Comment protéger un dossier par mot de passe

Protéger les fichiers un par un cesse de fonctionner dès qu'il y en a plus d'une poignée. Un dossier de déclarations de revenus remontant à sept ans, les fichiers du projet d'un client, un dossier RH de dossiers du personnel, les numérisations d'un classeur d'urgence familiale. Ce que les gens veulent, c'est un seul mot de passe sur le dossier, couvrant tout ce qui se trouve à l'intérieur, y compris les fichiers qui n'ont pas encore été créés.

Ce guide présente les méthodes habituelles pour verrouiller un dossier sur un ordinateur ou dans le cloud, et explique comment définir un mot de passe unique sur un dossier dans Fabric et le partager avec les personnes qui en ont besoin.

Comment les gens protègent généralement un dossier par mot de passe

Sur un Mac, la méthode courante est une image disque chiffrée créée dans Utilitaire de disque. Elle crée un volume protégé par mot de passe qui se comporte comme un dossier une fois ouvert. Cela fonctionne bien pour une personne sur une seule machine. Pour le partager, il faut envoyer un fichier image volumineux et le mot de passe, et tout ce qui est ajouté par la suite ne parvient à l'autre personne que si vous renvoyez l'image.

Les utilisateurs de Windows découvrent souvent que les propriétés d'un dossier proposent un chiffrement lié à leur propre compte utilisateur, ou que BitLocker chiffre un lecteur entier. Les deux protègent les fichiers contre quelqu'un d'autre utilisant l'ordinateur. Aucun des deux n'est conçu pour donner un mot de passe à un collègue ou un client, donc les gens se rabattent sur une archive zip protégée par mot de passe créée avec un outil comme 7-Zip. C'est un instantané, et il doit être recréé à chaque modification du dossier.

Les lecteurs cloud résolvent la partie partage. Google Drive et Dropbox vous permettent de partager un dossier avec des personnes désignées, et certains forfaits ajoutent des liens protégés par mot de passe. L'accès est généralement basé sur un compte, ce qui est fiable au sein d'une équipe et moins avec des clients externes. Comment configurer un portail client aborde la question plus large consistant à donner aux clients un endroit pour rassembler leurs fichiers.

Étape 1 : Créer le dossier et le remplir

Créez un dossier dans Fabric et ajoutez des fichiers en les faisant glisser ou en cliquant sur Téléverser un fichier, qui gère un grand nombre de fichiers à la fois. Pour déplacer un dossier existant depuis votre ordinateur, l'application de bureau monte Fabric en tant que lecteur dans le Finder ou l'Explorateur de fichiers, vous permettant ainsi de faire glisser tout le dossier. Les fichiers sur le lecteur ne prennent pas de place sur votre ordinateur et sont diffusés en continu lorsqu'ils sont ouverts.

Tout le contenu du dossier est traité à l'arrivée : Fabric lit le texte dans les documents et les images, rédige un résumé de chaque élément et suggère des balises. Un grand dossier reste consultable sans aucun tri supplémentaire, ce qui importe lorsque le dossier est verrouillé et que vous souhaitez trouver rapidement un fichier une fois à l'intérieur.

Étape 2 : Ajouter le mot de passe au dossier

Faites un clic droit sur le dossier, ou ouvrez-le et cliquez sur le menu à trois points, puis choisissez Ajouter une protection par mot de passe. Saisissez un mot de passe. La protection par mot de passe est disponible sur les forfaits Pro et Team.

Le mot de passe s'applique à l'ensemble du dossier. Les fichiers que vous ajoutez ultérieurement sont protégés automatiquement, de sorte qu'un document numérisé enregistré le mois prochain ou un nouveau livrable déposé par un collègue se trouve derrière le même mot de passe dès le départ.

Fabric ne propose pas de réinitialisation de mot de passe, stockez donc le mot de passe dans un gestionnaire de mots de passe. Toute personne ayant accès au dossier doit le saisir, et l'accès dure 6 heures. Les fichiers individuels à l'intérieur peuvent également avoir leurs propres mots de passe si un document nécessite une audience plus restreinte que le reste du dossier.

