Comment protéger un fichier Excel par un mot de passe

Les feuilles de calcul contiennent les chiffres auxquels les gens font le plus attention. Une fiche de paie pour le comptable, un budget familial avec les soldes bancaires, une liste de clients avec leurs e-mails et numéros de téléphone, un modèle financier partagé avec un acheteur potentiel. Les fichiers Excel sont suffisamment légers pour être joints à n'importe quel message, et c'est précisément pour cela qu'ils se retrouvent dans plus de boîtes de réception que prévu.

Ce guide détaille les options de protection intégrées à Excel ainsi que leurs limites, puis montre comment protéger un fichier Excel par mot de passe dans Fabric et le partager sous forme de lien gérable même après son envoi.

Comment protéger habituellement un fichier Excel par mot de passe

Le chiffrement natif d'Excel est généralement la première étape. Sous Windows, cela se passe dans Fichier, Informations, Protéger le classeur, Chiffrer avec mot de passe ; Excel pour Mac propose une option similaire pour restreindre l'ouverture du fichier. Le classeur demande alors le mot de passe à chaque ouverture, où que finisse la copie. C'est pratique pour une pièce jointe ponctuelle. Les copies envoyées précédemment conservent l'ancien mot de passe, et le modifier implique d'envoyer un nouveau fichier à chaque personne devant toujours y avoir accès.

Excel propose également les options Protéger la feuille et Protéger la structure du classeur, qu'il est facile de confondre avec un verrouillage par mot de passe. Ces paramètres contrôlent ce que les utilisateurs peuvent modifier, comme les cellules verrouillées ou les feuilles masquées. Ils n'empêchent personne d'ouvrir le fichier et d'en lire les chiffres ; ils conviennent donc mieux aux modèles partagés qu'aux données confidentielles.

D'autres habitudes consistent à compresser la feuille de calcul dans une archive chiffrée (zip), ou à la transférer sur Google Sheets pour la partager avec des comptes précis. L'archive protège le fichier pendant le transfert, mais doit être décompressée avant utilisation. Google Sheets conserve une seule copie en direct, mais le destinataire doit posséder un compte Google, et les formules ou la mise en page peuvent être altérées lors de la conversion. L'article Comment organiser ses factures en tant que freelance montre comment les feuilles de calcul accompagnent souvent les documents dont elles font la synthèse.

Étape 1 : Importer la feuille de calcul

Fabric prend en charge les fichiers XLSX et CSV. Glissez-déposez le fichier, collez-le ou cliquez sur Téléverser un fichier. Si vous travaillez dans Excel toute la journée, l'application de bureau Fabric monte Fabric comme un lecteur, ce qui vous permet d'enregistrer le classeur directement dans un dossier Fabric depuis Excel sur Mac, Windows ou Linux.

De nombreuses feuilles de calcul arrivent par e-mail, comme un export bancaire, un rapport de ventes d'un collègue ou la grille tarifaire d'un fournisseur. Transférez l'e-mail à votre adresse e-mail Fabric et la pièce jointe sera enregistrée dans votre bibliothèque. Fabric n'accepte que les e-mails provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, et une équipe peut approuver des expéditeurs supplémentaires.

Si la feuille de calcul est liée à d'autres fichiers, comme des reçus pour une note de frais ou les PDF associés à un bilan comptable, rassemblez-les dans un seul dossier. C'est ce dossier que vous protégerez et partagerez lors des étapes suivantes.

Étape 2 : Verrouiller le fichier avec un mot de passe

Faites un clic droit sur la feuille de calcul, ou ouvrez-la et cliquez sur le menu à trois points, puis choisissez Ajouter une protection par mot de passe. Saisissez un mot de passe. La protection par mot de passe est disponible avec les forfaits Pro et Team.

Fabric ne propose pas de réinitialisation de mot de passe : enregistrez-le donc immédiatement dans un gestionnaire de mots de passe. Une fois configuré, toute personne ayant accès au fichier devra saisir ce mot de passe pour l'ouvrir. L'accès dure 6 heures, après quoi il faut saisir à nouveau le mot de passe.

Pour un classeur récurrent, comme un export mensuel de paie, protéger le dossier s'avère plus simple que de protéger chaque fichier individuellement. Un mot de passe appliqué à un dossier couvre également les fichiers ajoutés ultérieurement : l'export d'avril est ainsi protégé dès que vous l'enregistrez aux côtés de celui de mars. Si vous gérez des feuilles de calcul pour plusieurs clients, attribuez à chaque dossier client son propre mot de passe afin de préserver la confidentialité des chiffres de chacun.

