Comment organiser ses reçus automatiquement

Les reçus se présentent sous trois formes, et chacune finit à un endroit différent. Les tickets de caisse en papier des magasins et des restaurants finissent dans un portefeuille ou un tiroir de cuisine, les reçus reçus par e-mail dorment dans une boîte de réception au milieu des newsletters, et les achats intégrés laissent un écran de confirmation dont vous prenez parfois une capture d'écran. Lorsqu'un comptable vous demande chaque achat de bureau à domicile de l'année dernière, ou qu'un retour nécessite une preuve d'achat, le défi consiste à rassembler ces trois piles.

Ce guide explique comment les gens organisent généralement leurs reçus, là où cela demande le plus d'efforts, et comment envoyer chaque type de reçu dans Fabric pour qu'il soit lu et classé par catégorie dès son arrivée.

Comment les gens organisent généralement leurs reçus

L'enveloppe ou la boîte à chaussures reste courante : une par an, ou une par catégorie si vous êtes discipliné. Cela ne coûte rien. Le papier thermique s'efface, cependant, et retrouver un reçu précis implique de vider l'enveloppe sur la table.

Photographier les reçus avec l'appareil photo du téléphone est l'amélioration habituelle. La photo survit après l'effacement du papier, mais elle atterrit dans la pellicule entre deux photos de famille, et rien n'indique de quel magasin il s'agit ni ce qui a été acheté, à moins de s'en souvenir. Les reçus reçus par e-mail reçoivent un libellé ou un dossier dans Gmail ou Outlook, ce qui permet de les regrouper et de les séparer des photos.

Les applications de notes de frais scannent les reçus et en extraient les totaux, et elles constituent le choix standard pour les dépenses professionnelles nécessitant une approbation. Pour les reçus du quotidien, les garanties et les déclarations fiscales personnelles, beaucoup de gens les trouvent trop complexes pour leurs besoins et se rabattent sur un tableur avec une ligne par reçu. Comment conserver ses reçus pour la période des impôts détaille les documents qu'il convient de garder en premier lieu.

Étape 1 : Capturer les reçus d'où qu'ils viennent

Pour les reçus papier, photographiez-les avec l'application mobile Fabric ou téléversez une photo déjà prise. Pour les reçus dans d'autres applications, utilisez le menu de partage sur iOS ou Android pour envoyer directement un fichier, un lien ou une capture d'écran vers Fabric.

Pour les reçus reçus par e-mail, transférez le message ou le PDF joint à votre adresse e-mail Fabric. Elle accepte les courriers provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, et au sein d'une équipe, vous pouvez approuver des expéditeurs supplémentaires. Comment enregistrer automatiquement les factures et reçus reçus par e-mail vous guide pour intégrer cela dans votre routine.

Si vous avez l'habitude de faire des captures d'écran de vos confirmations de commande, Fabric peut importer automatiquement les captures d'écran depuis iOS et Android. Vous pouvez également configurer l'application mobile pour sauvegarder des dossiers photo spécifiques, afin qu'un album dédié à vos reçus se synchronise sans aucune étape supplémentaire.

Étape 2 : Laisser Fabric lire chaque reçu

Chaque reçu est traité dès son arrivée. Fabric lit le texte dans les photos, les captures d'écran et les PDF, y compris le texte photographié, de sorte que le nom du magasin et les articles figurant sur un ticket froissé deviennent consultables par recherche. Il crée également des embeddings pour que la recherche puisse faire correspondre le reçu par le sens, rédige un court résumé, extrait des attributs tels que le type de contenu et les concepts impliqués, et suggère des tags.

Une photo nommée IMG_4471.jpg peut être résumée comme un reçu de magasin de bricolage pour de la peinture et des pinceaux. Appliquez les tags suggérés qui vous sont utiles, et ajoutez un commentaire lorsque le reçu a besoin de contexte, comme « pour l'appartement en location » ou « déductible ».

Étape 3 : Regrouper les reçus avec des collections intelligentes

Créez une collection intelligente pour chaque catégorie qui compte pour vous : bureau à domicile, santé, déplacements professionnels, réparations de la maison, achats importants avec garantie. Les collections intelligentes se remplissent toutes seules en fonction du contenu, de sorte qu'un reçu de billet de train transféré depuis votre boîte de réception et un ticket de taxi photographié atterrissent tous deux dans les déplacements professionnels.

