Comment accéder à vos documents sur tous vos appareils

Les documents se multiplient lorsqu'ils circulent d'un ordinateur à un autre. Vous commencez une proposition commerciale sur votre ordinateur portable professionnel, vous vous l'envoyez par e-mail pour la terminer chez vous, vous la modifiez sur votre PC personnel et vous la renvoyez. Le vendredi venu, vous avez proposition_v3_finale.docx sur une machine et proposition_v3_finale_JS.docx sur l'autre, sans savoir précisément laquelle contient les dernières modifications.

Ce guide explique comment les utilisateurs gardent habituellement leurs documents accessibles sur tous leurs appareils, d'où proviennent la confusion entre les versions et l'éparpillement des données, et comment conserver un exemplaire unique de chaque document dans Fabric, accessible depuis n'importe quel ordinateur ou téléphone que vous utilisez.

Comment les documents sont généralement rendus accessibles partout

OneDrive avec Microsoft Word, et Google Drive avec Google Docs, sont les réponses classiques, et ils fonctionnent très bien au sein de leur propre écosystème. Les documents Word sont automatiquement enregistrés sur OneDrive et s'ouvrent sur n'importe quel appareil connecté au compte. Les documents Google Docs s'ouvrent dans n'importe quel navigateur. Les frictions apparaissent lorsque les deux se rencontrent : un fichier Word importé sur Google Drive est converti ou ouvert en mode aperçu, et un Google Doc téléchargé au format DOCX devient une copie distincte.

De nombreuses personnes disposent également d'un compte professionnel et d'un compte personnel sur des services différents, sans compter un ancien compte Dropbox d'un précédent emploi ; les documents se retrouvent ainsi éparpillés sur plusieurs espaces de stockage. Les e-mails envoyés à soi-même et les clés USB comblent les manques, créant à chaque fois un nouvel exemplaire.

Avec le temps, la question n'est plus de savoir où se trouve un document, mais quelle version est à jour. L'article Comment savoir quelle version d'un fichier est la plus récente aborde les manières d'y voir plus clair, et Comment consolider votre stockage cloud explique comment réduire le nombre de disques utilisés.

Étape 1 : Placez vos documents sur le lecteur Fabric

Installez l'application de bureau Fabric sur chaque ordinateur que vous utilisez. Disponible pour Mac, Windows et Linux, elle ajoute Fabric à votre ordinateur sous la forme d'un lecteur virtuel. Déplacez-y votre dossier de documents depuis le Finder ou l'Explorateur de fichiers, et chaque ordinateur équipé de l'application aura accès aux mêmes fichiers.

Puisque le lecteur se comporte comme n'importe quel autre dossier, vous pouvez ouvrir un DOCX dans Word, une feuille de calcul dans Excel ou une présentation dans PowerPoint directement depuis celui-ci. Les fichiers situés sur le lecteur n'occupent aucun espace sur votre ordinateur et sont diffusés à la demande (streaming) dès que vous les ouvrez.

Sans l'application de bureau, faites simplement glisser vos fichiers dans l'application web ou cliquez sur « Importer un fichier ». Fabric prend en charge les documents DOCX, TXT, Markdown, HTML et JSON, les présentations PPT et PPTX, ainsi que les feuilles de calcul CSV et XLSX.

Étape 2 : Connectez Google Drive si vos documents s'y trouvent

Vous n'avez pas besoin de tout retirer de Google Drive. Dans le marketplace de Fabric, sélectionnez Google Drive, cliquez sur Installer, connectez-vous et accordez les autorisations. Fabric confirme la connexion lorsque vous êtes redirigé. Une connexion à Google Drive établit une synchronisation bidirectionnelle approfondie : les fichiers sont créés dans Fabric et les modifications sont répercutées dans les deux sens.

Les fichiers Google Docs, Sheets et Slides peuvent également être intégrés via les connexions. Vos fichiers Word sur le lecteur Fabric et vos fichiers Google se retrouvent ainsi réunis dans une seule bibliothèque et apparaissent dans les mêmes recherches. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Étape 3 : Ouvrez vos documents sur votre téléphone

Installez l'application mobile Fabric sur iOS ou Android. Elle donne accès à la même bibliothèque : le contrat enregistré sur votre ordinateur professionnel est donc disponible pour consultation pendant un appel ou dans une salle d'attente.

