Comment effectuer une recherche dans l'ensemble de vos feuilles de calcul

Les feuilles de calcul s'accumulent sans bruit. Il y a le classeur de budget de l'année dernière, une liste de prix fournisseur reçue par e-mail en mars, trois exports CSV issus du CRM, et une feuille de planification avec un onglet nommé Feuille1 (2). Lorsque quelqu'un vous demande combien vous avez payé par unité pour les emballages en 2024, la réponse se trouve dans l'un d'eux, et les ouvrir un par un prend la majeure partie de l'après-midi.

Ce guide vous explique comment effectuer des recherches dans l'ensemble de vos feuilles de calcul avec Fabric : regrouper vos fichiers Excel, CSV et Google Sheets, trouver le bon fichier par son nom, son sujet ou un terme exact, et demander à l'assistant IA d'en lire le contenu pour en extraire le chiffre dont vous avez besoin.

Comment s'effectuent habituellement les recherches dans les feuilles de calcul

La fonction Rechercher et remplacer d'Excel (Cmd+F ou Ctrl+F) peut explorer l'ensemble d'un classeur en définissant « Dans » sur « Classeur », de manière rapide et précise. Cependant, elle ne cherche que dans le fichier ouvert : pour une question qui concerne vingt classeurs, il faut donc en ouvrir vingt.

Spotlight et la recherche Windows analysent de nombreux types de fichiers sur votre propre ordinateur, ce qui est utile pour les éléments enregistrés localement. La recherche Google Drive permet de retrouver des fichiers Google Sheets d'après leur contenu et convient bien aux équipes qui conservent tout sur Drive. Les exports CSV et les fichiers Excel reçus en pièces jointes se retrouvent souvent en dehors des deux, dans une boîte de réception ou un dossier de téléchargements.

Une solution plus ambitieuse consiste à créer un classeur principal qui récupère les données des autres à l'aide de formules de recherche ou de Power Query. Cela fonctionne bien pour un ensemble défini de fichiers aux colonnes stables. Mais dès qu'un fournisseur modifie la disposition de sa grille tarifaire ou qu'un nouvel export ajoute une colonne, les liaisons doivent être corrigées manuellement.

Étape 1 : Rassemblez vos feuilles de calcul

Fabric prend en charge les fichiers CSV et XLSX. Glissez-les dans l'application web ou de bureau, collez-les ou cliquez sur Téléverser un fichier ; un grand nombre de fichiers peut être importé en une seule fois. Si vous préférez continuer à enregistrer vos fichiers depuis Excel dans un dossier, installez l'application de bureau, qui intègre Fabric sous la forme d'un lecteur dans le Finder ou l'Explorateur de fichiers.

Les Google Sheets sont intégrés par le biais de connexions, qui nécessitent un forfait payant. Les listes de prix et les exports reçus par e-mail peuvent être transférés à votre adresse e-mail Fabric, qui enregistre directement la pièce jointe dans votre bibliothèque. Elle accepte les e-mails provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, et au sein d'une équipe, vous pouvez autoriser des expéditeurs supplémentaires.

Étape 2 : Trouvez le bon fichier

Lorsqu'une feuille de calcul est importée, Fabric génère des embeddings à partir de son contenu, rédige un bref résumé et enregistre des attributs tels que le type de contenu et les thèmes abordés. Ainsi, la recherche peut retrouver un classeur d'après son sujet, même si le nom de fichier est Export_20240312.csv.

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez le fichier : tarifs fournisseur emballages 2024, ou dépenses publicitaires mensuelles par canal. La recherche Fabric combine la correspondance sémantique et par mot-clé. Pour un nom de fournisseur spécifique, une référence produit (SKU) ou un code projet, placez-le entre guillemets pour une recherche exacte.

Les filtres s'avèrent utiles lorsque de nombreux fichiers correspondent. Filtrez par type d'élément, par emplacement (un dossier Finance, par exemple) ou par tag. Fabric suggère des tags d'après le contenu de chaque fichier, et vous pouvez accepter les plus pertinents au fil de l'importation de vos documents.

Étape 3 : Demandez à l'assistant IA de lire les chiffres

Trouver le fichier n'est que la moitié du travail. L'autre moitié consiste à extraire le chiffre qui s'y trouve, et c'est là que l'assistant IA intervient. Capable de lire les fichiers CSV et XLSX, il vous évite de devoir faire défiler des lignes de données : vous n'avez qu'à lui poser vos questions.

