Comment enregistrer et transcrire des réunions

Une semaine de travail classique peut comprendre plusieurs types de réunions. Il y a l'appel vidéo avec un client, le stand-up sur Teams, le café avec un fournisseur et la discussion dans le couloir qui a débouché sur une décision. Chacune produit des éléments qui méritent d'être conservés, et chacune a tendance à être enregistrée différemment, si tant est qu'elle le soit.

Ce guide présente les méthodes habituelles pour enregistrer et transcrire des réunions, les compromis auxquels les utilisateurs sont confrontés, et la manière d'utiliser Fabric pour les appels en ligne comme pour les réunions en présentiel afin que chaque transcription se retrouve dans un espace unique et consultable.

Comment les réunions sont généralement enregistrées et transcrites

Les plateformes de visioconférence disposent de leurs propres outils d'enregistrement. Zoom, Microsoft Teams et Google Meet peuvent enregistrer des appels et, avec certains forfaits, générer une transcription. Ce que vous obtenez dépend de votre type de compte et des paramètres de votre organisation, et les enregistrements restent cloisonnés au sein de chaque plateforme. Ainsi, une équipe qui utilise les trois se retrouve avec des transcriptions éparpillées à trois endroits différents.

Les services de prise de notes tels qu'Otter ou Fireflies envoient un bot dans la réunion pour enregistrer et transcrire. Ils fonctionnent sur plusieurs plateformes et produisent des résumés soignés. Le bot apparaît dans la liste des participants, ce que certains clients et invités externes trouvent déroutant, sans compter que certaines entreprises bloquent purement et simplement l'accès aux bots inconnus.

Pour les réunions en présentiel, l'application de dictaphone du téléphone est la solution la plus courante. Elle enregistre de manière fiable, mais un fichier audio de quarante minutes est long à réécouter, et la transcription doit provenir d'ailleurs.

Viennent ensuite les notes manuscrites ou dactylographiées. Elles ne retiennent que ce que le rédacteur a jugé important et passent à côté du reste, sans oublier qu'il est difficile d'écrire tout en prenant part à la conversation.

Étape 1 : Installer l'application de bureau

La transcription de réunions dans Fabric passe par l'application de bureau pour Mac, Windows et Linux. Installez-la et connectez-vous. L'enregistrement et la transcription de réunions nécessitent un abonnement payant ; la page des forfaits individuels indique les formules qui l'incluent.

Avant d'enregistrer qui que ce soit, prévenez les autres participants et vérifiez la réglementation en vigueur là où vous vous trouvez. Les exigences en matière de consentement pour les enregistrements varient selon les pays, les régions et les environnements professionnels.

Étape 2 : Transcrire des appels en ligne sans bot

Lancez un appel dans Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet comme vous le feriez d'habitude. Fabric détecte la réunion et propose de démarrer la transcription. Acceptez, et la transcription apparaît en temps réel. Aucun bot ne rejoint l'appel, il n'y a donc aucun participant supplémentaire visible pour les autres. La page notes vocales et de réunion par IA fournit plus de détails sur son fonctionnement.

Pendant la réunion, vous pouvez effectuer des recherches dans la transcription et poser des questions à l'IA à son sujet. C'est pratique lorsque quelqu'un fait référence à un chiffre mentionné dix minutes plus tôt, ou lorsque vous arrivez en retard et souhaitez savoir ce qui a déjà été abordé.

Vous pouvez également prendre des notes avant ou pendant l'appel. Les points de l'ordre du jour, les noms et les questions que vous souhaitez soulever s'affichent à côté de la transcription en direct et peuvent être complétés au fil de la conversation.

Étape 3 : Enregistrer des réunions en présentiel et des mémos vocaux

Pour une réunion autour d'une table, une visite de site ou un entretien, démarrez manuellement une note vocale ou de réunion dans n'importe quelle application Fabric. L'application mobile est le choix le plus pratique lorsque vous n'êtes pas à votre bureau. Placez le téléphone de manière à ce qu'il capte toute la table et arrêtez la note une fois que vous avez terminé.

La même méthode s'applique pour réfléchir à voix haute en marchant ou enregistrer des idées à la fin d'une réunion. L'article Comment enregistrer et transcrire une réunion en présentiel aborde plus en détail la disposition de la pièce et le positionnement du téléphone.

