Comment organiser automatiquement les enregistrements de réunions

Les enregistrements de réunions s'éparpillent selon les plateformes. Zoom conserve ses enregistrements à un endroit, Microsoft Teams à un autre, Google Meet les enregistre sur Google Drive, et un appel enregistré sur un téléphone atterrit dans la pellicule photo. Les fichiers portent le nom de l'invitation dans le calendrier et de la date, si bien qu'un enregistrement intitulé Point hebdo, 14 mai ne vous dit rien sur la décision prise à la page trois de l'ordre du jour.

Ce guide explique comment les équipes et les particuliers organisent généralement leurs enregistrements de réunions et pourquoi cette méthode atteint ses limites, puis montre comment importer ces enregistrements dans Fabric afin que chaque réunion soit transcrite, résumée, étiquetée et regroupée par client, projet ou sujet, sans aucun classement manuel.

Comment les enregistrements de réunions sont généralement organisés

L'approche la plus courante consiste à laisser les enregistrements là où la plateforme de réunion les dépose. Cela ne demande aucun effort et fonctionne tant que vous savez de quelle plateforme il s'agit et approximativement de quelle semaine. Entre les réunions Zoom avec des clients, les appels Teams avec une entreprise partenaire et les réunions Meet au sein de votre propre équipe, une simple question (« quand avons-nous validé la date de lancement ? ») peut vous obliger à vérifier à trois endroits différents.

Les robots de prise de notes qui rejoignent les appels génèrent des transcriptions et des résumés, et de nombreuses équipes s'appuient dessus. Les résultats restent cantonnés à cet outil, isolés des documents, des briefs et des fichiers sur lesquels portait la réunion, et certains participants préfèrent ne pas avoir de bot dans la salle.

D'autres équipes prennent des notes dans un document partagé et considèrent l'enregistrement comme une sauvegarde. Les notes ne valent que par la rigueur de la personne qui les rédige, et les décisions consignées dans des documents épars finissent par être rediscutées lorsque personne ne retrouve l'endroit où elles ont été prises. Notes de réunion : le guide complet présente les différents formats de notes si vous préférez cette approche.

Étape 1 : Capturer les nouvelles réunions avec l'application de bureau

Installez l'application de bureau Fabric. Lorsque vous démarrez un appel sur Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, Fabric détecte la réunion et vous propose de lancer la transcription. Aucun bot ne rejoint l'appel. La transcription s'affiche en temps réel, et vous pouvez y effectuer des recherches ainsi que poser des questions à l'IA pendant que la réunion se déroule. La transcription des réunions nécessite un forfait payant.

Les notes que vous rédigez avant ou pendant l'appel restent ouvertes pour être consultées et complétées. À la fin de la réunion, Fabric analyse vos notes ainsi que la transcription pour générer un compte rendu. Pour les réunions en présentiel, démarrez manuellement une note de réunion dans n'importe quelle application Fabric et le même compte rendu sera généré lorsque vous l'arrêterez. Comment prendre des notes de réunion sans qu'un bot ne rejoigne l'appel détaille cette procédure.

Étape 2 : Importer les enregistrements que vous possédez déjà

Téléchargez vos anciens enregistrements depuis vos plateformes de réunion et importez-les, ou glissez-déposez-les. Fabric transcrit les vidéos MP4, MOV et WebM ainsi que les fichiers audio MP3, WAV et M4A, et les transcriptions sont interrogeables et modifiables.

Si vos enregistrements sont stockés sur Google Drive, une connexion Google Drive intègre ces fichiers dans Fabric grâce à une synchronisation bidirectionnelle, afin que les futurs enregistrements sauvegardés à cet endroit soient ajoutés sans téléversement manuel. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Étape 3 : Laisser Fabric résumer et étiqueter chaque réunion

Chaque enregistrement est traité dès son arrivée. Fabric crée des plongements vectoriels (embeddings) afin que la recherche puisse le retrouver par le sens, rédige un résumé, extrait des attributs tels que le type de contenu et les sujets abordés, et suggère des tags. Un enregistrement intitulé Appel avec Dana est décrit par les points qui y ont été traités (par exemple, les conditions de renouvellement et un retard d'intégration), ce qui facilite grandement le survol d'une liste.

