Comment organiser vos documents automatiquement

Une bibliothèque de documents reste rarement ordonnée bien longtemps. Des fichiers Word nommés Document1.docx côtoient un export Markdown issu d'un ancien outil, trois copies d'une proposition portent des noms légèrement différents, et une série de PDF conserve le nom attribué par le système de l'expéditeur. Trier tout cela manuellement implique d'ouvrir chaque fichier pour voir de quoi il s'agit, de décider de son emplacement et de répéter ce choix pour chaque nouvel arrivage.

Ce guide examine la manière dont les documents sont habituellement organisés, les aspects où chaque approche exige le plus d'entretien, et comment configurer Fabric pour que les documents soient décrits et regroupés à partir de leur contenu dès leur ajout.

Comment les documents sont habituellement organisés

La solution par défaut est une arborescence de dossiers dans Google Drive, OneDrive ou Dropbox, avec un dossier par projet, client ou année, complétée de sous-dossiers au fil du temps. Les dossiers sont simples à comprendre et faciles à partager. En revanche, ils exigent un choix à chaque enregistrement, et un document qui a sa place dans deux emplacements (un contrat faisant également office de justificatif de paiement, par exemple) finit dans l'un d'eux ou dupliqué dans les deux.

Une convention de nommage constitue généralement l'étape suivante : une date au début, un code client, un numéro de version. Les conventions de nommage des fichiers fonctionnent bien lorsqu'une seule personne rigoureuse gère l'ensemble des fichiers. Mais les documents provenant de tiers conservent leur nom d'origine, et le renommage est la première chose que l'on délaisse lors des semaines chargées.

Certaines équipes transfèrent leurs documents dans Notion ou un wiki et y ajoutent manuellement des propriétés, telles que le type, le propriétaire ou le statut. Le résultat est un tableau personnalisable et triable, mais chaque propriété est un champ que quelqu'un doit renseigner, et le tableau perd vite de sa cohérence dès que cette habitude se perd. La recherche locale dans Spotlight ou Windows Search permet de trouver des fichiers par leur nom et parfois par leur texte, bien qu'elle ne couvre que l'ordinateur sur lequel elle s'exécute.

Étape 1 : Placez vos documents là où Fabric peut les lire

Glissez-déposez un dossier de documents dans Fabric, collez des fichiers ou cliquez sur « Importer un fichier » dans l'application web ou de bureau. L'importation prend en charge de grands volumes de fichiers simultanément, ce qui permet de transférer une archive entière en une seule fois. Fabric prend en charge les fichiers DOCX, TXT, Markdown, HTML et JSON, les PDF, les présentations PPT et PPTX, ainsi que les feuilles de calcul CSV et XLSX.

Si vous préférez continuer à travailler dans le Finder ou l'Explorateur de fichiers, l'application de bureau Fabric monte Fabric sous forme de disque virtuel sur Mac, Windows et Linux. Enregistrer un document sur ce disque l'ajoute directement dans Fabric, et les fichiers n'occupent aucun espace sur votre ordinateur tant que vous ne les ouvrez pas.

Les documents stockés dans Google Drive peuvent être intégrés via une connexion. Google Drive se synchronise de manière bidirectionnelle : ses fichiers sont donc créés dans Fabric et les modifications apportées d'un côté comme de l'autre sont répercutées. Les pages Google Docs, Google Slides, Google Sheets et Notion s'intègrent également via des connexions, qui nécessitent un forfait payant.

Étape 2 : Vérifiez les éléments analysés par Fabric pour chaque document

Chaque document est traité dès son arrivée. Fabric génère des représentations vectorielles (embeddings), ce qui permet à la recherche de trouver le fichier par son sens, et rédige un court résumé de son contenu. L'outil extrait également des attributs tels que le type de contenu, les concepts et les thématiques abordés, puis suggère des tags en fonction du contenu.

Ouvrez quelques fichiers pour constater le résultat. Document1.docx peut s'avérer être un projet d'accord fournisseur concernant des conditions de livraison, et le résumé vous l'indique sans avoir à lire le texte. Appliquez les tags suggérés pertinents, ou ajoutez vos propres termes ainsi qu'un commentaire. Les tags fonctionnent à travers tous les dossiers : un même document peut donc en comporter plusieurs sans avoir à être dupliqué.

