Comment protéger un PDF par mot de passe

Certains PDF nécessitent plus d'attention que d'autres avant de quitter vos mains. Un rapport médical destiné à un nouveau spécialiste, une fiche de paie pour un courtier immobilier, un contrat de location avec vos coordonnées bancaires à la page quatre. Envoyer le fichier sous forme de pièce jointe par e-mail signifie qu'une copie reste indéfiniment dans deux boîtes de réception, et toute personne qui met la main sur le message peut l'ouvrir.

Ce guide présente les méthodes habituelles pour verrouiller un PDF, les compromis qui accompagnent chacune d'elles, et la manière d'ajouter un mot de passe à un PDF dans Fabric et de l'envoyer sous forme de lien que vous pouvez modifier ou révoquer ultérieurement.

Comment protéger généralement un PDF par mot de passe

La méthode classique passe par Adobe Acrobat, qui permet de chiffrer un PDF avec un mot de passe stocké dans le fichier lui-même. Le PDF demande alors le mot de passe dans n'importe quel lecteur qui l'ouvre, ce qui est pratique lorsque le fichier doit voyager en pièce jointe. L'inconvénient est que la protection est intégrée à cette copie spécifique. Si vous souhaitez modifier le mot de passe ou empêcher quelqu'un de l'ouvrir, vous devez créer un nouveau fichier et le renvoyer, et l'ancienne copie fonctionne toujours avec l'ancien mot de passe.

Sur Mac, Aperçu peut faire quelque chose de similaire via Fichier, Exporter, avec une option de chiffrement dans la boîte de dialogue d'exportation. C'est gratuit et rapide pour un document isolé. Les personnes qui ne possèdent aucun de ces deux outils se tournent souvent vers des sites de PDF en ligne gratuits, ce qui implique de téléverser un document sensible vers un service dont on ne sait presque rien, juste pour le verrouiller.

L'autre approche courante consiste à abandonner totalement les mots de passe de fichier pour s'appuyer sur les paramètres de partage de stockage dans le cloud, en restreignant un lien à des comptes désignés. Cela fonctionne bien lorsque le destinataire utilise le même type de compte. Dans le cas contraire, il se heurte à un écran de connexion, et vous finissez par modifier le lien en « toute personne disposant du lien » pour que cela passe. L'article Comment partager des fichiers volumineux en toute sécurité compare ces méthodes plus en détail.

Étape 1 : Ajouter le PDF à Fabric

Glissez le PDF dans l'application web ou de bureau Fabric, collez-le ou cliquez sur Téléverser un fichier. Si vous travaillez depuis le Finder ou l'Explorateur de fichiers, l'application de bureau Fabric monte Fabric comme un lecteur sur Mac, Windows et Linux, ce qui vous permet d'y déposer le PDF comme dans n'importe quel autre dossier.

Une fois importé, Fabric lit le texte afin que vous puissiez faire des recherches à l'intérieur du document plus tard. C'est important pour le genre de PDF que l'on a tendance à verrouiller, comme les relevés bancaires et les rapports, où vous pourriez avoir besoin de retrouver un numéro de référence plusieurs mois après.

Étape 2 : Ajouter une protection par mot de passe

Faites un clic droit sur le PDF, ou ouvrez-le et cliquez sur le menu à trois points, puis choisissez Ajouter une protection par mot de passe. Saisissez un mot de passe. La protection par mot de passe est disponible avec les forfaits Pro et Team.

Il n'y a pas de réinitialisation de mot de passe, veillez donc à enregistrer le mot de passe dans un gestionnaire de mots de passe avant de fermer la boîte de dialogue. À partir de ce moment, toute personne ayant accès au PDF doit saisir le mot de passe pour l'ouvrir. L'accès dure 6 heures, après quoi il lui sera demandé à nouveau.

Si vous protégez plusieurs PDF associés, par exemple une année de relevés bancaires, vous pouvez les placer dans un dossier et protéger le dossier à la place. Un mot de passe sur un dossier s'applique également aux fichiers qui y sont ajoutés ultérieurement.

Étape 3 : Partager ou publier le PDF

Cliquez sur Partager pour ouvrir la fenêtre de partage. Vous avez deux options, et les deux fonctionnent avec un PDF protégé par mot de passe.

