Comment protéger par mot de passe les contrats que vous partagez

Les contrats circulent entre les personnes bien plus que la plupart des documents. Un contrat de freelance est envoyé à un client pour révision, un bail fait des allers-retours avec un propriétaire, un contrat de travail passe entre les mains des RH, d'un responsable et d'une nouvelle recrue, et un accord avec un fournisseur est transmis à un comptable en fin d'année. Chaque exemplaire contient des tarifs, des coordonnées bancaires, des adresses personnelles et des conditions dont aucune des parties ne souhaite la divulgation.

Ce guide présente la manière dont les contrats sont généralement envoyés avec un certain niveau de protection, et explique comment conserver des contrats dans un dossier protégé par mot de passe dans Fabric, partager des brouillons pour commentaires et transmettre des versions finales sous forme de liens protégés. Il traite du stockage et du partage des documents ; leur signature constitue une étape distincte.

Comment les contrats sont généralement partagés de manière sécurisée

Les pièces jointes par e-mail restent la méthode par défaut. Un fichier PDF ou DOCX est envoyé, revient avec des modifications, puis repart à nouveau. Certaines personnes ajoutent un mot de passe avec le chiffrement d'Acrobat ou de Word avant l'envoi, ce qui protège cette copie. Cependant, après quelques allers-retours, plusieurs versions se retrouvent dispersées dans différentes boîtes de réception, chacune avec son propre mot de passe ou sans aucun, et retrouver la version finale nécessite de fouiller dans les messages envoyés.

Les plateformes de signature électronique telles que DocuSign gèrent très bien l'étape de signature, et beaucoup peuvent exiger un code d'accès avant que le signataire n'ouvre l'enveloppe. Elles sont toutefois conçues autour de l'obtention d'une signature : les brouillons, lettres d'accompagnement et correspondances qui y ont mené sont donc généralement conservés ailleurs.

C'est souvent sur des disques cloud que finissent les contrats signés, dans un dossier nommé « Contrats » avec des noms de fichiers de qualité variable. Le partage depuis ces services dépend du fait que l'autre partie dispose ou non d'un compte compatible. L'article Comment conserver des documents importants en toute sécurité et faciles à retrouver aborde le volet stockage de manière plus approfondie.

Étape 1 : Conserver les contrats dans un dossier dédié

Créez un dossier pour les contrats, ou un dossier par client ou contrepartie si vous en gérez beaucoup. Glissez-déposez des fichiers PDF et DOCX, cliquez sur Importer un fichier, ou transférez un e-mail avec le contrat en pièce jointe à votre adresse e-mail Fabric. Fabric accepte les e-mails provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, et au sein d'une équipe, vous pouvez approuver des expéditeurs supplémentaires. À mesure que vous enregistrez chaque contrat, vous pouvez ajouter un commentaire ou des tags, tels que le nom de la contrepartie ou le mois de son renouvellement, ce qui facilite l'exploration ultérieure du dossier.

Fabric lit le texte contenu dans chaque contrat, rédige un court résumé et permet d'effectuer des recherches par sens et par mot-clé. Mettez une expression entre guillemets pour une correspondance exacte, par exemple « limitation de responsabilité », et les résultats s'ouvriront directement à la page où elle apparaît. Pour répondre à une question portant sur plusieurs contrats, ouvrez le dossier et interrogez l'assistant IA, qui se limite à ce dossier et cite les contrats utilisés. Il vous oriente vers la clause ; interpréter ce que la clause implique pour vous reste votre rôle ou celui de votre avocat.

Étape 2 : Verrouiller le dossier des contrats

Faites un clic droit sur le dossier des contrats, ou ouvrez-le et cliquez sur le menu à trois points, puis choisissez Ajouter une protection par mot de passe et saisissez un mot de passe. La protection par mot de passe est disponible sur les forfaits Pro et Team.

Le mot de passe défini sur un dossier s'applique également aux fichiers ajoutés ultérieurement, de sorte que les renouvellements du prochain trimestre sont protégés dès leur enregistrement. Si un contrat spécifique nécessite une audience différente, comme un contrat de travail individuel, protégez ce fichier séparément avec son propre mot de passe.

