Comment numériser des reçus en texte indexable

Les reçus papier s'effacent, se froissent et finissent au fond des poches de manteau. Pourtant, ceux qui comptent vraiment sont souvent ceux dont on a besoin des mois plus tard : un reçu de magasin de bricolage pour faire jouer une garantie, un déjeuner avec un client pour une note de frais, une pile de fournitures pour une déclaration d'impôts. D'ici là, l'impression thermique s'est parfois à moitié estompée et la photo que vous aviez prise se retrouve enfouie entre des clichés de votre chien et un panneau de stationnement.

Ce guide détaille la manière dont on numérise généralement les reçus, les limites de ces méthodes, et comment photographier vos reçus directement dans Fabric pour que le texte imprimé devienne indexable et facilement trouvable, aux côtés des reçus que vous recevez par e-mail.

Comment numérise-t-on habituellement les reçus ?

La boîte à chaussures ou l'enveloppe reste le système le plus répandu. Cela ne demande aucune configuration et fonctionne très bien jusqu'à ce que l'on recherche un reçu bien précis, moment auquel il faut déplier et lire chaque bout de papier. De plus, le papier thermique s'efface, de sorte que la boîte à chaussures peut perdre des informations au fil du temps.

Prendre une photo avec son téléphone constitue l'évolution logique. L'image est sauvegardée, mais elle se retrouve dans la galerie photo au milieu de tout le reste. Certaines applications photo peuvent détecter le texte sur les images, mais retrouver un reçu spécifique implique toujours de faire défiler des résultats comprenant des menus, des panneaux et des captures d'écran.

Les applications de numérisation transforment le reçu en un PDF recadré, ce qui est plus net. Toutefois, les fichiers portent souvent des noms génériques avec une date et un numéro, si bien que le PDF est propre mais reste difficile à trouver sans ouvrir chaque fichier un par un. Les applications de notes de frais vont plus loin et lisent les totaux pour vous ; elles conviennent aux personnes qui soumettent des remboursements et ont tendance à être conçues autour de ce flux de travail plutôt que pour la conservation générale de documents.

Certaines personnes saisissent chaque reçu dans une feuille de calcul. Un tableur permet d'obtenir facilement des totaux, mais cela prend du temps pour chaque achat, et le reçu original doit tout de même être conservé quelque part au cas où l'on vous demanderait de le présenter.

Étape 1 : Photographiez vos reçus dans Fabric

Prenez une photo du reçu avec votre téléphone, puis ouvrez le menu de partage et sélectionnez Fabric. L'application mobile Fabric sur iOS et Android accepte ainsi les photos et les fichiers provenant de n'importe quelle application. Aplatissez bien le reçu et photographiez-le sous un bon éclairage afin que les petits caractères restent lisibles.

Si vous préférez ne pas partager chaque photo manuellement, activez la sauvegarde automatique de la pellicule dans l'application mobile. Vous pouvez synchroniser toutes les photos ou seulement des dossiers spécifiques, de sorte qu'un album dédié aux reçus sur votre téléphone puisse alimenter directement Fabric. Les captures d'écran de confirmations de commande sur iOS et Android peuvent également être importées automatiquement.

Pour un reçu manuscrit, comme celui d'un stand de marché ou d'un artisan, le scanner d'écriture manuscrite transforme la photo en une note structurée tout en conservant l'image originale à ses côtés. Ce scanner est disponible sur tous les forfaits, y compris la version gratuite.

Les reçus que vous avez déjà numérisés en PDF ou enregistrés sur un ordinateur peuvent également être intégrés. Glissez-déposez-les dans Fabric, collez-les ou cliquez sur Importer un fichier, ce qui permet de traiter de gros volumes de fichiers en une seule fois.

Étape 2 : Transférez les reçus reçus par e-mail

Les commandes en ligne, les courses avec chauffeur et les abonnements envoient des reçus par e-mail. Transférez le message ou le PDF joint à votre adresse e-mail Fabric et il sera enregistré aux côtés de vos reçus photographiés. Fabric n'accepte que les e-mails provenant de votre adresse de compte vérifiée, et vous pouvez autoriser des expéditeurs supplémentaires, ce qui est très pratique si un associé ou un comptable vous envoie également des reçus. Pour en savoir plus, consultez la section comment enregistrer automatiquement les factures et reçus reçus par e-mail.