Un dossier par année fiscale est un ajout judicieux si votre comptable raisonne par années. Les collections traversent alors les années, et les dossiers permettent de garder le dossier de chaque année prêt à être transmis. Les reçus pour les articles sous garantie peuvent être placés dans une collection dédiée, à côté des manuels d'utilisation de ces mêmes produits.

Étape 4 : Retrouver un reçu quand vous en avez besoin

Appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez l'achat. La recherche Fabric lit le texte du reçu et fait correspondre les éléments par le sens, de sorte que « le reçu pour la chaise de bureau » le retrouve sans même le nom du magasin. Mettez un numéro de commande entre guillemets pour une correspondance exacte, et filtrez par tag ou par emplacement pour affiner la liste. Comment retrouver un reçu quand vous en avez besoin pour vos dépenses propose d'autres exemples de recherche.

Ouvrez un dossier de reçus et demandez à l'assistant IA de lister, par exemple, chaque reçu d'un fournisseur particulier cette année. Il répond à partir des reçus de ce dossier et cite chacun d'eux, vous permettant ainsi d'ouvrir l'original pour vérification. Enregistrez la réponse sous forme de note si vous souhaitez disposer d'une liste de travail.

Étape 5 : Partager les bons reçus avec votre comptable

Au moment de transmettre vos documents, partagez le dossier avec votre comptable en tant que lecteur, ou avec le droit d'ajouter des commentaires s'il est susceptible d'avoir des questions. Les personnes externes peuvent utiliser les liens partagés sans créer de compte. Comment préparer vos reçus pour votre comptable détaille ce qu'il faut inclure.

Si vous partagez la gestion administrative du foyer avec quelqu'un, partagez l'espace des reçus avec cette personne en tant qu'éditeur afin que vous puissiez tous les deux y ajouter des éléments. Ses photos et ses e-mails transférés sont lus et résumés de la même manière, et comment partager les documents du foyer avec son partenaire vous donne des idées pour répartir le reste des formalités administratives.

Foire aux questions

Fabric peut-il lire le texte sur la photo d'un reçu ?

Oui. La recherche prend en compte le texte dans les images et les captures d'écran, y compris le texte photographié, de sorte que les reçus peuvent être retrouvés par magasin ou par article.

Comment importer les reçus reçus par e-mail dans Fabric ?

Transférez-les à votre adresse e-mail Fabric. Gmail et Outlook sont également disponibles en tant qu'intégrations, ce qui nécessite un forfait payant.

Fabric classe-t-il les reçus dans des dossiers à ma place ?

Non. Il lit et résume chaque reçu et suggère des tags, puis les collections intelligentes que vous configurez se remplissent automatiquement à partir de là. L'organisation des dossiers reste à votre discrétion.

Puis-je enregistrer des captures d'écran de reçus sans rien faire ?

Oui. Fabric peut importer automatiquement les captures d'écran depuis iOS et Android, et le texte qu'elles contiennent est consultable par recherche.

Comment organiser mes reçus pour les impôts ?

Créez des collections intelligentes pour les catégories utilisées par votre déclaration, ajoutez un dossier par année fiscale si nécessaire, et partagez ce dossier avec votre comptable le moment venu.

Mon comptable peut-il voir mes reçus sans avoir de compte Fabric ?

Oui. Les personnes externes peuvent ouvrir les liens partagés sans s'inscrire, avec le niveau d'autorisation que vous choisissez.

L'IA peut-elle lister mes reçus à ma place ?

Posez la question à l'assistant IA au sein de votre dossier de reçus et il vous répondra en citant chaque reçu, afin que vous puissiez vérifier les originaux avant d'utiliser la liste.

L'organisation des reçus dans Fabric est-elle gratuite ?

Le téléversement de fichiers est inclus dans le forfait gratuit, qui comporte des limites de stockage et une utilisation restreinte de l'IA. Les intégrations telles que Gmail nécessitent un forfait payant ; consultez les tarifs pour plus de détails.