Étape 3 : Configurez des collections intelligentes pour vos regroupements fréquents

Une collection intelligente s'alimente automatiquement en fonction du contenu. Créez-en une pour chaque type de document que vous recherchez souvent (propositions, politiques internes, ordres du jour de réunions ou synthèses de recherche) et les documents correspondants y apparaîtront dès leur importation. Une proposition enregistrée le mois prochain rejoindra la collection des propositions sans que personne n'ait besoin de la classer.

Les collections fonctionnent en parallèle de vos dossiers. Un document peut se trouver dans un dossier client tout en apparaissant dans une collection regroupant l'ensemble des contrats signés de tous les clients — une vue transversale qu'une simple arborescence de dossiers permet difficilement d'offrir. Commencer avec deux ou trois collections est une bonne approche ; ajoutez-en d'autres dès que vous constatez que vous recherchez régulièrement le même type de fichier.

Étape 4 : N'ajoutez que la structure dont vous avez besoin

Les dossiers, espaces, tags, vues kanban et toiles sont tous facultatifs dans Fabric, et la recherche fonctionne parfaitement sans eux. Beaucoup d'utilisateurs conservent quelques dossiers de premier niveau (clients, administratif, personnel) et s'en remettent aux collections et à la recherche pour le reste. Le guide Comment organiser ses fichiers numériques détaille davantage la structure des dossiers si vous souhaitez une arborescence plus complète.

Pour les documents qui passent par différentes étapes, comme les ébauches en attente de validation, passez le dossier en vue kanban avec une colonne par étape. Le retour à une vue en liste ne déplace aucun fichier.

Étape 5 : Retrouvez vos documents grâce à leur contenu

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez le document. La recherche Fabric fonctionne par similarité sémantique et par mots-clés, et lit le texte à l'intérieur de chaque fichier. Ainsi, une requête comme « checklist d'intégration pour prestataires » le retrouve, quel que soit le nom du fichier. Mettez les mots entre guillemets pour une correspondance exacte, et filtrez par tag, emplacement ou type d'élément pour affiner la liste.

Lorsque vous avez un document pertinent sous les yeux et que vous en cherchez d'autres similaires, sélectionnez-le et lancez une recherche par similarité. Pour obtenir une réponse tirée d'un ensemble de documents, ouvrez le dossier et interrogez l'assistant IA. Il restreint ses recherches à ce dossier, cite les documents utilisés, et vous permet d'enregistrer la réponse sous forme de note.

Foire aux questions

Fabric classe-t-il automatiquement mes documents dans des dossiers ?

Non. Fabric génère un résumé, extrait des attributs et suggère des tags pour chaque document, et les collections intelligentes que vous configurez se remplissent automatiquement à partir de ces informations. Vos dossiers restent organisés tels que vous les avez laissés.

Quels formats de documents Fabric peut-il lire ?

Les fichiers DOCX, TXT, Markdown, HTML et JSON, les PDF, les diapositives PPT et PPTX, ainsi que les feuilles de calcul CSV et XLSX. Les pages Google Docs et Notion s'intègrent via des connexions, qui nécessitent un forfait payant.

Puis-je conserver mon arborescence de dossiers actuelle ?

Oui. Importez vos dossiers tels quels et Fabric traitera les documents qu'ils contiennent. Les collections intelligentes et les tags vous offrent des vues complémentaires sans rien déplacer.

Qu'advient-il des documents que j'ajoute plus tard ?

Ils sont traités de la même manière dès leur arrivée et apparaissent dans toute collection intelligente dont ils remplissent les critères.

Comment retrouver un document si je ne me souviens plus de son nom de fichier ?

Décrivez ce qu'il contient. La recherche s'appuie sur le sens aussi bien que sur les mots-clés, et les résultats s'ouvrent directement à la bonne page. Consultez le guide Comment retrouver un fichier quand on a oublié son nom pour découvrir d'autres méthodes.

Puis-je organiser des documents Google Drive sans les retirer de Drive ?

Oui. Grâce à la connexion Google Drive, les fichiers restent dans Drive tout en étant créés dans Fabric, les modifications étant synchronisées dans les deux sens. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Puis-je annoter des documents une fois qu'ils sont dans Fabric ?

Oui. Vous pouvez surligner et commenter du texte dans les documents et les PDF, et consulter les PDF en mode lecture.

Puis-je tester cela avec le forfait gratuit ?

Le forfait gratuit comprend l'importation de fichiers, les notes et une utilisation limitée de l'IA, avec des limites de stockage et de taille de fichier. Les connexions à des applications comme Google Drive nécessitent un forfait payant. La page Forfaits et tarifs en présente tous les détails.