Ajoutez un commentaire ou des tags lors de l'enregistrement si cela peut vous aider. Un tag comme « client : Harlow » ou « télétravail » s'avère utile lorsque le reçu n'indique pas clairement à quoi correspondait l'achat.

Étape 3 : Effectuez des recherches dans le texte de vos reçus

Fabric lit le texte au sein des images, des captures d'écran et des PDF, y compris le texte photographié. Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et saisissez le nom d'un magasin, un article ou une description telle que « encre pour imprimante du printemps dernier ». La recherche Fabric trouve les résultats par pertinence sémantique et par mot-clé.

Mettez une valeur entre guillemets pour une correspondance exacte. C'est le moyen le plus rapide de retrouver un reçu par son numéro de commande, les quatre derniers chiffres d'une carte ou un montant précis. Les filtres permettent d'affiner les résultats par tag, par emplacement dans vos fichiers ou par type d'élément, ce qui permet de limiter la recherche à votre dossier de reçus.

Fabric rédige également un bref résumé de chaque élément, extrait des attributs tels que le type de contenu et suggère des tags. Les collections intelligentes que vous configurez se remplissent automatiquement à partir de ce contenu, de sorte qu'une collection dédiée aux reçus peut intégrer les nouveaux au fur et à mesure de leur arrivée. L'article Comment retrouver un reçu pour vos notes de frais explore la recherche plus en détail.

Étape 4 : Posez des questions et partagez avec votre comptable

Ouvrez le dossier contenant vos reçus et lancez l'assistant IA. Il restreint son champ d'action à ce dossier, ce qui vous permet de lui demander quels reçus proviennent d'un fournisseur spécifique ou d'obtenir la liste des achats de matériel du deuxième trimestre. Les réponses citent les reçus dont elles sont issues ; vérifiez donc chaque pièce avant de vous fier à un chiffre.

Lorsqu'il est temps de les transmettre, partagez le dossier avec votre comptable avec un accès en lecture seule (lecteur). Les personnes extérieures à Fabric peuvent ouvrir un lien partagé sans avoir besoin de s'inscrire. La page Rôles et autorisations détaille les niveaux lecteur, commentateur, éditeur et administrateur. Pour connaître la procédure complète, consultez comment préparer vos reçus pour votre comptable.

Foire aux questions

Comment rendre la photo d'un reçu indexable pour la recherche ?

Enregistrez la photo dans Fabric depuis le menu de partage de votre téléphone, via la sauvegarde automatique de la pellicule ou en l'important manuellement. La recherche Fabric lit le texte dans les images, y compris le texte photographié.

Puis-je rechercher des reçus par montant ou par numéro de commande ?

Oui. Mettez le numéro entre guillemets lorsque vous effectuez une recherche pour obtenir une correspondance exacte avec le texte imprimé sur le reçu.

Quelle est la meilleure façon de numériser des reçus avec mon téléphone ?

Posez le reçu à plat sous un bon éclairage et photographiez-le, puis envoyez-le à Fabric. Le guide Comment numériser des documents papier avec votre téléphone propose d'autres conseils pour obtenir des prises de vue nettes.

Fabric peut-il lire les reçus manuscrits ?

Le scanner d'écriture manuscrite transforme une photo d'écriture manuelle en une note structurée et conserve la photo originale à ses côtés. Cette fonctionnalité est disponible avec le forfait gratuit.

Puis-je enregistrer les reçus reçus par e-mail au même endroit ?

Oui. Transférez-les à votre adresse e-mail Fabric et ils seront enregistrés aux côtés de vos reçus photographiés.

Ai-je besoin d'un forfait payant pour enregistrer des reçus dans Fabric ?

Non. L'importation de photos et de fichiers, le scanner d'écriture manuscrite et la recherche sont disponibles dans le forfait gratuit, qui comporte des limites de stockage et de taille de fichier. Les connexions à d'autres applications nécessitent un forfait payant.

Puis-je importer des reçus que j'ai déjà numérisés au format PDF ?

Oui. Glissez-les directement dans l'interface ou utilisez l'option Importer un fichier. Le texte des PDF peut faire l'objet de recherches et les résultats s'ouvrent directement à la bonne page.

Comment donner à mon comptable l'accès à mes reçus ?

Partagez le dossier des reçus avec lui en tant que lecteur. Il pourra ouvrir le lien partagé sans avoir besoin de créer un compte Fabric.