Comment enregistrer les e-mails importants en dehors de votre boîte de réception

Certains e-mails restent importants bien après leur réception. Une offre d'emploi avec le salaire convenu, un propriétaire confirmant les conditions du dépôt de garantie, une réservation de vol, le devis d'un fournisseur, les instructions d'un médecin après une consultation, un client validant une modification par écrit. Dans votre boîte de réception, ils se retrouvent noyés parmi les newsletters, les notifications et les réponses aux fils de discussion, et lorsque vous en avez besoin un an plus tard, vous cherchez à partir d'un nom d'expéditeur dont vous ne vous souvenez qu'à moitié.

Cette page présente les méthodes couramment utilisées pour conserver les e-mails importants, les limites de ces habitudes, et comment enregistrer ceux qui comptent vraiment dans Fabric afin qu'ils soient classés aux côtés des documents auxquels ils se rapportent et puissent être retrouvés grâce à leur contenu.

Comment les gens conservent habituellement les e-mails importants

Ajouter une étoile ou marquer d'un drapeau est la méthode la plus courante. Cela se fait en un clic et laisse l'e-mail à sa place. Avec le temps, la liste des messages marqués s'allonge pour atteindre des centaines d'e-mails d'importance très variable, et tout reste confiné dans la même boîte de réception.

Les libellés et les dossiers offrent une meilleure structure. Beaucoup de personnes en créent quelques-uns, comme Finances, Maison, Travail, et classent les messages manuellement. Ce système fonctionne tant que vous vous y tenez, mais les e-mails restent tout de même séparés des PDF, notes et fichiers traitant du même sujet qui sont stockés ailleurs.

L'impression en PDF et l'enregistrement du fichier dans un espace cloud est l'approche retenue pour les messages les plus importants : contrats, offres, correspondance juridique. Cela permet de sortir l'e-mail de la boîte de réception. Cependant, cela nécessite plusieurs étapes par message, et le PDF enregistré porte souvent un nom du type Re_ Offre_d_emploi.pdf. Les freelances gérant plusieurs clients trouvent souvent qu'il est difficile de faire des recherches dans leurs e-mails lorsqu'ils ont besoin de rassembler tout ce qui concerne un client ou un projet en particulier. L'article Comment retrouver rapidement une ancienne pièce jointe d'e-mail aborde cet aspect de la récupération.

Étape 1 : Transférez les e-mails importants vers Fabric

Chaque compte Fabric dispose de sa propre adresse e-mail. Transférez-lui un e-mail, et le message, ses pièces jointes ou une note que vous y ajoutez seront enregistrés dans votre bibliothèque. L'envoi d'e-mails vers Fabric n'accepte que les messages provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, ce qui empêche des tiers d'envoyer des éléments dans votre bibliothèque. Au sein d'une équipe, vous pouvez approuver des adresses d'expéditeurs supplémentaires.

Cette méthode fonctionne depuis n'importe quel client de messagerie sur n'importe quel appareil, y compris votre téléphone. Lorsqu'un e-mail important arrive, le transférer ne prend que quelques secondes, et vous pouvez ajouter une ligne au début pour expliquer pourquoi vous l'avez enregistré.

Étape 2 : Connectez Gmail ou Outlook

Pour gérer l'ensemble de votre messagerie, Fabric se connecte à Gmail et Outlook. Accédez au marketplace de Fabric, choisissez l'application, cliquez sur Installer, connectez-vous et accordez les autorisations : Fabric confirme ensuite la connexion. Les Connexions nécessitent un forfait payant.

Une fois la connexion de messagerie établie, la recherche et l'assistant IA peuvent explorer vos e-mails ainsi que votre bibliothèque Fabric. Cela couvre les messages que vous n'aviez jamais pensé à transférer, tandis que le transfert reste le moyen idéal de conserver un e-mail spécifique aux côtés de vos propres fichiers.

Étape 3 : Conservez les e-mails à côté des fichiers auxquels ils sont associés

Dès qu'un e-mail se trouve dans Fabric, placez-le dans le dossier correspondant à son sujet. L'e-mail contenant une offre d'emploi rejoint le dossier professionnel avec le contrat signé. Le message du propriétaire concernant le dépôt de garantie se range avec le bail et les photos de l'état des lieux d'entrée. L'approbation d'un client s'intègre dans le dossier de projet de ce client.

