Comment protéger par mot de passe les notes que vous partagez

Les notes sont souvent ce qu'il y a de plus intime et de plus franc dans ce que l'on écrit. Des comptes-rendus de réunion contenant des commentaires sans fard sur un fournisseur, un journal de suivi des rendez-vous médicaux d'un parent partagé entre frères et sœurs, des notes d'entretien d'embauche sur des candidats, le procès-verbal d'une assemblée de copropriétaires mentionnant des noms et des adresses. Elles ne doivent être lues que par un petit groupe de personnes, mais elles sont très faciles à diffuser trop largement, car un simple lien vers des notes a l'air bien inoffensif.

Cette page examine la manière dont les gens partagent habituellement des notes privées, et explique comment rédiger des notes dans Fabric, les verrouiller à l'aide d'un mot de passe et les partager, soit pour collaborer à plusieurs, soit sous la forme d'une page en lecture seule.

Comment les gens partagent habituellement des notes privées

C'est souvent dans les applications de prise de notes sur smartphone que tout commence. Apple Notes, par exemple, permet de verrouiller une note avec un mot de passe ou Face ID, ce qui est parfait pour préserver la confidentialité sur ses propres appareils. Partager ces notes avec une personne utilisant Android ou sur un ordinateur professionnel est une tout autre histoire : on a donc tendance à copier-coller le texte dans un e-mail ou un message, et la note confidentielle devient une copie non protégée.

Les outils collaboratifs comme Google Docs et Notion constituent généralement l'étape suivante. Ils sont conçus pour le partage, avec des invitations par e-mail et de l'édition en temps réel. Les accès sont gérés par le biais de comptes, et lorsqu'un destinataire n'en possède pas, ou que l'invitation est envoyée à la mauvaise adresse, le réflexe rapide consiste à rendre la page accessible à « toute personne disposant du lien » — et c'est à ce moment-là que les notes privées commencent à s'éparpiller dans la nature.

D'autres préfèrent coller leurs notes dans un PDF protégé par mot de passe. Cela verrouille bien le contenu, mais au prix de transformer un document vivant en un fichier figé qu'il faut réexporter à chaque modification. Le guide Notes de réunion : le guide complet explique comment structurer des notes destinées à être fréquemment partagées.

Étape 1 : Rédiger ou rassembler les notes dans Fabric

Créez une note dans Fabric et commencez à écrire, ou collez du texte pour le transformer en note. L'éditeur de notes et documents prend en charge le format Markdown et vous permet de créer des liens vers d'autres fichiers et notes de votre espace de travail. Les notes sont incluses dans le forfait gratuit.

Les notes peuvent aussi provenir d'autres sources. Le scanner d'écriture manuscrite transforme la photo d'une page de carnet en une note structurée tout en conservant la photo d'origine à côté ; c'est gratuit. Une note vocale ou de réunion, qui nécessite un forfait payant, génère un compte-rendu combinant vos notes et la transcription textuelle dès que vous arrêtez l'enregistrement.

Regroupez les notes que vous allez partager dans un même dossier. Les procès-verbaux d'un comité, les notes relatives à un client ou les notes de soins partagées au sein d'une famille forment chacune un dossier tout naturel.

Étape 2 : Verrouiller la note ou le dossier

Faites un clic droit sur la note ou le dossier, ou ouvrez l'élément, cliquez sur le menu à trois points et choisissez « Ajouter une protection par mot de passe ». Saisissez le mot de passe. La protection par mot de passe est disponible avec les forfaits Pro et Team.

Verrouiller le dossier est la solution idéale pour les notes qui s'enrichissent au fil du temps. Un mot de passe appliqué à un dossier protège également les fichiers qui y seront ajoutés par la suite ; ainsi, les notes de réunion du mois prochain seront protégées dès leur création dans ce dossier.

Si seules quelques notes d'un dossier partagé sont sensibles, protégez plutôt ces notes individuellement. Chaque fichier ou dossier peut avoir son propre mot de passe, ce qui permet de laisser les notes générales d'un projet faciles d'accès, tout en demandant un mot de passe restreint pour la note contenant des échanges sur les salaires ou des détails médicaux.

Enregistrez le mot de passe dans un gestionnaire de mots de passe, car il est impossible de le réinitialiser. Toute personne ayant accès à la note protégée doit saisir le mot de passe, et son accès reste valable pendant 6 heures avant qu'il ne lui soit demandé à nouveau.

