Comment enregistrer des reçus sur votre téléphone

Les reçus arrivent sous deux formes et sont tous deux faciles à perdre. Ceux en papier s'effacent dans un portefeuille ou une poche de manteau, et le papier thermique peut devenir complètement blanc en quelques mois. Ceux par e-mail se perdent parmi les newsletters et les suivis de commande. Dès que vous en avez besoin pour une note de frais, un retour, une garantie ou une déclaration d'impôts, ils se trouvent rarement là où vous les attendez.

Ce guide présente les méthodes habituelles pour conserver ses reçus sur un téléphone, leurs limites, et comment enregistrer les reçus papier et par e-mail dans Fabric afin qu'ils soient centralisés au même endroit et que leur contenu soit indexé et consultable.

Comment conserve-t-on habituellement ses reçus sur un téléphone ?

Prendre une photo avec l'appareil photo est la méthode la plus courante. C'est rapide et gratuit. La photo se retrouve ensuite dans la pellicule avec des milliers d'autres, et retrouver le reçu d'un achat particulier implique de remonter le temps jusqu'à trouver la date approximative.

Les applications de numérisation et les outils de gestion des dépenses comme Expensify, ou l'application interne d'une entreprise, constituent l'étape suivante pour les achats professionnels. Ils lisent le montant total et le commerçant, puis enregistrent la note de frais, ce qui convient parfaitement aux déplacements professionnels. En revanche, les reçus personnels, les garanties et les achats pour la maison n'y trouvent généralement pas leur place et finissent éparpillés ailleurs.

Les reçus reçus par e-mail restent souvent dans la boîte de réception, parfois avec un libellé. Une recherche par nom de magasin permet généralement de les retrouver, bien que les justificatifs d'un même achat puissent être dispersés entre une confirmation de commande, un e-mail d'expédition et une facture distincte. Comment conserver les reçus pour la période des impôts détaille ce qu'il convient de garder et pendant combien de temps.

Étape 1 : Photographier les reçus papier dans Fabric

Installez l'application Fabric pour iOS ou Android depuis la page de téléchargement mobile. Photographiez le reçu avec l'appareil photo de votre téléphone, puis ouvrez la photo, appuyez sur Partager et sélectionnez Fabric. Ajoutez un commentaire ou un tag lors de l'enregistrement, comme « déjeuner client » ou « garantie : réfrigérateur ».

Posez le reçu à plat sur une table avec un bon éclairage et cadrez l'intégralité du document, y compris la date et le total. Les longs tickets de caisse de supermarché peuvent nécessiter deux photos.

Si vous préférez ne pas partager chaque reçu individuellement, l'application peut sauvegarder automatiquement votre pellicule. Choisissez de synchroniser toutes les photos ou uniquement des dossiers spécifiques ; vous pouvez ainsi créer un album Reçus et ne synchroniser que celui-ci. Comment sauvegarder automatiquement votre pellicule explique la configuration.

Étape 2 : Envoyer les reçus par e-mail au même endroit

Transférez les e-mails de reçus, ou leurs pièces jointes au format PDF, vers votre adresse e-mail Fabric. Envoyer par e-mail à Fabric n'accepte que les e-mails provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, et au sein d'une équipe, vous pouvez approuver d'autres expéditeurs, comme un partenaire qui partage les comptes du foyer.

Il est judicieux de conserver les reçus des achats importants avec les documents qui les accompagnent. Transférez la confirmation de commande, photographiez le bon de garantie et placez les deux dans le même dossier que le reçu : ainsi, une réclamation effectuée deux ans plus tard ne nécessitera qu'une seule recherche au lieu de trois.

Pour les reçus envoyés sous forme de lien vers une page web ou de PDF dans une autre application, utilisez la fonction de partage de votre appareil et choisissez Fabric. L'application gère les liens, les fichiers et le texte.

Étape 3 : Laisser Fabric les lire et les classer

Fabric lit le texte contenu dans les photos, y compris le texte photographié, ce qui rend le nom du magasin, les articles et les totaux d'un reçu entièrement consultables. Chaque reçu est également traité à son arrivée : Fabric génère des intégrations vectorielles pour la recherche par sémantique, rédige un résumé, extrait des attributs comme le type de contenu et suggère des tags.

