Comment protéger un document Word par mot de passe

Les documents Word contiennent de nombreux détails confidentiels. Un projet de lettre d'offre mentionnant un salaire, une demande de subvention avant soumission, une lettre de recommandation, un rapport de réclamation pour les RH, le chapitre d'un manuscrit envoyé à un premier relecteur. Ils sont généralement envoyés par e-mail sous forme de pièces jointes DOCX, ce qui signifie que le fichier est accessible à toute personne pouvant consulter cette boîte de réception, immédiatement ou ultérieurement.

Ce guide explique comment verrouiller habituellement un fichier Word, les avantages et les inconvénients de chaque option, ainsi que la méthode pour définir un mot de passe sur un document Word dans Fabric et l'envoyer sous forme de lien.

Comment protéger habituellement un document Word par mot de passe

Word dispose de sa propre fonctionnalité. Sur Windows, elle se trouve sous Fichier, Informations, Protéger le document, Chiffrer avec un mot de passe ; sur Mac, elle se situe sous l'onglet Révision, dans les paramètres de protection du document. Le mot de passe est directement intégré au fichier, de sorte que le document le demande quel que soit l'endroit où il est ouvert. C'est gratuit si vous possédez déjà Word, et la protection suit la pièce jointe. Les difficultés apparaissent plus tard : le mot de passe ne peut pas être modifié sur les copies que vous avez déjà envoyées, et certains destinataires ouvrent les fichiers DOCX dans d'autres applications ou sur un smartphone, où l'ouverture d'un fichier chiffré peut s'avérer complexe.

L'option « Restreindre la modification » de Word est parfois confondue avec un verrouillage par mot de passe. Elle limite ce que les utilisateurs peuvent modifier dans le document, mais ne les empêche pas de le lire ; elle répond donc à un besoin différent.

Une autre solution consiste à téléverser le fichier sur Google Drive ou OneDrive et à restreindre l'accès par lien à des personnes désignées. Cela permet de conserver une copie unique au lieu de plusieurs, bien que le destinataire puisse avoir besoin d'un compte auprès du même fournisseur, et le fichier se retrouve alors sur un disque aux côtés de tous les autres, nécessitant de surveiller les paramètres de partage. L'article Comment stocker des documents importants en toute sécurité en ligne détaille les options plus larges pour les fichiers sensibles.

Étape 1 : Téléverser le document Word

Glissez le fichier DOCX dans Fabric, collez-le ou cliquez sur Téléverser un fichier. Si vous continuez à travailler dans Word sur votre ordinateur, l'application de bureau Fabric intègre Fabric sous forme de lecteur dans le Finder ou l'Explorateur de fichiers, ce qui vous permet d'enregistrer le document directement dans un dossier Fabric.

Si le document vous est parvenu sous forme de pièce jointe à un e-mail, comme un projet de contrat envoyé par un avocat ou une lettre d'un collègue, transférez l'e-mail à votre adresse e-mail Fabric : la pièce jointe arrivera directement dans votre bibliothèque sans passer par votre dossier de téléchargements. Fabric n'accepte que les e-mails envoyés depuis l'adresse vérifiée de votre compte.

Fabric lit le texte contenu dans les fichiers DOCX, ce qui permet d'effectuer des recherches dans le contenu du document. La recherche fonctionne par sens et par mots-clés, ce qui s'avère très utile pour retrouver plus tard le projet qui mentionnait une clause ou un chiffre particulier.

Étape 2 : Ajouter un mot de passe au document

Faites un clic droit sur le document, ou ouvrez-le et cliquez sur le menu à trois points, puis choisissez « Ajouter une protection par mot de passe ». Saisissez le mot de passe. La protection par mot de passe nécessite un forfait Pro ou Team.

Avant de fermer la boîte de dialogue, enregistrez le mot de passe dans un gestionnaire de mots de passe. Fabric ne propose pas de réinitialisation de mot de passe : un mot de passe perdu signifie donc un document verrouillé.

Toute personne ayant accès au document doit désormais saisir le mot de passe pour l'ouvrir, y compris les collègues de votre espace de travail. L'accès reste valable pendant 6 heures, après quoi ils devront le saisir à nouveau. Si vous protégez un ensemble de documents connexes, comme chaque version d'un dossier de financement, conservez-les dans un seul dossier et protégez ce dossier ; les fichiers ajoutés ultérieurement seront couverts par le même mot de passe.