Étape 3 : Partager les notes avec les personnes concernées

Cliquez sur Partager pour ouvrir la fenêtre de partage et invitez les personnes en leur attribuant le rôle approprié. Les lecteurs peuvent consulter, les commentateurs peuvent surligner du texte et ajouter des commentaires, et les éditeurs peuvent modifier les notes. Les rôles peuvent être définis au niveau de l'espace comme au niveau du fichier : ainsi, un membre de la famille peut modifier les notes de soins, tandis qu'une infirmière à domicile se contente de les lire. La page Rôles et autorisations détaille chaque rôle.

L'accès commentateur convient parfaitement aux notes qui doivent être relues avant validation définitive, comme un projet de procès-verbal. Les membres surlignent la ligne avec laquelle ils ne sont pas d'accord et laissent un commentaire, puis vous marquez chaque commentaire comme résolu une fois la note corrigée, ce qui permet de voir d'un coup d'œil les points restant à traiter.

Les personnes extérieures à votre espace de travail peuvent utiliser un lien partagé sans avoir à créer de compte. L'édition en temps réel, les commentaires et la présence sont détaillés sur la page collaboration. Le guide Comment partager les informations médicales d'un parent entre frères et sœurs illustre un exemple de mise en place au sein d'une famille.

Étape 4 : Publier une version en lecture seule si nécessaire

Parfois, un groupe a simplement besoin de lire les notes sans pouvoir les modifier, comme c'est le cas pour les procès-verbaux de comité transmis à tous les membres. Ouvrez l'onglet Publier dans la fenêtre de partage, cliquez sur « Créer un lien » et donnez-lui un nom. Choisissez si vous souhaitez collecter des statistiques de consultation, autoriser l'indexation par les moteurs de recherche, permettre aux visiteurs de copier les notes dans leur propre espace Fabric, et autoriser les téléchargements. Pour des notes privées, l'indexation doit rester désactivée. La page publier décrit l'ensemble de ces options.

Les liens publiés sont en lecture seule, et toute modification apportée à la note dans Fabric met à jour la version publiée : les corrections parviennent ainsi aux lecteurs sans qu'il soit nécessaire de renvoyer un nouveau lien. Transmettez le mot de passe séparément du lien. Pour le modifier ultérieurement, saisissez l'ancien mot de passe puis choisissez-en un nouveau.

Foire aux questions

Comment partager une note avec un mot de passe ?

Dans Fabric, faites un clic droit sur la note, choisissez « Ajouter une protection par mot de passe », définissez un mot de passe, puis partagez ou publiez la note. Envoyez le mot de passe séparément du lien.

Est-il possible de modifier une note protégée par mot de passe ?

Oui, si vous la partagez avec un accès éditeur. La personne saisit d'abord le mot de passe, puis effectue ses modifications normalement.

Puis-je verrouiller tout un carnet de notes en une seule fois ?

Placez les notes dans un dossier et protégez ce dossier. Le mot de passe s'appliquera à toutes les notes qu'il contient, y compris celles que vous ajouterez plus tard.

Les personnes avec qui je partage des notes doivent-elles avoir un compte Fabric ?

Non. Les personnes externes peuvent accéder aux liens partagés sans avoir besoin de s'inscrire.

Que se passe-t-il si j'oublie le mot de passe de mes notes ?

Il n'y a aucune réinitialisation possible du mot de passe. Conservez-le précieusement dans un gestionnaire de mots de passe.

Combien de temps l'accès reste-t-il actif après la saisie du mot de passe ?

Six heures. Passé ce délai, il sera demandé de le saisir à nouveau.

Puis-je savoir si quelqu'un a lu mes notes publiées ?

Si les statistiques sont activées, les statistiques de liens indiquent les visites avec la date, le lieu et l'appareil utilisé. Pour savoir précisément qui a ouvert la note, transmettez à chaque personne un lien nominatif dédié. Cette fonctionnalité est disponible avec les forfaits Pro et Team.

Puis-je supprimer le mot de passe d'une note ultérieurement ?

Oui. Choisissez de supprimer la protection par mot de passe et saisissez le mot de passe actuel pour confirmer.

Les notes sont-elles gratuites dans Fabric ?

Oui, les notes sont incluses dans le forfait gratuit. La protection par mot de passe nécessite un forfait Pro ou Team. Consultez les tarifs.