Comment organiser vos e-mails automatiquement

La plupart des boîtes de réception contiennent deux types d'e-mails. Il y a le flux quotidien de messages que vous lisez une fois et archivez, et il y a un ensemble plus restreint dont vous aurez à nouveau besoin : une confirmation de vol, l'e-mail dans lequel un fournisseur a accepté un tarif, un calendrier scolaire, ou le numéro d'une newsletter contenant un lien à conserver. Ce second ensemble se retrouve enfoui sous le premier, et les libellés ou dossiers ne sont utiles que si quelqu'un prend la peine de les appliquer sur le moment.

Ce guide présente les méthodes habituelles de tri des e-mails, les points qui demandent le plus d'attention, et la manière d'envoyer les messages que vous souhaitez conserver dans Fabric afin que chacun soit décrit et regroupé selon son contenu.

Comment les e-mails sont généralement organisés

Les utilisateurs de Gmail s'appuient sur les libellés et les filtres, et ceux d'Outlook sur les dossiers et les règles. Un filtre qui applique un libellé à tout ce qui provient d'une compagnie aérienne précise ou qui tague les messages contenant « facture » dans l'objet ne prend que quelques minutes à configurer et s'exécute ensuite en toute discrétion. Les règles vérifient les conditions que vous avez définies (un expéditeur, un objet, un mot-clé), si bien qu'une réservation provenant d'une adresse inconnue ou un message rédigé différemment de ce que vous attendiez passe entre les mailles du filet.

D'autres ajoutent une étoile ou un indicateur aux e-mails importants et se fient à la recherche de leur boîte de réception. La recherche fonctionne bien pour les messages récents lorsque vous vous souvenez du nom de l'expéditeur ou d'un mot exact. Elle devient plus difficile des mois plus tard, lorsque vous ne vous rappelez que vaguement du sujet de l'e-mail, et les pièces jointes ajoutent un niveau supplémentaire dans lequel fouiller.

Une troisième habitude consiste à copier la partie utile d'un e-mail dans une application de prise de notes ou à enregistrer une pièce jointe sur un espace de stockage cloud. Cela place les détails importants à côté des tâches associées, mais au prix d'une étape manuelle à chaque fois, et le message d'origine ainsi que sa pièce jointe finissent souvent dans des endroits différents.

Étape 1 : Préparez votre adresse e-mail Fabric

Chaque compte Fabric dispose de sa propre adresse e-mail pour enregistrer des éléments. Vous pouvez lui transférer des e-mails, des pièces jointes ou des notes depuis n'importe quel client de messagerie, sur ordinateur ou sur téléphone. Par mesure de sécurité, elle n'accepte que les e-mails provenant de l'adresse vérifiée de votre compte Fabric. Au sein d'une équipe, vous pouvez approuver d'autres adresses d'expéditeurs afin que vos collègues puissent transférer des éléments dans le même espace de travail. La page e-mail vers Fabric détaille cette fonctionnalité plus en profondeur.

Ajoutez l'adresse à vos contacts pour qu'elle se complète automatiquement. Le transfert ne prend alors que quelques secondes, ce qui est précieux lorsque vous le faites depuis un téléphone entre deux réunions.

Étape 2 : Transférez les e-mails que vous souhaitez conserver

Transférez les messages au fur et à mesure de leur arrivée, ou traitez vos e-mails en attente en une seule fois en transférant les fils que vous avez marqués d'une étoile. Fabric identifie le type de contenu, de sorte qu'un e-mail est enregistré comme un e-mail et qu'un PDF joint est enregistré comme un fichier dont le texte peut faire l'objet d'une recherche. Les factures et reçus constituent un bon point de départ ; le guide comment enregistrer automatiquement les factures et reçus reçus par e-mail décrit cette procédure étape par étape.

Ajoutez une ligne de votre cru au-dessus du message transféré si la raison pour laquelle vous le conservez n'est pas évidente à la simple lecture de l'e-mail, par exemple « tarif convenu pour le tirage du T3 ». Ce commentaire accompagne l'élément enregistré.

Étape 3 : Découvrez comment Fabric décrit chaque e-mail

Chaque e-mail transféré est traité dès sa réception. Fabric génère des intégrations vectorielles (embeddings) pour que la recherche puisse le retrouver par son sens, rédige un court résumé, extrait des attributs tels que le type de contenu et les sujets abordés, et suggère des tags. Un long fil de discussion concernant la réservation d'un lieu peut être résumé en une phrase reprenant la date, l'acompte et la personne qui l'a confirmé, ce qui est bien plus rapide à parcourir que l'intégralité des échanges.