Étape 3 : Partager le document pour relecture

Lorsque quelqu'un doit apporter des retours sur le texte, cliquez sur Partager et invitez-le avec l'autorisation de commentateur. La personne saisit le mot de passe, puis surligne du texte et ajoute un commentaire facultatif, afin que les retours apparaissent directement à côté de la phrase concernée. Vous pouvez marquer chaque commentaire comme résolu une fois traité. La page sur les annotations explique le fonctionnement des surlignages et des commentaires.

Les relecteurs externes peuvent ouvrir un lien partagé sans avoir à créer de compte Fabric. Choisissez le rôle adapté aux besoins : lecteur pour une personne qui a seulement besoin de lire, commentateur pour une personne qui formule des retours. La page Rôles et autorisations décrit chaque rôle.

Étape 4 : Publier la version finale sous forme de lien protégé

Lorsque le document est prêt à être transmis, utilisez plutôt l'onglet Publier. Cliquez sur Créer un lien, nommez-le et choisissez d'activer ou non les statistiques d'engagement, d'autoriser l'indexation par les moteurs de recherche, de permettre aux visiteurs de le copier dans leur Fabric et d'autoriser les téléchargements. Si le destinataire doit modifier le DOCX dans Word par la suite, activez les téléchargements. S'il a seulement besoin de le lire, vous pouvez les laisser désactivés. La page publier détaille l'ensemble des options.

Lorsque les statistiques sont activées, les analyses de liens indiquent les visites sur le lien avec les dates, la localisation et l'appareil utilisé. Les analyses ne révèlent pas l'identité du visiteur ; par conséquent, si plusieurs personnes doivent recevoir le document, transmettez à chacune un lien distinctement nommé.

Transmettez le mot de passe par un canal différent de celui du lien, par exemple par téléphone ou par SMS. Si vous devez le modifier, saisissez l'ancien mot de passe et définissez-en un nouveau. Pour supprimer la protection, saisissez le mot de passe afin de confirmer.

Foire aux questions

Comment définir un mot de passe sur un document Word ?

Dans Word, vous pouvez chiffrer le fichier depuis le paramètre Protéger le document. Dans Fabric, téléversez le DOCX, faites un clic droit dessus, choisissez Ajouter une protection par mot de passe, puis partagez ou publiez le lien.

Puis-je protéger un document Word par mot de passe sur Mac ?

Oui. Word pour Mac propose une option de protection du document sous l'onglet Révision. Fabric fonctionne de la même manière sur Mac, Windows, Linux et le web.

Quelle est la différence entre « Restreindre la modification » et un mot de passe ?

L'option « Restreindre la modification » de Word contrôle ce que les utilisateurs peuvent modifier dans un document. Un mot de passe contrôle leur capacité même à l'ouvrir.

Les relecteurs peuvent-ils commenter un document Word protégé par mot de passe ?

Oui, si vous le partagez avec l'autorisation de commentateur. Ils peuvent surligner du texte et ajouter des commentaires après avoir saisi le mot de passe. Les liens publiés sont en lecture seule.

Puis-je modifier le mot de passe après avoir partagé le document ?

Oui. Saisissez l'ancien mot de passe et définissez-en un nouveau. Le lien ne change pas, seul le mot de passe doit être envoyé à nouveau.

Que se passe-t-il si j'oublie le mot de passe ?

Fabric ne permet pas de réinitialiser le mot de passe. Enregistrez le mot de passe dans un gestionnaire de mots de passe lorsque vous le créez.

La protection par mot de passe dans Fabric nécessite-t-elle un forfait payant ?

Oui. Elle est disponible avec les forfaits Pro et Team. Le téléversement de documents et la publication sont inclus dans le forfait gratuit. Consultez les tarifs.

La personne à qui j'envoie le document doit-elle avoir un compte Fabric ?

Non. Les personnes externes peuvent ouvrir les liens partagés et publiés sans créer de compte. Elles ont simplement besoin du lien et du mot de passe.

Puis-je protéger tout un dossier de documents Word en une seule fois ?

Oui. Ajoutez une protection par mot de passe au dossier. Elle s'appliquera aux documents qu'il contient ainsi qu'à tous ceux ajoutés ultérieurement.