Comment enregistrer les enregistrements de réunions au même endroit

Par défaut, les enregistrements de réunions ont tendance à s'éparpiller. Zoom en conserve certains dans son cloud et en enregistre d'autres sous forme de fichiers MP4 dans un dossier Documents. Google Meet place les enregistrements dans le Google Drive de l'organisateur. Microsoft Teams les stocke dans OneDrive ou SharePoint, selon le type de réunion. Une équipe qui utilise les trois outils, ou qui travaille avec des clients ayant chacun leur préférence, se retrouve avec des enregistrements répartis dans quatre ou cinq endroits différents, sans aucune liste centralisée.

Cette page explique comment les équipes effectuent habituellement le suivi de leurs enregistrements, les difficultés que cela pose, et comment importer vos enregistrements passés et vos réunions futures dans Fabric afin que chaque appel soit regroupé dans une seule bibliothèque dotée d'une transcription interrogeable.

Comment les enregistrements de réunions sont généralement stockés

La plupart des gens laissent les enregistrements là où l'application de réunion les a placés. Cela ne demande aucun effort sur le moment. Plus tard, retrouver un appel implique de se souvenir de l'application utilisée, de l'organisateur et de la période approximative, puis de faire défiler une liste d'enregistrements nommés par date et titre de réunion.

Certaines équipes téléchargent les enregistrements dans un dossier de disque partagé, à raison d'un dossier par projet ou par client. Cela leur donne un emplacement unique. Mais les fichiers sont volumineux et, sur un espace cloud standard, ils sont traités uniquement comme des fichiers vidéo : il est donc impossible de faire une recherche sur les propos tenus.

Les outils de transcription comme Otter constituent généralement l'étape suivante. Ils génèrent du texte, ce qui s'avère utile. Cependant, la transcription se retrouve souvent isolée dans une application distincte du reste des notes, présentations et documents du projet ; relier ce qui a été dit à tout le reste demeure donc une tâche manuelle. L'article Comment retrouver ce qu'une personne a dit lors d'une réunion aborde ce problème de recherche sous un autre angle.

Étape 1 : Importez vos enregistrements existants

Téléchargez les enregistrements depuis Zoom, Teams ou tout autre espace de stockage, puis glissez-les dans Fabric, collez-les ou cliquez sur Importer un fichier. L'importation prend en charge un grand nombre de fichiers simultanément. Fabric est compatible avec les formats audio et vidéo les plus courants, notamment MP4, MOV, WebM, MP3, WAV et M4A.

Les fichiers vidéo étant volumineux, l'application de bureau Fabric représente souvent la solution la plus simple. Elle monte Fabric comme un disque virtuel sur Mac, Windows et Linux. Déplacez-y vos enregistrements comme dans n'importe quel autre dossier : ils n'occupent aucun espace sur votre ordinateur et sont lus en streaming lorsque vous les ouvrez.

Les enregistrements Google Meet sauvegardés sur Google Drive peuvent être intégrés via une connexion. Google Drive utilise une synchronisation bidirectionnelle approfondie, de sorte que les fichiers sont créés dans Fabric et maintenus à jour. Les connexions nécessitent un abonnement payant.

Étape 2 : Transcrivez-les

Fabric peut transcrire les contenus audio et vidéo importés, transformant chaque appel en texte que vous pouvez lire et parcourir via la recherche. Les transcriptions sont modifiables, ce qui vous permet de corriger des noms ou des termes propres aux produits. La transcription nécessite un abonnement payant.

Une fois transcrit, un enregistrement devient consultable aux côtés de vos documents et notes, et les questions qui lui sont relatives peuvent être traitées avec des horodatages à l'appui.

Étape 3 : Enregistrez directement les futures réunions dans Fabric

Une fois l'application de bureau installée, lancez un appel dans Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet. Fabric détecte la réunion et vous propose d'en lancer la transcription. Aucun bot ne rejoint l'appel, ainsi les autres participants ne voient aucun invité supplémentaire apparaître.

Pendant l'appel, la transcription s'affiche en temps réel, et vous pouvez y effectuer des recherches ou poser des questions à l'IA pendant même que la réunion se déroule. Les notes que vous avez rédigées avant ou pendant la réunion restent consultables et peuvent être complétées au fil des échanges.

