généralement une ancienne diapositive ?

La méthode habituelle repose sur la mémoire et la chance. Vous essayez de vous rappeler approximativement quand la diapositive a été conçue, vous ouvrez le dossier du trimestre ou du client en question, puis vous parcourez les présentations en mode trieuse de diapositives jusqu'à ce que la bonne apparaisse. Cela fonctionne lorsque la diapositive est récente et que le dossier contient peu de fichiers.

La fonction Rechercher de PowerPoint (Cmd+F ou Ctrl+F) effectue une recherche dans le fichier ouvert, ce qui s'avère utile une fois que vous êtes dans le bon document. La liste des fichiers récents est pratique pour le travail du mois dernier. La recherche Google Drive lit le texte au sein de Google Slides et de nombreuses présentations importées ; ainsi, les équipes qui stockent tout sur Drive s'en sortent plutôt bien, à condition que la présentation y ait été enregistrée et n'ait pas été simplement envoyée en pièce jointe par e-mail.

Certaines équipes créent une bibliothèque de diapositives de référence : une présentation unique regroupant des diapositives validées que chacun peut copier. C'est pratique tant que quelqu'un s'en occupe. Lorsque cette personne passe à d'autres missions, les diapositives les plus récentes et les plus percutantes se retrouvent à nouveau dispersées dans les présentations de projets, et la bibliothèque devient obsolète.

Étape 1 : Rassemblez vos anciennes présentations dans une bibliothèque unique

Fabric prend en charge les fichiers PPT et PPTX. Sélectionnez un dossier d'anciennes présentations et faites-le glisser dans l'application web ou de bureau, ou cliquez sur « Importer un fichier » ; un volume important peut être transféré en une seule fois. Si vos présentations sont volumineuses en raison d'images et de vidéos, l'application de bureau monte Fabric comme un lecteur virtuel : les fichiers n'occupent ainsi aucun espace sur votre ordinateur et sont diffusés en continu lorsque vous les ouvrez.

Les présentations Google Slides sont intégrées via une connexion à Google Drive. Les connexions nécessitent un abonnement payant. Drive se synchronise dans les deux sens, de sorte qu'une présentation modifiée dans Google Slides reste à jour dans Fabric.

Les présentations reçues sous forme de pièces jointes peuvent être transférées vers votre adresse e-mail Fabric, ce qui enregistre la pièce jointe sans passer par votre dossier de téléchargements.

Étape 2 : Recherchez des mots dont vous vous souvenez sur la diapositive

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). Les titres des diapositives et les phrases courtes sont généralement caractéristiques, ce qui en fait d'excellents termes de recherche. Mettez-les entre guillemets pour une correspondance exacte : « marché adressable total », « ce que les clients nous ont dit », ou le nom d'un client. La recherche Fabric ne renvoie que les éléments contenant ces mots exacts.

Si vous ne vous souvenez plus de la formulation exacte, décrivez la diapositive sans guillemets, par exemple « comparatif des tarifs des concurrents pour l'offre entreprise ». La recherche hybride associe le sens aux mots-clés, de sorte qu'une diapositive intitulée « Comment nous nous positionnons » puisse tout de même ressortir pour cette requête.

Fabric rédige également un résumé de chaque présentation dès son ajout ; ainsi, une recherche portant sur un sujet traité dans le document peut le faire remonter même si l'expression saisie ne figure sur aucune diapositive en particulier.

Étape 3 : Filtrez par client, dossier ou type de fichier

Des années de présentations génèrent de longues listes de résultats, en particulier pour des termes courants comme « feuille de route » ou « résultats ». Filtrez par type d'élément pour limiter les résultats aux présentations, par emplacement pour chercher dans le dossier d'un client spécifique ou sur une seule année, ou par tag si vous avez étiqueté vos présentations par public cible ou par événement.

Fabric suggère des tags en fonction du contenu de chaque présentation, comme les thèmes abordés. En acceptant certaines de ces suggestions à l'arrivée des fichiers, ou en configurant des collections intelligentes qui regroupent les présentations par sujet, vous bénéficierez de filtres plus rapides par la suite, sans aucun classement manuel.

