Comment surligner et annoter des documents

Les documents de travail recueillent des avis. Un projet de politique nécessite l'avis d'un collègue sur un paragraphe, des comptes rendus de réunion ont besoin qu'une question soit signalée pour le prochain appel, et une spécification rédigée en Markdown requiert un rappel indiquant que la section 3 contredit la section 5. Chacune de ces notes doit être placée à côté de mots précis, et les documents dans des formats différents gèrent cela de manières différentes, voire pas du tout.

Ce guide explique comment les utilisateurs annotent généralement les documents, les frictions liées au mélange des formats et comment surligner et commenter des fichiers DOCX, Markdown, TXT, HTML et JSON, ainsi que des notes Fabric, dans un espace unique où les annotations restent associées au texte.

Comment les gens annotent habituellement les documents

Les commentaires et le suivi des modifications de Word sont la norme pour les fichiers DOCX, et ils fonctionnent bien au sein de Word. Les commentaires résident dans cette copie du fichier, si bien qu'un document envoyé par e-mail à trois personnes peut revenir sous la forme de trois copies annotées qu'il faut fusionner.

Google Docs conserve les commentaires dans un seul fichier partagé, ce qui résout le problème des copies pour les documents créés sur cette plateforme. Les fichiers dans d'autres formats, comme un fichier README en Markdown ou un journal en texte brut, doivent généralement être convertis au préalable, et la version convertie s'éloigne ensuite de l'original.

Pour les formats dépourvus de toute fonctionnalité de commentaire, les utilisateurs recourent à des notes intégrées comme « À FAIRE » ou « [à vérifier] » saisies directement dans le texte, ou tiennent un fichier de notes séparé. Les notes intégrées encombrent le document et risquent d'être transmises par erreur ; les notes séparées perdent leur contexte au fur et à mesure que le document évolue.

Étape 1 : Importez vos documents dans Fabric

Glissez-déposez des documents dans Fabric, collez-les ou cliquez sur Importer un fichier. Fabric prend en charge les formats DOCX, TXT, Markdown, HTML et JSON. L'importation gère un grand nombre de fichiers à la fois, permettant ainsi de transférer tout le dossier d'un projet en une seule opération. Chaque fichier conserve son format d'origine, et vous pouvez ajouter un commentaire ou des tags lors de son enregistrement.

Si vous préférez travailler depuis le Finder ou l'Explorateur de fichiers, l'application de bureau Fabric monte Fabric comme un lecteur virtuel sur Mac, Windows et Linux. Enregistrez un document sur ce lecteur et il sera immédiatement accessible dans Fabric, prêt à être annoté.

Les pages Google Docs et Notion sont importées via des connexions, qui nécessitent un forfait payant. Vous pouvez également écrire directement dans Fabric grâce à l'éditeur de notes et de documents, afin que les brouillons et les annotations démarrent au même endroit.

Étape 2 : Surlignez les passages importants

Ouvrez le document et sélectionnez le texte que vous souhaitez marquer. Les annotations de Fabric offrent deux modes : un surlignage simple pour une référence rapide, ou un surlignage accompagné d'un commentaire lorsque vous avez une précision à apporter. Le surlignage se superpose au texte lui-même, ce qui préserve la propreté du document sans rien ajouter directement à son contenu.

Le surlignage est plus efficace lorsqu'il a un objectif précis. Sur un modèle de contrat, vous pouvez surligner chaque endroit où le nom d'un client doit être remplacé. Sur des notes de réunion, vous pouvez surligner chaque décision. Une méthode cohérente permet de parcourir facilement les surlignages lorsque vous revenez sur le document.

Pour les documents que vous lisez plutôt que vous ne rédigez, comme les conditions d'un fournisseur, une note de recherche ou le livret d'accueil d'un nouvel employeur, surligner au fil de votre lecture vous offre également un résumé rapide de celle-ci. En revenant sur un livret de 30 pages, les six passages surlignés sont généralement ceux dont vous avez besoin.