Si vous possédez déjà des enregistrements datant d'avant votre utilisation de Fabric, importez-les. La transcription audio et vidéo prend en charge les fichiers MP3, WAV, M4A, MP4, MOV et WebM, ce qui permet de transcrire et de parcourir des archives d'anciennes réunions aux côtés des nouvelles.

Étape 4 : Examiner le compte-rendu et rechercher d'anciennes réunions

Lorsqu'une réunion se termine, Fabric analyse vos notes ainsi que la transcription pour générer un compte-rendu de la réunion. Lisez-le pendant que la discussion est encore fraîche dans votre esprit et apportez les corrections nécessaires ; les transcriptions peuvent être modifiées.

Chaque transcription est interrogeable. Appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez ce dont vous vous souvenez, comme « quand Priya a dit que le lancement allait être retardé ». La recherche Fabric trouve les passages par le sens et vous amène directement à l'horodatage correspondant. Consultez comment retrouver des propos tenus lors d'une réunion pour en savoir plus.

Pour faire des recherches dans plusieurs réunions à la fois, regroupez-les dans un dossier, ouvrez-le et posez une question à l'assistant IA telle que « qu'a demandé le client au cours de nos quatre derniers appels ? ». Il vous répondra à partir de ce dossier et indiquera les passages précis sur lesquels il s'est appuyé, avec leurs horodatages.

Les comptes-rendus et les transcriptions sont des documents Fabric et peuvent donc être partagés comme n'importe quel autre élément. Partagez une note de réunion avec un collègue en tant que lecteur, commentateur ou éditeur ; il pourra l'ouvrir à partir d'un lien sans avoir besoin de créer de compte s'il ne fait pas partie de votre espace de travail. La section Collaboration détaille les commentaires et l'édition en direct sur les notes partagées.

Il est également utile de dédier un espace aux réunions récurrentes. Un dossier par client ou par projet permet de regrouper les transcriptions associées, ce qui rend les réponses de l'assistant plus ciblées lorsque vous limitez sa recherche à ce dossier. L'utilisation des dossiers reste toutefois facultative : la recherche retrouvera une transcription où qu'elle se trouve.

Foire aux questions

Comment transcrire une réunion sans qu'un bot ne la rejoigne ?

Installez l'application de bureau Fabric et lancez votre appel dans Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet. Fabric détecte la réunion et propose de la transcrire, sans qu'aucun bot ne s'y joigne.

Puis-je enregistrer une réunion en présentiel avec mon téléphone ?

Oui. Démarrez manuellement une note vocale ou de réunion dans l'application mobile Fabric. Lorsque vous l'arrêtez, Fabric génère un compte-rendu à partir de la transcription et des notes que vous avez prises.

La transcription de réunions est-elle gratuite ?

Non. L'enregistrement et la transcription de réunions nécessitent un forfait Fabric payant. Le forfait gratuit comprend les notes et l'importation de fichiers, mais pas la transcription.

Puis-je consulter la transcription pendant la réunion ?

Oui. La transcription apparaît en temps réel, et vous pouvez y effectuer des recherches ainsi que poser des questions à l'IA pendant que l'appel est encore en cours.

Avec quelles applications de réunion Fabric fonctionne-t-il ?

L'application de bureau détecte les réunions dans Zoom, Microsoft Teams et Google Meet. Pour toute autre application, démarrez manuellement une note vocale ou de réunion.

Puis-je transcrire d'anciens enregistrements de réunions ?

Oui. Importez le fichier audio ou vidéo et Fabric le transcrira. Les formats pris en charge incluent MP3, WAV, M4A, MP4, MOV et WebM.

Puis-je faire des recherches dans l'ensemble de mes transcriptions de réunions ?

Oui. La recherche Fabric porte sur l'intégralité des transcriptions et renvoie directement à l'horodatage. L'article Les réunions dans la base de connaissances IA explique comment les équipes utilisent cette fonctionnalité.

Dois-je informer les participants que je transcris la réunion ?

Il est recommandé d'en informer les participants, et c'est une obligation légale dans de nombreuses juridictions. Vérifiez les règles applicables là où vous et les autres participants vous trouvez.