Étape 4 : Trouvez des présentations similaires à celle dont vous avez besoin

Il arrive que le résultat obtenu soit proche, mais pas tout à fait le bon : par exemple, la version de l'an dernier de la mise à jour pour le conseil d'administration alors que vous vouliez la précédente. Sélectionnez-la et lancez une recherche par similarité. Fabric trouve les éléments équivalents, ce qui fait apparaître les autres versions et les présentations associées dans une liste unique.

Lorsque plusieurs versions apparaissent, notre guide pour savoir quelle version d'un fichier est la plus récente vous présente différentes méthodes pour vous y retrouver. Si vous conservez des captures d'écran de vos diapositives préférées, vous pouvez effectuer des recherches sur le texte qu'elles contiennent ainsi que sur leur contenu visuel ; une image d'un graphique peut ainsi vous rediriger vers sa présentation d'origine.

Étape 5 : Posez des questions sur l'ensemble d'un dossier de présentations

Pour les questions qui concernent plusieurs présentations, ouvrez le dossier et interrogez l'assistant IA. Son champ d'action est automatiquement limité à ce dossier et il répond en fournissant des liens cliquables vers les présentations utilisées. Des questions telles que « quelle présentation a introduit la tarification en trois volets ? » ou « quel taux d'attrition avons-nous communiqué aux investisseurs en 2024 ? » sont tout à fait adaptées.

Les réponses peuvent être enregistrées sous forme de notes, ce qui constitue un moyen rapide de créer un petit répertoire des diapositives que vous réutilisez le plus souvent. Pour rechercher simultanément dans Fabric et dans d'autres applications connectées, utilisez le panneau de recherche de connaissances sur l'écran de recherche. L'article Comment effectuer des recherches simultanées dans toutes vos applications détaille cette configuration.

Foire aux questions

Comment retrouver une diapositive spécifique dans un ancien PowerPoint ?

Importez vos présentations dans Fabric, ouvrez la recherche et saisissez entre guillemets une phrase présente sur la diapositive. Les résultats afficheront la liste des présentations qui contiennent ces termes exacts.

Puis-je rechercher dans des fichiers PowerPoint sans les ouvrir ?

Oui. Fabric recherche dans les fichiers PPT et PPTX de votre bibliothèque depuis une seule et même barre de recherche, afin que vous n'ouvriez la présentation que lorsque vous êtes sûr qu'il s'agit de la bonne.

Fabric fonctionne-t-il avec Google Slides ?

Oui, via une connexion à Google Drive, qui se synchronise dans les deux sens. Les connexions nécessitent un abonnement payant.

Que faire si je ne me souviens d'aucun mot de la diapositive ?

Décrivez le sujet de la diapositive sans utiliser de guillemets. La recherche identifie les correspondances par le sens, et l'assistant IA peut répondre à des questions descriptives portant sur tout un dossier de présentations.

Comment effectuer une recherche uniquement dans les présentations d'un seul client ?

Utilisez le filtre d'emplacement pour restreindre la recherche au dossier ou à l'espace de ce client. Vous pouvez également ouvrir le dossier et interroger l'assistant IA, qui limitera ses réponses à ce périmètre.

Puis-je trouver d'autres versions d'une même présentation ?

Sélectionnez la présentation et lancez une recherche par similarité. Fabric listera les éléments similaires, ce qui inclut généralement les versions antérieures et ultérieures.

Des centaines d'anciennes présentations vont-elles encombrer mon ordinateur portable ?

Pas si vous utilisez le lecteur virtuel pour ordinateur de bureau. Les fichiers n'y occupent aucun espace sur votre machine et sont lus en streaming à l'ouverture. L'article Comment libérer de l'espace sur son ordinateur portable sans supprimer de fichiers détaille sa mise en place.

Puis-je importer des présentations avec la formule gratuite ?

Oui. L'importation de fichiers est accessible avec l'offre gratuite, qui comporte des limites de stockage et de taille de fichier. La connexion à Google Drive nécessite quant à elle un abonnement payant.