Acceptez les tags suggérés pertinents et ajoutez des tags pour les éléments qu'une transcription ne peut révéler à elle seule, comme l'étape de la transaction ou le responsable du compte. Un commentaire ajouté au moment de l'enregistrement est idéal pour préciser le contexte, par exemple « suivi promis pour vendredi ».

Étape 4 : Regrouper les réunions grâce aux collections intelligentes

Créez des collections intelligentes selon la façon dont vous consultez vos réunions : une par client, une pour les entretiens de recrutement, une pour les retours clients sur les produits. Elles s'alimentent d'elles-mêmes en fonction du contenu, si bien qu'un nouvel appel au cours duquel un client évoque son renouvellement rejoint automatiquement sa collection, sans intervention manuelle.

Une collection d'entretiens de recrutement illustre parfaitement cette utilité. Tous les appels d'un candidat, du premier tri jusqu'au panel final, sont rassemblés dans une seule vue avec le résumé de chacun, permettant au responsable du recrutement de parcourir la liste avant la réunion de décision au lieu d'ouvrir chaque enregistrement. Le même appel peut également figurer dans une collection dédiée au poste concerné.

Pour le travail avec les clients, un espace par client permet de regrouper leurs enregistrements avec leurs autres fichiers, et vous pouvez partager cet espace avec le client afin qu'il n'ait accès qu'à ses propres documents. Les espaces, les dossiers et la vue kanban sont facultatifs ; la recherche fonctionne sur l'ensemble du contenu dans tous les cas.

Étape 5 : Retrouver ce qui a été dit et repérer des tendances

Appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) ou cliquez sur Rechercher et saisissez ce dont vous vous souvenez. La recherche Fabric couvre les réunions transcrites et les résultats renvoient directement au repère temporel, vous permettant de réécouter l'instant précis où quelqu'un a validé le nouveau calendrier. Utilisez des guillemets pour rechercher une expression exacte.

Ouvrez un dossier de réunions et posez à l'assistant IA des questions transversales, telles que « quelles objections ont été soulevées lors des appels commerciaux de ce trimestre ? ». Les réponses citent les enregistrements avec des horodatages cliquables, et vous pouvez enregistrer une réponse sous forme de note. Comment identifier les thèmes récurrents dans vos réunions montre cela en pratique.

Foire aux questions

Comment organiser automatiquement les enregistrements Zoom ?

Enregistrez les nouveaux appels Zoom avec l'application de bureau Fabric, ou importez vos anciens enregistrements. Chacun bénéficie d'une transcription et d'un compte rendu, d'un résumé, de sujets et de tags suggérés, et les collections intelligentes les regroupent. La transcription nécessite un forfait payant.

Fabric a-t-il besoin qu'un bot rejoigne mes réunions ?

Non. L'application de bureau détecte les appels Zoom, Microsoft Teams et Google Meet et les transcrit sans qu'aucun bot ne rejoigne la réunion.

Puis-je organiser des enregistrements de réunions en présentiel ?

Oui. Démarrez manuellement une note de réunion dans n'importe quelle application Fabric et, lorsque vous l'arrêtez, Fabric en rédige le compte rendu et la traite comme n'importe quel autre enregistrement.

Comment retrouver les propos tenus par quelqu'un lors d'une réunion passée ?

Faites une recherche. Les réunions transcrites sont interrogeables et les résultats vous amènent directement au repère temporel. Comment retrouver ce que quelqu'un a dit lors d'une réunion fournit plus de détails.

Fabric classe-t-il automatiquement les enregistrements dans les dossiers des clients ?

Non. Il résume, étiquette et suggère des tags, et les collections intelligentes que vous configurez se remplissent automatiquement à partir de ces données. Vos dossiers et espaces restent organisés tels que vous les avez agencés.

Puis-je importer d'anciens enregistrements de réunions ?

Oui. Importez des fichiers MP4, MOV, WebM, MP3, WAV ou M4A et Fabric les transcrira avec un forfait payant.

Mon équipe peut-elle partager une bibliothèque d'enregistrements de réunions ?

Oui. Partagez un espace ou un dossier avec vos collaborateurs et attribuez des rôles (lecteur, commentateur, éditeur ou administrateur). Consultez les forfaits pour les équipes.

Puis-je poser des questions à l'IA pendant une réunion ?

Oui. Pendant que l'application de bureau effectue la transcription, vous pouvez faire des recherches dans la transcription en direct et poser des questions à l'IA à son sujet.