Les documents qui arrivent d'abord sur votre téléphone peuvent suivre le chemin inverse. Appuyez sur Partager dans une application de messagerie ou d'e-mail et choisissez Fabric, ou transférez un e-mail avec la pièce jointe vers votre adresse e-mail Fabric. Dans les deux cas, le fichier est disponible sur vos ordinateurs dès que vous vous y installez.

Vous pouvez surligner et commenter des documents texte dans Fabric, et ces notes restent associées au fichier. Ainsi, un commentaire ajouté sur votre téléphone est immédiatement visible lorsque vous ouvrez le document sur votre ordinateur.

Étape 4 : Retrouvez un document grâce à son contenu

Sur n'importe quel appareil, cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez le document. La recherche Fabric lit le texte à l'intérieur des documents et établit des correspondances aussi bien par le sens que par mots-clés : ainsi, « la clause de préavis dans le contrat de conseil » vous mène directement au bon fichier et à la bonne page.

Fabric génère également un court résumé de chaque document dès son ajout et en extrait les thèmes clés, ce qui s'avère particulièrement utile sur un téléphone où ouvrir plusieurs fichiers volumineux pour trouver le bon prend du temps. Le résumé vous indique ce que contient un fichier avant de l'ouvrir, et les étiquettes suggérées vous permettent de regrouper les documents associés si vous le souhaitez.

Utilisez des guillemets pour les expressions exactes, comme un nom de client ou un numéro de clause, et appliquez des filtres pour limiter les résultats à un dossier, une étiquette ou un type d'élément en particulier.

Étape 5 : Collaborez sur des documents à plusieurs

Pour faire relire un document par quelqu'un d'autre, partagez-le en lui attribuant le rôle de lecteur, de commentateur ou d'éditeur. Les commentateurs peuvent surligner du texte, ajouter des annotations et marquer chaque commentaire comme résolu au fur et à mesure. Les personnes externes peuvent ouvrir les liens partagés sans avoir besoin de créer de compte. Consultez la section Collaboration pour en savoir plus.

Lorsque vous avez besoin d'une réponse rapide à partir d'un ensemble de documents, ouvrez le dossier correspondant et posez votre question à l'assistant IA. Il travaille exclusivement à partir de ce dossier, cite les documents utilisés et peut lire aussi bien des feuilles de calcul que du texte.

Foire aux questions

Comment accéder à mes documents professionnels depuis mon ordinateur personnel ?

Installez l'application de bureau Fabric sur les deux ordinateurs et conservez vos documents sur le lecteur Fabric. Les deux machines accèderont ainsi aux mêmes fichiers. Vérifiez au préalable les règles de votre employeur concernant le lieu de stockage autorisé pour les fichiers professionnels.

Puis-je ouvrir des documents Word stockés sur Fabric directement dans Microsoft Word ?

Oui. Avec l'application de bureau, le lecteur Fabric fonctionne comme n'importe quel dossier : vous pouvez donc ouvrir un fichier DOCX dans Word directement depuis cet emplacement.

Vais-je me retrouver avec des copies en double sur chaque appareil ?

Non, pas si vous travaillez depuis Fabric. Chaque appareil ouvre le même fichier au lieu d'en conserver une copie locale distincte, et les fichiers présents sur le lecteur de bureau n'occupent aucun espace sur votre ordinateur.

Puis-je utiliser Fabric avec Google Docs ?

Oui. Les fichiers Google Docs, Sheets et Slides s'intègrent à Fabric grâce aux connexions, et la connexion Google Drive synchronise les fichiers dans les deux sens. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Quels formats de documents Fabric prend-il en charge ?

Les documents DOCX, TXT, Markdown, HTML et JSON, les diapositives PPT et PPTX, les feuilles de calcul CSV et XLSX, ainsi que les fichiers PDF et les ebooks EPUB.

Puis-je lire mes documents sur mon téléphone ?

Oui. Les applications Fabric pour iOS et Android ouvrent exactement la même bibliothèque que les applications de bureau et web.

Puis-je effectuer des recherches dans le contenu de mes documents depuis mon téléphone ?

Oui. La fonction de recherche lit le texte à l'intérieur des documents sur l'ensemble des applications Fabric.

Existe-t-il une formule gratuite ?

Oui. La formule gratuite comprend l'importation de fichiers et les notes, avec des limites de stockage et de taille de fichier. La connexion à Google Drive ou à d'autres applications requiert un forfait payant. Consultez nos tarifs.