Lorsque la réunion prend fin, Fabric analyse conjointement vos notes et la transcription pour produire un compte-rendu. Pour les réunions en présentiel, démarrez manuellement une note de réunion dans n'importe quelle application Fabric, et le même compte-rendu sera généré lorsque vous l'arrêterez. Les notes de réunion par IA nécessitent un abonnement payant. Consultez Comment prendre des notes de réunion sans qu'un bot ne rejoigne l'appel pour découvrir la configuration requise.

Étape 4 : Organisez les enregistrements pour votre équipe

Une structure simple est très utile lorsque plusieurs personnes ont besoin des mêmes appels. Prévoir un dossier par client ou par projet fonctionne bien, en regroupant les enregistrements, les comptes-rendus et les documents associés. Fabric génère des embeddings, rédige un résumé et extrait les thèmes de chaque élément dès son ajout, tandis que des collections intelligentes peuvent regrouper les appels portant sur un sujet récurrent, comme les discussions tarifaires ou les entretiens d'embauche, sans que personne n'ait à déplacer de fichiers.

Pour donner l'accès à vos collègues, partagez le dossier ou l'espace avec eux et attribuez-leur un rôle : lecteur, commentateur, éditeur ou administrateur. Les rôles et autorisations peuvent être définis au niveau de l'espace et du fichier. Un commentateur peut ajouter des commentaires horodatés sur un enregistrement, ce qui est pratique pour pointer un moment précis.

Étape 5 : Recherchez et posez des questions sur l'ensemble de vos appels

Appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez ce que vous cherchez. La recherche analyse les pistes audio et vidéo transcrites, fait correspondre les éléments par sens et par mot-clé, et vous renvoie directement au repère temporel correspondant. Utilisez des guillemets pour rechercher une expression exacte, comme le nom d'un produit ou un chiffre mentionné par un participant.

Pour les questions qui portent sur plusieurs réunions, ouvrez le dossier et demandez à l'assistant IA. Par exemple, « Qu'a dit le client à propos de la date de lancement lors des trois derniers appels ? » renverra une réponse citant chaque enregistrement avec des horodatages cliquables. Vous pouvez ensuite enregistrer la réponse sous forme de note dans le même dossier.

Foire aux questions

Où devrais-je stocker mes enregistrements Zoom ?

Téléchargez-les depuis Zoom puis importez-les dans Fabric, ou déplacez-les sur le disque virtuel de bureau Fabric. Ils n'occuperont aucun espace sur votre ordinateur et pourront être transcrits et faire l'objet de recherches.

Puis-je regrouper des enregistrements de Zoom, Teams et Google Meet au même endroit ?

Oui. Importez les enregistrements de chaque application dans la même bibliothèque Fabric, et utilisez l'application de bureau pour capturer les futurs appels sur ces trois plateformes.

Puis-je rechercher ce qui a été dit lors d'une réunion enregistrée ?

Oui, une fois celle-ci transcrite. La recherche parcourt la transcription et ouvre l'enregistrement au repère temporel exact. La transcription nécessite un abonnement payant.

Fabric ajoute-t-il un bot à mes réunions ?

Non. L'application de bureau détecte les appels Zoom, Teams et Google Meet et les transcrit sans qu'aucun bot ne rejoigne la réunion.

Le stockage des enregistrements de réunions va-t-il saturer la mémoire de mon ordinateur portable ?

Les fichiers stockés sur le disque de bureau Fabric ne prennent pas d'espace sur votre ordinateur et sont diffusés en streaming dès que vous les ouvrez.

Puis-je partager les enregistrements de réunions avec mon équipe ?

Oui. Partagez le dossier ou l'espace et attribuez un rôle à chaque personne. Les commentateurs peuvent déposer des commentaires horodatés sur l'enregistrement.

Puis-je poser des questions à l'IA sur des réunions passées ?

Oui. Ouvrez le dossier contenant les enregistrements et interrogez l'assistant IA. Il formule ses réponses à partir des transcriptions et cite chaque source avec un horodatage cliquable, ce qui vous permet de réécouter l'extrait d'origine.

Puis-je enregistrer des réunions en présentiel ?

Oui. Lancez manuellement une note de réunion dans n'importe quelle application Fabric. Lorsque vous arrêtez l'enregistrement, Fabric génère un compte-rendu à partir de l'audio et de vos notes.

La transcription des réunions est-elle incluse dans le forfait gratuit ?

Non. La transcription et l'enregistrement des réunions nécessitent un abonnement payant. L'importation de fichiers est incluse dans le forfait gratuit, qui comporte des limites de stockage et de taille de fichier. Consultez les tarifs.