Comment organiser vos contrats automatiquement

Les contrats arrivent de toutes parts. Un accord de confidentialité (NDA) revient signé via un service de signature électronique, un fournisseur envoie ses conditions générales sous forme de pièce jointe PDF, le bail commercial est un scan datant de plusieurs années, et un contrat de freelance a été rédigé sous Word puis signé sur papier. Chacun reste là où il a atterri, et la question qui finit inévitablement par se poser (quels contrats se renouvellent automatiquement, ou à qui avons-nous promis l'exclusivité ?) implique de les ouvrir un par un.

Ce guide explique comment les petites entreprises et les équipes organisent habituellement leurs contrats, là où ces méthodes demandent le plus d'efforts, et comment configurer Fabric pour que chaque contrat soit analysé et regroupé par type, tout en permettant d'interroger l'ensemble des documents.

Comment les contrats sont généralement organisés

La configuration la plus courante est un dossier partagé avec un sous-dossier par contrepartie, accompagné d'une convention de nommage du type date, partie et type de contrat. C'est économique et familier. Les contrats signés via une plateforme de signature électronique restent souvent dans les archives de cette plateforme, et les pièces jointes restent dans la boîte de réception où elles sont arrivées, de sorte que le dossier ne contient que certains accords et pas d'autres.

De nombreuses équipes ajoutent un registre des contrats : une feuille de calcul listant chaque accord avec ses parties, sa date de début, sa date de renouvellement et son préavis. Un registre rend les renouvellements visibles, à condition que quelqu'un lise chaque nouveau contrat et remplisse la ligne correspondante. L'article Comment suivre les dates de renouvellement aborde cet aspect plus en détail.

Les organisations plus grandes utilisent des logiciels de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) intégrant la rédaction, les flux de validation et l'extraction de champs. Ces outils conviennent aux équipes juridiques internes disposant du temps nécessaire pour les configurer. Pour une plus petite entreprise, la mise en place et le coût dépassent souvent les besoins réels, et la feuille de calcul faisant office de registre reste utilisée.

Étape 1 : Rassembler tous les contrats dans une seule bibliothèque

Glissez-déposez les contrats existants dans Fabric ou cliquez sur Importer un fichier ; le téléchargement prend en charge un grand nombre de fichiers à la fois, ce qui permet d'importer tout un dossier d'archives en une seule fois. Fabric lit les fichiers PDF et DOCX, et les contrats scannés fonctionnent également car la recherche prend en compte le texte photographié.

Pour les accords qui arrivent par e-mail, transférez le message ou la pièce jointe à votre adresse e-mail Fabric. Elle accepte les courriers provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, et au sein d'une équipe, vous pouvez approuver d'autres expéditeurs afin que toute personne gérant des contrats puisse les transférer. Si votre dossier de contrats se trouve déjà dans Google Drive, une connexion le synchronise avec Fabric de manière bidirectionnelle. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Étape 2 : Laisser Fabric lire et résumer chaque contrat

Chaque contrat est traité dès son arrivée. Fabric crée des représentations vectorielles (embeddings) pour que la recherche puisse faire correspondre le document par son sens, rédige un bref résumé, extrait des attributs tels que le type de contenu et les concepts abordés, et suggère des tags. Un contrat de prestation de services de douze pages peut être résumé comme un contrat annuel de design avec forfait mensuel et un préavis de 60 jours, ce qui suffit pour le reconnaître dans une liste.

Appliquez les tags suggérés pertinents, et ajoutez un commentaire pour tout ce que le document n'indique pas de lui-même, comme « remplacé par le renouvellement de 2025 » ou le responsable interne. Ces notes restent associées au fichier.

Étape 3 : Regrouper les contrats par type grâce aux collections intelligentes

Créez une collection intelligente pour chaque type de contrat que vous traitez : accords de confidentialité (NDA), contrats clients, conditions fournisseurs, contrats de travail et de sous-traitance, baux. Les collections intelligentes s'alimentent d'elles-mêmes en fonction du contenu ; ainsi, un accord de confidentialité nouvellement signé rejoint la collection NDA même si le nom de fichier indique simplement « Document_signe.pdf ».

Conservez des dossiers par contrepartie si c'est ainsi que votre équipe préfère s'organiser ; les collections offrent une vue transversale sur l'ensemble d'entre eux. Si un avocat demande tous les accords de confidentialité signés cette année, ils sont alors accessibles en ouvrant simplement une collection, sans avoir à chercher dans chaque dossier client.