Le partage convient à un PDF sur lequel quelqu'un doit travailler avec vous. Vous choisissez un rôle (lecteur, commentateur ou éditeur), et un commentateur peut surligner du texte dans le PDF et ajouter un commentaire, ce qui est pratique pour un contrat ou un rapport nécessitant des réponses à certaines questions. Les personnes extérieures à votre espace de travail peuvent ouvrir un lien partagé sans avoir à s'inscrire. La page rôles et autorisations explique chaque rôle.

La publication convient à un PDF que vous livrez. Ouvrez l'onglet Publier, cliquez sur Créer un lien et configurez le lien : donnez-lui un nom, choisissez de recueillir ou non des analyses d'engagement, d'autoriser ou non l'indexation par les moteurs de recherche, si les visiteurs peuvent le copier dans leur Fabric et s'il faut autoriser les téléchargements. Pour un document privé, laissez l'indexation désactivée ; l'article comment empêcher les moteurs de recherche d'indexer un fichier partagé en explique la raison. Si vous préférez que le PDF reste accessible uniquement derrière le lien protégé, désactivez également les téléchargements. Vous trouverez plus d'informations sur ces options sur la page publier.

Étape 4 : Envoyer le mot de passe séparément et garder le contrôle

Envoyez le lien dans un message et le mot de passe dans un autre, idéalement par un canal différent. Un lien par e-mail et un mot de passe par SMS constituent une combinaison courante.

Si vous avez activé les analyses pour un lien publié, les analyses de liens indiquent les visites sur ce lien avec les dates, l'emplacement géographique et l'appareil utilisé. Les statistiques n'indiquent pas le nom du visiteur ; par conséquent, si vous envoyez le PDF à plusieurs personnes, créez un lien nommé distinct pour chacune d'elles afin de voir lesquels ont été ouverts.

Pour modifier le mot de passe, saisissez l'ancien et choisissez-en un nouveau. Pour supprimer la protection, vous saisissez le mot de passe pour confirmer. Dans les deux cas, le PDF reste accessible via le même lien, il n'est donc pas nécessaire de renvoyer quoi que ce soit.

Foire aux questions

Comment protéger un PDF par mot de passe sans Adobe Acrobat ?

Sur un Mac, Aperçu peut exporter un PDF chiffré. Dans Fabric, téléversez le PDF, faites un clic droit dessus, choisissez Ajouter une protection par mot de passe, puis partagez ou publiez le lien. La protection par mot de passe dans Fabric nécessite un forfait Pro ou Team.

La protection d'un PDF par mot de passe dans Fabric est-elle gratuite ?

Non. La protection par mot de passe est réservée aux forfaits Pro et Team. Le téléversement et la publication de PDF sont inclus dans le forfait gratuit. Consultez la page des tarifs pour plus de détails sur les forfaits.

Que se passe-t-il si j'oublie le mot de passe ?

Il n'y a pas de réinitialisation de mot de passe, un mot de passe oublié ne peut donc pas être récupéré. Enregistrez-le dans un gestionnaire de mots de passe dès que vous le définissez.

Pendant combien de temps peut-on consulter le PDF après avoir saisi le mot de passe ?

L'accès dure 6 heures. Ensuite, le mot de passe doit être saisi à nouveau.

Puis-je changer le mot de passe après avoir envoyé le lien ?

Oui. Saisissez l'ancien mot de passe, puis choisissez-en un nouveau. Le lien reste inchangé, vous n'avez donc qu'à envoyer le nouveau mot de passe.

Puis-je empêcher les personnes de télécharger un PDF protégé par mot de passe ?

Sur un lien publié, les téléchargements sont une option que vous choisissez lors de la création du lien. Laissez « Autoriser les téléchargements » désactivé et les visiteurs pourront consulter le PDF sans pouvoir en enregistrer une copie depuis le lien.

Puis-je savoir si quelqu'un a ouvert le PDF ?

Lorsque les analyses sont activées pour un lien publié, vous visualisez les visites avec les dates, l'emplacement et l'appareil. Attribuez à chaque destinataire son propre lien nommé pour savoir qui l'a ouvert. Les analyses de liens sont disponibles avec les forfaits Pro et Team.

Est-il possible d'ajouter des commentaires sur un PDF protégé par mot de passe ?

Oui, si vous le partagez avec la personne en lui attribuant le rôle de commentateur. Elle saisit le mot de passe, puis peut surligner du texte et ajouter des commentaires. Les liens publiés sont en lecture seule.