Appliquez les tags suggérés qui correspondent à votre façon d'envisager le message. Les tags fonctionnent à travers tous les dossiers, si bien qu'un e-mail peut être tagué à la fois avec le nom d'un client et « contrats » sans être enregistré deux fois.

Étape 4 : Laissez les collections intelligentes regrouper les e-mails associés

Configurez des collections intelligentes pour les types d'e-mails que vous conservez : réservations de voyage, confirmations de commande, avis scolaires, contrats de fournisseurs. Chaque collection s'enrichit automatiquement en fonction du contenu : ainsi, la confirmation d'un hôtel où vous n'êtes jamais allé auparavant atterrit tout de même dans les réservations de voyage. Pour les parents confrontés à un flot d'e-mails de l'école, l'article comment éviter que les e-mails de l'école ne se perdent dans votre boîte de réception peut s'avérer un complément utile.

Puisque les e-mails enregistrés se trouvent dans la même bibliothèque que vos fichiers et notes, une collection peut les combiner. Une collection de projet peut ainsi rassembler le brief du client sous forme de PDF, vos notes de réunion et le fil d'e-mails où le périmètre a été modifié. Vous pouvez également ajouter des dossiers et des espaces si vous préférez une structure fixe, bien que rien de tout cela ne soit obligatoire.

Étape 5 : Recherchez et posez des questions sur vos e-mails

Appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez le message. La recherche Fabric lit les e-mails transférés et leurs pièces jointes, si bien que « l'e-mail où le propriétaire a accepté de réparer la chaudière » permet de le retrouver sans même connaître le nom du propriétaire. L'utilisation de guillemets offre une correspondance exacte pour les numéros de commande ou les codes de référence. L'article Comment retrouver rapidement une ancienne pièce jointe d'e-mail contient plus de précisions sur les pièces jointes.

Pour accéder au reste de votre boîte de réception, connectez Gmail ou Outlook depuis le marketplace de Fabric. Une connexion permet à la recherche et à l'assistant IA d'intégrer votre boîte de messagerie en plus de ce qui est enregistré dans Fabric. Cliquez dans le panneau de recherche de connaissances sur l'écran de recherche pour explorer conjointement Fabric et les applications connectées, et poser des questions complémentaires. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Foire aux questions

Comment enregistrer un e-mail dans Fabric ?

Transférez-le à votre adresse e-mail Fabric depuis l'adresse vérifiée de votre compte. Les pièces jointes et les notes peuvent être envoyées de la même manière.

D'autres personnes peuvent-elles transférer des e-mails vers mon Fabric ?

Uniquement depuis les adresses que vous approuvez. Fabric accepte les e-mails provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, et au sein d'une équipe, vous pouvez ajouter d'autres expéditeurs.

Le contenu des pièces jointes d'e-mails est-il indexé dans la recherche de Fabric ?

Oui. Les pièces jointes sont enregistrées sous forme de fichiers, et la recherche prend en compte le texte à l'intérieur des PDF, des documents et des images, y compris le texte photographié.

Fabric classe-t-il mes e-mails dans des dossiers ?

Non. Il résume chaque e-mail, extrait des attributs et suggère des tags, puis les collections intelligentes que vous avez configurées se remplissent automatiquement à partir de ces informations. Vous gardez la main sur vos dossiers.

Fabric peut-il se connecter à Gmail ou Outlook ?

Oui. Les deux sont disponibles en tant que connexions dans le marketplace de Fabric. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Cette solution remplace-t-elle les libellés Gmail ou les règles Outlook ?

Elle fonctionne en complément. Les règles continuent de trier votre boîte de réception, tandis que les e-mails que vous transférez vers Fabric sont regroupés par contenu avec vos fichiers et vos notes.

Puis-je transférer des e-mails depuis mon téléphone ?

Oui. Le transfert fonctionne depuis n'importe quel client de messagerie sur n'importe quel appareil, et vous pouvez également utiliser la feuille de partage sur iOS ou Android pour envoyer du contenu vers Fabric.

De quel forfait Fabric ai-je besoin pour connecter Gmail ou Outlook ?

Les connexions à d'autres applications, y compris Gmail et Outlook, ne sont pas disponibles avec le forfait gratuit. La page Forfaits et tarifs détaille les options payantes.