Étape 4 : Rechercher des clauses et poser des questions sur l'ensemble des contrats

Appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez la clause. La recherche Fabric lit le texte à l'intérieur de chaque contrat et ouvre les résultats directement à la page exacte. Mettez une expression entre guillemets, comme « limitation de responsabilité », pour une correspondance exacte.

Pour des questions transversales, ouvrez le dossier des contrats et posez une question à l'assistant IA telle que : « lesquels de ces contrats se renouvellent automatiquement, et quel est le préavis requis ? ». Il répond à partir des contrats de ce dossier et cite chaque source, vous permettant d'ouvrir la clause et de la lire vous-même. Enregistrez la réponse sous forme de note pour créer ou mettre à jour votre registre.

Fabric vous aide à trouver, lire et comparer ce que stipulent vos contrats. L'interprétation des clauses et les décisions à prendre relèvent toujours de votre responsabilité et, le cas échéant, de celle de votre avocat.

Pendant votre lecture, surlignez une clause et ajoutez un commentaire pour la signaler à un collègue ou en vue de votre prochaine discussion de renouvellement. Le commentaire reste associé à ce passage, afin que la prochaine personne qui ouvre le contrat comprenne pourquoi il a été signalé.

Étape 5 : Contrôler qui peut voir chaque contrat

Les contrats contiennent souvent des informations tarifaires et des données personnelles ; limitez donc les accès sciemment. Partagez des espaces ou des fichiers avec des personnes spécifiques en utilisant les rôles de lecteur, commentateur, éditeur ou administrateur, afin que le service financier puisse consulter les conditions des fournisseurs sans avoir accès aux contrats de travail.

Pour une sécurité renforcée, faites un clic droit sur un fichier ou un dossier (ou ouvrez-le et cliquez sur le menu à trois points), choisissez « Ajouter une protection par mot de passe » et saisissez un mot de passe. Un mot de passe appliqué à un dossier s'applique également aux fichiers qui y seront ajoutés par la suite, et il n'y a pas de réinitialisation possible : veillez donc à le conserver dans un gestionnaire de mots de passe. La protection par mot de passe est disponible avec les forfaits Pro et Team.

Foire aux questions

Fabric peut-il lire les contrats scannés ?

Oui. La recherche prend en compte le texte à l'intérieur des PDF et des images, y compris le texte photographié ; les contrats scannés peuvent donc être retrouvés d'après leur contenu.

Fabric classe-t-il les contrats dans des dossiers automatiquement ?

Non. Il résume chaque contrat, extrait les attributs et suggère des tags, et les collections intelligentes que vous configurez se remplissent à partir de ces informations. Vos dossiers restent organisés tels que vous les avez configurés.

Comment trouver une clause spécifique dans l'ensemble de mes contrats ?

Recherchez-la par sa description, ou entre guillemets pour une expression exacte. Les résultats s'ouvrent directement à la page où apparaît la clause.

L'IA peut-elle m'indiquer quels contrats arrivent à échéance ?

Vous pouvez poser la question à l'assistant IA directement dans votre dossier de contrats ; il vous répondra en citant chaque accord. Vérifiez toujours les clauses citées avant d'agir sur la base de la réponse.

Fabric est-il un logiciel de gestion des contrats (CLM) ?

Fabric est un espace de travail IA et un stockage cloud. Pour les contrats, il les lit, les résume et les regroupe, et l'assistant IA répond aux questions les concernant en citant chaque accord.

Puis-je protéger un dossier de contrats par un mot de passe ?

Oui, avec les forfaits Pro et Team. Toute personne disposant de l'accès doit saisir le mot de passe, et la session reste ouverte pendant six heures avant de devoir le saisir à nouveau.

Comment enregistrer les contrats reçus par e-mail ?

Transférez l'e-mail ou la pièce jointe à votre adresse e-mail Fabric depuis l'adresse vérifiée de votre compte ou depuis celle d'un expéditeur approuvé.

Est-il sûr de stocker des contrats en ligne ?

Dans Fabric, vous contrôlez l'accès grâce à des rôles par espace ou par fichier, ainsi qu'avec la protection par mot de passe sur les forfaits Pro et Team. L'article Comment stocker des documents importants en ligne de façon sécurisée détaille les éléments à prendre en compte. Assurez-vous que cette configuration répond à vos propres exigences juridiques et de conformité.