Étape 3 : L'envoyer aux personnes concernées

Cliquez sur Partager. Pour collaborer avec quelqu'un sur la durée, comme un expert-comptable qui examine la feuille chaque mois, partagez-la et choisissez son rôle : lecteur, commentateur ou éditeur. Les personnes externes peuvent utiliser des liens partagés sans créer de compte. La page des rôles et autorisations détaille chaque rôle.

Pour transmettre la feuille de calcul, ouvrez l'onglet Publier et cliquez sur Créer un lien. Nommez le lien, choisissez d'activer ou non les statistiques de consultation, d'autoriser ou non l'indexation par les moteurs de recherche, de permettre aux visiteurs de copier le fichier dans leur propre espace Fabric, et d'autoriser ou non les téléchargements. Un comptable qui doit manipuler les chiffres aura besoin des téléchargements activés. Une personne qui n'a besoin que d'un aperçu n'en aura peut-être pas l'utilité. La page publier fournit plus de précisions sur chaque paramètre.

Transmettez le mot de passe par un canal différent de celui du lien. Si les statistiques sont activées, les statistiques de lien affichent les visites avec la date, l'emplacement géographique et l'appareil utilisé, sans toutefois indiquer le nom du visiteur ; créer un lien nominatif distinct par personne permet de savoir qui l'a ouvert. L'article Comment préparer vos reçus pour votre comptable aborde un cas classique de cette transmission.

Étape 4 : Poser des questions sur les chiffres

L'IA de Fabric peut lire les fichiers XLSX et CSV. Ouvrez le dossier contenant la feuille de calcul et posez une question à l'assistant IA, par exemple pour savoir quel mois a enregistré les dépenses les plus élevées ou comment un total a été obtenu. Il répond à partir des fichiers présents dans ce dossier et les cite en référence ; vous pouvez ensuite enregistrer la réponse sous forme de note à joindre à la feuille de calcul.

Lorsque le mot de passe doit être modifié, par exemple à la fin de la mission d'un prestataire, saisissez l'ancien mot de passe, choisissez-en un nouveau, puis ne le communiquez qu'aux personnes devant conserver l'accès. Pour supprimer la protection, saisissez le mot de passe pour confirmer.

Foire aux questions

Comment protéger un fichier Excel par mot de passe pour empêcher son ouverture ?

Dans Excel, utilisez Chiffrer avec mot de passe. Dans Fabric, importez le fichier, faites un clic droit dessus, choisissez Ajouter une protection par mot de passe, puis partagez ou publiez le lien. Protéger la feuille limite uniquement les modifications.

Quelle est la différence entre Protéger la feuille et un mot de passe ?

Protéger la feuille empêche la modification des cellules verrouillées. Un mot de passe sur le fichier en empêche l'ouverture.

Puis-je partager un fichier Excel sans autoriser son téléchargement ?

Oui. Lors de la publication, désactivez l'option Autoriser les téléchargements. Les visiteurs pourront consulter le fichier publié sans pouvoir le télécharger.

Fabric prend-il également en charge les fichiers CSV ?

Oui. Fabric prend en charge les formats CSV et XLSX, et l'assistant IA peut lire les deux. Les fichiers Google Sheets s'importent via une connexion Google Drive, qui nécessite un forfait payant.

Combien de temps l'accès reste-t-il valide après la saisie du mot de passe ?

Six heures. Passé ce délai, les utilisateurs doivent saisir à nouveau le mot de passe.

Que se passe-t-il si j'oublie le mot de passe ?

Il n'existe aucune option de réinitialisation. Conservez le mot de passe dans un gestionnaire de mots de passe.

Puis-je savoir si mon comptable a ouvert la feuille de calcul ?

Oui, si vous la publiez en activant les statistiques et que vous lui fournissez un lien créé à son nom. Les visites de ce lien apparaîtront avec la date, le lieu et l'appareil. Les statistiques sont disponibles avec les forfaits Pro et Team.

La protection par mot de passe d'Excel est-elle gratuite dans Fabric ?

Non. Elle fait partie des forfaits Pro et Team. L'importation de fichiers est incluse dans le forfait gratuit. Consultez les tarifs.