Enregistrez le mot de passe dans un gestionnaire de mots de passe, car aucune réinitialisation n'est possible. Toute personne ayant accès au dossier, y compris les collègues, doit le saisir, et l'accès reste valable 6 heures avant qu'il ne soit de nouveau demandé. Pour une vue d'ensemble de la manière dont Fabric traite les données privées, consultez privé et sécurisé. Il appartient à votre équipe juridique ou de conformité de déterminer si une configuration répond à vos propres obligations de confidentialité.

Étape 3 : Partager les brouillons avec l'autre partie pour commentaires

Lorsqu'un brouillon nécessite une révision, cliquez sur Partager et invitez l'autre partie en tant que commentateur. Elle saisit le mot de passe, surligne le texte qu'elle souhaite aborder et ajoute un commentaire. Vous pouvez marquer chaque commentaire comme résolu au fur et à mesure, ce qui fournit aux deux parties une liste continue des points en suspens. La page des annotations détaille les surlignages et les commentaires.

Pour un client avec lequel vous travaillez régulièrement, créez un espace qui lui est réservé et partagez-le, afin qu'il ne voie que ses propres accords. L'article Comment donner à un client l'accès à ses seuls fichiers explique cette configuration. Les personnes externes peuvent ouvrir les liens partagés sans créer de compte.

Étape 4 : Transmettre le contrat final sous forme de lien protégé

Une fois le contrat finalisé ou signé, publiez-le au lieu de l'envoyer en pièce jointe. Cliquez sur Partager, ouvrez l'onglet Publier et cliquez sur Créer un lien. Nommez le lien, laissez l'indexation par les moteurs de recherche désactivée, déterminez si les visiteurs peuvent le copier dans leur Fabric et activez Autoriser les téléchargements si l'autre partie a besoin de sa propre copie pour ses archives. La page de publication décrit chaque paramètre.

Activez les analyses d'engagement pour voir quand le lien est consulté. Les analyses de liens indiquent les dates, l'emplacement et l'appareil pour chaque lien, mais pas le nom du visiteur ; donnez donc à chaque destinataire son propre lien personnalisé si vous devez savoir qui l'a ouvert.

Envoyez le mot de passe par téléphone ou par SMS, et non dans le même e-mail que le lien. Si vous devez le modifier, saisissez l'ancien mot de passe et choisissez-en un nouveau.

Foire aux questions

Comment envoyer un contrat par e-mail en toute sécurité ?

Au lieu de joindre le fichier, publiez-le depuis un dossier Fabric protégé par mot de passe et envoyez le lien par e-mail. Transmettez le mot de passe séparément, par exemple par SMS.

L'autre partie peut-elle commenter un contrat protégé ?

Oui, si vous le partagez avec les autorisations de commentateur. Une fois le mot de passe saisi, elle peut surligner une clause et y ajouter un commentaire. Les liens publiés sont en lecture seule.

Puis-je rechercher une clause dans l'ensemble de mes contrats ?

Oui. La recherche lit le texte contenu dans les PDF et les documents. Utilisez des guillemets pour une expression exacte, et les résultats s'ouvriront à la page correspondante.

L'IA peut-elle m'indiquer quand un contrat se renouvelle ?

Ouvrez le dossier des contrats et demandez à l'assistant IA ; il répond à partir de ces contrats et cite la source pour que vous puissiez vérifier. L'article Comment suivre les dates de renouvellement traite de ce sujet plus en détail.

L'autre partie a-t-elle besoin d'un compte Fabric pour lire le contrat ?

Non. Les personnes externes peuvent ouvrir les liens partagés et publiés sans créer de compte. Elles ont simplement besoin du lien et du mot de passe, que vous envoyez séparément.

Combien de temps l'accès reste-t-il valide après la saisie du mot de passe ?

Six heures. Après ce délai, le mot de passe doit être saisi à nouveau.

Que faire si je perds le mot de passe de mon dossier de contrats ?

Il n'y a pas de réinitialisation du mot de passe. Conservez-le dans un gestionnaire de mots de passe et envisagez un coffre-fort d'équipe partagé si des collègues en ont également besoin.

La protection par mot de passe nécessite-t-elle un forfait payant ?

Oui, Pro ou Team. Consultez les tarifs pour plus de détails sur les forfaits.