Créez une collection intelligente pour vos reçus et elle s'alimentera automatiquement à mesure que de nouveaux documents arrivent, que ce soit depuis l'appareil photo, un e-mail ou le menu de partage. Si vous avez besoin de plus de structure, ajoutez des dossiers tels que Dépenses professionnelles, Foyer et Impôts, ou encore un dossier par an. Ces dossiers sont facultatifs ; la recherche fonctionne très bien sans eux.

Étape 4 : Retrouver un reçu au moment où vous en avez besoin

Appuyez sur Rechercher dans l'application, ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) sur un ordinateur, et décrivez le reçu. La fonction de Recherche effectue des correspondances par sens et par mot-clé, de sorte que la requête « reçu pour la machine à café du printemps dernier » puisse le retrouver. Placez un numéro de commande ou un montant entre guillemets pour une recherche exacte, et filtrez par tag ou type d'élément pour affiner les résultats.

Pour les dépenses ou les impôts, ouvrez le dossier des reçus et posez la question à l'assistant IA. « Liste les reçus pour les déjeuners clients en mars avec les montants totaux » renvoie une réponse citant chaque reçu, ce qui vous permet de vérifier les chiffres. Enregistrez la réponse sous forme de note à joindre à une note de frais. Comment trouver un reçu lorsque vous en avez besoin pour vos notes de frais détaille cette méthode.

Étape 5 : Transmettre les reçus à un tiers

Lorsqu'un comptable ou un expert-comptable a besoin des reçus d'une année entière, vous pouvez publier le dossier sous forme de lien. Un dossier est publié comme une page web, et vous pouvez choisir si les visiteurs ont l'autorisation de télécharger les fichiers. Pour collaborer, partagez plutôt le dossier en leur accordant un accès en lecture seule ou avec possibilité de commenter. Comment préparer vos reçus pour votre comptable décrit plus en détail la transmission des pièces.

Foire aux questions

Quelle est la meilleure façon de conserver des reçus sur mon téléphone ?

Photographiez les reçus papier et partagez-les vers Fabric, et transférez les reçus par e-mail à votre adresse e-mail Fabric. Les deux finissent dans une bibliothèque unique où le texte de chaque reçu peut faire l'objet d'une recherche.

Puis-je rechercher le texte figurant sur un reçu photographié ?

Oui. Fabric lit le texte à l'intérieur des photos, vous permettant ainsi de faire des recherches par nom de magasin, article ou montant.

Comment regrouper mes reçus reçus par e-mail avec mes reçus papier ?

Transférez l'e-mail ou sa pièce jointe à votre adresse e-mail Fabric. Il rejoindra les reçus photographiés au sein de la même bibliothèque.

Les reçus peuvent-ils s'enregistrer automatiquement dans Fabric ?

Oui. Conservez les photos de reçus dans un album dédié et configurez l'application Fabric pour qu'elle ne sauvegarde que ce dossier précis depuis votre pellicule.

Puis-je ajouter une note à un reçu ?

Oui. Ajoutez un commentaire ou des tags au moment de l'enregistrement, comme le client ou le projet auquel il est lié.

Combien de temps dois-je conserver les reçus ?

Cela dépend de leur finalité et de votre pays de résidence. Les administrations fiscales définissent leurs propres règles, vérifiez donc auprès de votre comptable ou de votre centre des impôts local.

Puis-je partager mes reçus avec mon comptable ?

Oui. Publiez le dossier sous forme de lien et autorisez les téléchargements, ou partagez-le directement avec lui en lui donnant un rôle de lecteur ou de commentateur.

Les photos de reçus vont-elles encombrer la mémoire de mon téléphone ?

Une fois qu'un reçu se trouve dans Fabric et que vous l'avez vérifié, vous pouvez supprimer la photo de votre pellicule. Il reste accessible dans Fabric sur tous vos appareils.

Puis-je enregistrer des reçus dans Fabric avec le forfait gratuit ?

Oui. L'importation de photos et de fichiers fait partie du forfait gratuit, qui comporte des limites de stockage et une utilisation restreinte de l'IA. Consultez les tarifs pour découvrir les forfaits payants.