Ouvrez le dossier contenant les feuilles de calcul, puis lancez l'assistant. Son champ d'action se restreint automatiquement à ce dossier et il analyse l'ensemble de son contenu pour vous répondre. Demandez par exemple quel était le prix unitaire des bouteilles de 500 ml dans la liste de prix de mars, ou quel mois a enregistré les dépenses publicitaires les plus élevées parmi ces exports. Les réponses mentionnent les fichiers sources avec des références cliquables, vous permettant ainsi d'ouvrir la feuille et de vérifier la cellule par vous-même.

Pour interroger des feuilles de calcul situées dans des dossiers différents, faites un clic droit sur chaque dossier et ajoutez-le au contexte de l'assistant. Les questions de suivi conservent le même contexte, ce qui est idéal pour des requêtes en chaîne telles que les totaux par trimestre, puis par fournisseur, puis uniquement pour les deux dernières années.

Étape 4 : Vérifiez les chiffres à la source et conservez la réponse

Considérez la réponse de l'assistant comme une indication vers les bonnes cellules, puis confirmez l'information dans le fichier avant d'intégrer le chiffre dans un rapport ou un e-mail. La citation ouvrant directement la feuille de calcul utilisée, cette vérification est très rapide.

Les réponses utiles peuvent être enregistrées sous forme de notes en un clic. Avec le temps, une courte note comme Coûts des emballages par an, accompagnée des références vers chaque feuille source, évite de refaire la même recherche. Un seul abonnement donne accès aux modèles de plusieurs laboratoires, notamment Claude, Gemini et OpenAI ; vous pouvez ainsi essayer un autre modèle si la réponse concernant un export désorganisé vous semble inexacte. Pour obtenir des conseils sur le classement des documents financiers, découvrez comment organiser ses factures en tant que freelance.

Étape 5 : Effectuez des recherches dans d'autres applications

Les feuilles de calcul que vous n'avez pas transférées dans Fabric peuvent tout de même faire l'objet de recherches si l'application dans laquelle elles se trouvent est connectée. Cliquez dans le panneau de recherche de connaissances, situé à droite de l'écran de recherche sur le web et l'application de bureau, ou dans le volet inférieur sur mobile : Fabric effectuera alors une recherche simultanée dans votre bibliothèque et dans vos applications connectées. L'article Comment rechercher simultanément dans toutes vos applications vous détaille son fonctionnement.

Si vous souhaitez également que votre outil d'IA habituel puisse lire ces fichiers, le serveur MCP de Fabric permet à ChatGPT, Claude et à d'autres outils de chercher dans Fabric et d'en lire le contenu, y compris pour les fichiers issus d'applications connectées comme Google Drive.

Foire aux questions

Comment chercher dans plusieurs fichiers Excel à la fois ?

Ajoutez les fichiers dans Fabric et utilisez la recherche pour trouver le bon classeur. Pour trouver une valeur spécifique à l'intérieur de ceux-ci, ouvrez le dossier et demandez à l'assistant IA, qui lit les fichiers XLSX et CSV en indiquant les sources utilisées.

Fabric peut-il lire les données contenues dans un fichier CSV ou XLSX ?

Oui. L'assistant IA sait lire les fichiers CSV et XLSX, ce qui vous permet de lui poser directement des questions sur les lignes et les chiffres qu'ils contiennent.

Cela fonctionne-t-il avec Google Sheets ?

Oui, par le biais d'une connexion. Les connexions à d'autres applications nécessitent un forfait payant.

Comment trouver une feuille de calcul lorsque le nom de fichier n'est pas explicite ?

Décrivez son contenu. Fabric génère un résumé de chaque fichier et effectue des recherches sémantiques ; ainsi, une requête décrivant le contenu permet de retrouver un fichier nommé Export_final.csv.

Puis-je rechercher un code produit ou un nom de fournisseur exact ?

Placez le code ou le nom entre guillemets pour une correspondance exacte. Vous pouvez également demander à l'assistant IA de le chercher dans un dossier de feuilles de calcul.

Puis-je faire confiance aux chiffres fournis par l'IA ?

Utilisez-les comme point de départ. Chaque réponse comporte un lien vers les fichiers dont elle provient : vérifiez donc le chiffre dans la feuille source avant de vous y fier définitivement.

ChatGPT ou Claude peuvent-ils explorer mes feuilles de calcul ?

Oui, grâce au serveur MCP de Fabric, qui leur donne la possibilité d'effectuer des recherches dans Fabric et de lire le contenu des fichiers. L'article Comment utiliser ChatGPT avec ses propres fichiers détaille la configuration.

Cette fonctionnalité est-elle disponible avec le forfait gratuit ?

Le téléversement de feuilles de calcul et une utilisation limitée de l'IA sont inclus dans le forfait gratuit. Les connexions, telles que celle avec Google Sheets, nécessitent un forfait payant ; consultez les tarifs.