Étape 3 : Partager le dossier avec les bonnes personnes

Cliquez sur Partager et invitez des personnes avec un rôle : lecteur, commentateur, éditeur ou administrateur. Les rôles peuvent être définis au niveau de l'espace et du fichier, comme expliqué sous rôles et autorisations. Les personnes externes peuvent utiliser des liens partagés sans s'inscrire à Fabric.

Les rôles et le mot de passe fonctionnent ensemble. Prenons un dossier fiscal familial : votre partenaire pourrait être un éditeur qui ajoute des documents, et votre comptable un lecteur qui ne fait que les consulter. Tous deux saisissent le même mot de passe pour le dossier, et leur rôle détermine ensuite ce qu'ils peuvent faire une fois à l'intérieur. Si quelqu'un doit laisser des commentaires sur des documents particuliers, le rôle de commentateur lui permet de surligner du texte et de commenter.

Lorsque le dossier appartient à un seul client, placez-le dans un espace dédié à ce client et partagez l'espace ; il ne verra que cet espace. Comment limiter les membres de l'équipe à des dossiers clients spécifiques aborde la même idée pour votre propre personnel.

Étape 4 : Publier le dossier sous forme de page protégée

Si le dossier est destiné à la livraison plutôt qu'à la collaboration, publiez-le. Cliquez sur Partager, ouvrez l'onglet Publier et cliquez sur Créer un lien. Un dossier est publié sous la forme d'une page Web, et la modification du dossier dans Fabric met à jour la version publiée. Comment transformer un dossier en site Web explique le fonctionnement de cette page.

Configurez le lien au moment de sa création : un nom, si vous souhaitez recueillir des analyses d'engagement, si vous autorisez l'indexation par les moteurs de recherche, si les visiteurs peuvent le copier dans leur Fabric, et si vous autorisez les téléchargements. La page de publication décrit chaque option. Lorsque les analyses sont activées, les analyses de lien affichent les visites avec la date, l'emplacement et l'appareil pour chaque lien.

Étape 5 : Modifier ou supprimer le mot de passe

Les personnes et les projets évoluent. Pour modifier le mot de passe du dossier, saisissez l'ancien et choisissez-en un nouveau, puis ne le donnez qu'aux personnes qui ont encore besoin d'y accéder. Pour supprimer totalement la protection, par exemple une fois qu'un projet est archivé, saisissez le mot de passe pour confirmer. Le dossier et ses liens restent inchangés tout au long du processus.

Foire aux questions

Comment mettre un mot de passe sur un dossier ?

Dans Fabric, faites un clic droit sur le dossier ou utilisez le menu à trois points, choisissez Ajouter une protection par mot de passe, et saisissez un mot de passe. Cela nécessite un forfait Pro ou Team.

Puis-je protéger un dossier par mot de passe sous Windows sans logiciel supplémentaire ?

Les options intégrées de Windows, à savoir le chiffrement de dossier lié à votre compte utilisateur et BitLocker pour des lecteurs entiers, sont conçues pour protéger les fichiers sur votre propre ordinateur. Pour un dossier que vous souhaitez partager derrière un mot de passe, Fabric vous permet d'en définir un depuis l'application Web ou de bureau.

Les fichiers que j'ajoute ultérieurement sont-ils également protégés ?

Oui. Un mot de passe défini sur un dossier couvre également les fichiers qui y sont ajoutés ultérieurement.

Un fichier situé à l'intérieur d'un dossier protégé peut-il avoir son propre mot de passe ?

Oui. Chaque fichier ou dossier peut avoir son propre mot de passe.

Puis-je partager un dossier protégé par mot de passe avec une personne extérieure à mon équipe ?

Oui. Les personnes externes peuvent ouvrir les liens partagés et publiés sans s'inscrire. Elles saisissent le mot de passe pour voir le contenu.

Combien de temps dure l'accès ?

Six heures après la saisie du mot de passe. Ensuite, il est de nouveau requis.

Que faire si j'oublie le mot de passe du dossier ?

Il n'y a pas de réinitialisation. Conservez-le dans un gestionnaire de mots de passe, idéalement partagé si votre équipe en a besoin.

Quel forfait inclut la protection de dossier par mot de passe ?

Pro et Team. Les forfaits Team ne sont pas tarifés par utilisateur. Voir les tarifs pour équipes.