Vous n'avez cependant pas besoin de tout classer vous-même. Fabric traite chaque e-mail dès son arrivée : il génère des représentations vectorielles (embeddings) pour que la recherche puisse fonctionner par sens, rédige un résumé, extrait les sujets et suggère des tags. Les collections intelligentes se remplissent automatiquement à partir de ces attributs, ce qui permet à une collection dédiée aux réservations de voyage ou à la correspondance juridique de regrouper les e-mails correspondants sans que vous n'ayez à les déplacer.

Pour les factures et les reçus qui arrivent régulièrement par e-mail, l'article comment enregistrer automatiquement les factures et reçus reçus par e-mail explique comment mettre en place une routine pour ce type de courrier.

Étape 4 : Retrouvez un e-mail grâce à ce qu'il contenait

Appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez l'e-mail. La recherche fonctionne par sens et par mot-clé, et elle lit également le texte à l'intérieur des pièces jointes. Ainsi, une requête comme « e-mail confirmant le remboursement du dépôt sous 30 jours » permet de retrouver le message même si ces termes exacts n'ont pas été employés. Mettez une expression entre guillemets pour une recherche exacte, comme une référence de réservation.

Si vous avez connecté Gmail ou Outlook, cliquez dans le panneau de recherche de connaissances sur l'écran de recherche (à droite sur le web et l'application pour ordinateur, ou dans le volet inférieur sur mobile). Il effectue une recherche conjointe dans Fabric et vos applications connectées, et vous permet de poser des questions de suivi.

Étape 5 : Posez des questions sur ce que vous avez enregistré

Ouvrez un dossier et interrogez l'assistant IA. Dans un dossier de correspondance relatif à l'achat d'un bien immobilier, la question « qu'est-ce que l'agent du vendeur a accepté de réparer avant la signature définitive ? » fournit une réponse citant les e-mails utilisés. L'assistant peut également expliquer un message complexe dans un langage simple, et vous pouvez enregistrer sa réponse sous forme de note.

Vos e-mails enregistrés sont accessibles sur le web, sur les applications de bureau et sur les applications mobiles, ce qui vous permet d'avoir toujours le message sous la main, où que vous soyez, lorsque quelqu'un vous le demande.

Foire aux questions

Comment enregistrer un e-mail en dehors de Gmail ?

Transférez-le à votre adresse e-mail Fabric. Le message et ses pièces jointes sont enregistrés dans votre bibliothèque Fabric, où vous pouvez le classer avec les documents associés.

Puis-je enregistrer des e-mails depuis Outlook ?

Oui. Transférez-les à votre adresse e-mail Fabric depuis Outlook, ou connectez Outlook à Fabric pour que la recherche et l'assistant IA puissent accéder à votre messagerie. Les connexions nécessitent un forfait payant.

N'importe qui peut-il envoyer des e-mails à mon adresse Fabric ?

Non. Elle n'accepte que les e-mails provenant de l'adresse vérifiée de votre compte Fabric. Au sein d'une équipe, vous pouvez approuver des adresses d'expéditeurs supplémentaires.

Les pièces jointes des e-mails sont-elles également enregistrées ?

Oui. Vous pouvez transférer des e-mails, des pièces jointes ou des notes à votre adresse Fabric, et la recherche lit le texte à l'intérieur des documents tels que les PDF.

Comment regrouper les e-mails importants avec les documents associés ?

Transférez l'e-mail vers Fabric et placez-le dans le même dossier que les documents auxquels il se rapporte, comme un contrat ou un bail.

Puis-je effectuer une recherche dans mon Gmail et dans mes fichiers en même temps ?

Oui, si Gmail est connecté. Le panneau de recherche de connaissances et l'assistant IA recherchent à la fois dans Fabric et dans vos applications connectées.

Vaut-il mieux imprimer les e-mails en PDF ou les transférer ?

Le transfert vers Fabric se fait en une seule étape et conserve les pièces jointes avec le message. L'impression en PDF reste utile si vous avez besoin d'une copie figée pour un tiers.

Puis-je retrouver un e-mail enregistré si je ne me souviens plus de l'expéditeur ?

Oui. Décrivez le sujet de l'e-mail et la recherche trouvera les correspondances selon le sens, le nom de l'expéditeur n'est donc pas indispensable. Fabric rédige également un résumé de chaque e-mail enregistré, ce qui facilite le survol de plusieurs résultats potentiels.

De quel forfait Fabric ai-je besoin pour connecter Gmail ou Outlook ?

Les connexions à d'autres applications, y compris Gmail et Outlook, nécessitent un forfait payant. Consultez les tarifs pour savoir ce que comprend chaque forfait.