Étape 3 : Ajoutez des commentaires et naviguez de l'un à l'autre

Ajoutez un commentaire à un surlignage pour poser une question, consigner une décision ou noter un suivi à effectuer. Chaque commentaire reste rattaché à son passage surligné. Cliquer sur l'indicateur d'emplacement d'un commentaire vous mène directement à ce surlignage dans le document, ce qui vous évite de faire défiler une longue spécification pour trouver la ligne à laquelle la note fait référence.

Pour vos propres notes, des commentaires courts rédigés avec vos propres mots sont les plus utiles. L'article sur les notes pérennes explique pourquoi reformuler une idée avec ses propres mots aide à la mémoriser et à la relier à d'autres.

Étape 4 : Annotez des documents en équipe

Partagez le document ou son dossier et définissez le rôle de chaque personne. Les rôles et autorisations de Fabric sont lecteur, commentateur, éditeur et administrateur, configurables au niveau de l'espace et du fichier. Les commentateurs peuvent surligner du texte et ajouter des commentaires sans modifier le document ; les éditeurs peuvent faire les deux.

Les commentaires sont organisés en fils de discussion, afin qu'une question et sa réponse restent associées. Tout commentaire peut être marqué comme terminé, ce qui transforme un document relu en liste de contrôle. Le guide Configurer un espace de travail collaboratif explique comment les équipes organisent les espaces partagés et les rôles.

Étape 5 : Recherchez dans vos documents et traitez les notes

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). La recherche Fabric lit le texte à l'intérieur des documents et trouve des correspondances par le sens ou par mots-clés, avec des guillemets pour les expressions exactes. Des filtres permettent d'affiner les résultats par tag, emplacement ou type d'élément.

Lorsque les commentaires demandent des modifications à travers un document, l'assistant IA peut le modifier directement. Chaque modification est présentée avec les options accepter et refuser, vous permettant de contrôler chaque révision. Vous pouvez également ouvrir un dossier de documents annotés et poser une question à l'assistant ; il répond à partir de ce dossier en citant les fichiers utilisés.

Les réponses peuvent être enregistrées sous forme de notes, de sorte qu'une question telle que « quelles sont les questions en suspens signalées dans ces trois spécifications ? » peut se transformer en une note conservée aux côtés des documents. L'article sur les principes de base de la prise de notes en dit plus sur la création de notes qui restent utiles dans le temps.

Foire aux questions

Comment surligner du texte dans un document Word en ligne ?

Importez le fichier DOCX dans Fabric, ouvrez-le, sélectionnez le texte et surlignez-le. Vous pouvez ajouter un commentaire à n'importe quel surlignage.

Puis-je annoter des fichiers Markdown ou en texte brut ?

Oui. Fabric prend en charge les surlignages et les commentaires sur le texte des fichiers Markdown, TXT, HTML et JSON, ainsi que sur les documents DOCX et les notes Fabric.

Les surlignages modifient-ils le contenu du document ?

Non. Les surlignages et les commentaires se superposent au texte, donc rien n'est écrit directement dans le document lui-même.

Quelle est la différence entre un surlignage et un commentaire ?

Un surlignage met en évidence un passage pour une référence rapide. Un commentaire associe votre note à un surlignage, comme une question ou une décision, et reste rattaché à ce passage.

Mon équipe peut-elle commenter le même document ?

Oui. Partagez-le avec les autorisations de commentateur ou d'éditeur. Les commentaires s'organisent en fils de discussion sous chaque surlignage, et les personnes externes peuvent utiliser des liens partagés sans créer de compte.

Comment trouver un commentaire dans un long document ?

Cliquez sur l'indicateur d'emplacement du commentaire et Fabric se positionne directement sur le passage surligné auquel il appartient.

Puis-je marquer un commentaire comme résolu ?

Oui. N'importe quel commentaire peut être marqué comme terminé, ce qui permet d'utiliser les documents relus comme une liste de contrôle.

L'IA peut-elle appliquer les modifications demandées par mes commentaires ?

L'assistant IA peut modifier directement les documents, et vous acceptez ou refusez chaque modification qu'il apporte.

Puis-je annoter des fichiers Google Docs dans Fabric ?

Les fichiers Google Docs sont intégrés dans Fabric via la connexion Google Drive, qui nécessite un forfait payant. Consultez la page des tarifs pour plus de détails sur les forfaits.