Comment recueillir les commentaires d'un client sur un document

Une proposition commerciale est envoyée au client sous la forme d'un fichier Word. Deux jours plus tard, elle revient sous le nom Proposition_v3_final_JM.docx avec le suivi des modifications d'une personne, tandis qu'un de ses collègues répond à l'e-mail d'origine avec des remarques distinctes sur la partie tarifaire. Vous voilà avec deux séries de retours sur deux copies différentes, et certaines remarques se contredisent.

Ce guide vous explique comment les retours sur un document sont généralement recueillis, pourquoi ces méthodes mènent à des doublons et à la perte de remarques, et comment partager un document unique dans Fabric afin que le client puisse surligner du texte et y ajouter directement des commentaires.

Comment les retours sur un document sont généralement recueillis

Envoyer un document Word par e-mail en demandant d'activer le suivi des modifications reste la méthode par défaut dans de nombreux secteurs. Les clients connaissent le format et le suivi des modifications affiche clairement chaque retouche. Les problèmes commencent lorsque plusieurs personnes côté client le relisent, car chacun modifie souvent sa propre copie et quelqu'un doit alors fusionner les versions à la main.

Les commentaires Google Docs résolvent le problème des copies multiples, puisque tous les relecteurs travaillent sur un seul et même fichier. Cependant, certains clients travaillent dans des organisations qui restreignent l'utilisation des comptes Google ou bloquent les documents externes ; un lien de partage peut donc donner lieu à une succession de demandes d'accès avant même d'obtenir le moindre retour.

Une troisième option consiste à envoyer un PDF et à demander des remarques par e-mail. Le client ne peut pas modifier le texte, ce que certaines personnes préfèrent. Les retours arrivent alors sous la forme : « page 4, deuxième paragraphe, la phrase sur les délais », et chaque remarque doit ensuite être replacée manuellement dans le document source.

Quelle que soit la méthode choisie, les versions s'accumulent. L'article Comment savoir quelle version d'un fichier est la plus récente aborde cet aspect du problème.

Étape 1 : Mettre le document à la disposition du client

Créez un espace pour le client et un dossier pour le projet. Lorsque vous partagez l'espace, le client ne voit que cet espace, garantissant ainsi la confidentialité des documents des autres clients.

Ajoutez le document en le glissant-déposant, en le collant ou en cliquant sur Téléverser un fichier. Fabric prend en charge les formats DOCX, TXT, Markdown, HTML et JSON. Vous pouvez également rédiger le document sous la forme d'une note Fabric à l'aide de l'éditeur de notes et de documents, ce qui permet de conserver dès le départ le brouillon et les commentaires du client au même endroit.

Si vos brouillons se trouvent dans Google Docs, une connexion Google Drive synchronise vos fichiers avec Fabric dans les deux sens. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Étape 2 : Partager le document avec l'autorisation de commenter

Cliquez sur Partager et attribuez au client le rôle de commentateur. Les rôles et autorisations de Fabric (lecteur, commentateur, éditeur, administrateur) permettent au client d'annoter le texte sans pouvoir le modifier, ce qui vous permet de garder la maîtrise de la formulation tout en recueillant ses avis. Si vous préférez que le client effectue directement des modifications, attribuez-lui plutôt le rôle d'éditeur.

Les personnes externes peuvent utiliser des liens partagés sans créer de compte ; ainsi, le contact juridique ou financier d'un client peut ouvrir le document à partir de votre e-mail et commencer à commenter.

Pour recueillir des retours, un lien partagé est nécessaire. Les liens publiés sont en lecture seule, avec téléchargement facultatif, et ne permettent pas d'ajouter des commentaires.

Étape 3 : Laisser le client surligner et commenter le texte

Sur les fichiers texte, un commentateur peut surligner un passage et ajouter un commentaire facultatif. La remarque reste rattachée aux mots exacts auxquels elle fait référence : « la phrase sur les délais » devient ainsi une phrase surlignée accompagnée du commentaire juste à côté. La page sur les annotations montre comment apparaissent les surlignages et les commentaires.

Lorsque plusieurs personnes côté client relisent le même document, elles commentent toutes sur la même copie et peuvent répondre aux commentaires des autres. Les points de vue divergents apparaissent côte à côte sur la même ligne, ce qui vous permet d'en prendre connaissance avant de commencer à éditer. Les outils de collaboration de Fabric incluent également les mentions avec @, très utiles lorsque vous avez besoin qu'une personne en particulier tranche sur un point.

Un court message accompagnant le lien aide le client à cibler sa relecture. Indiquer par exemple : « merci de vérifier le périmètre et les conditions de paiement ; la mise en page va changer » donne généralement lieu à des commentaires plus utiles qu'une simple demande d'avis générale.

Étape 4 : Apporter les modifications et marquer chaque commentaire comme traité

Passez les commentaires en revue les uns après les autres. Une fois qu'un commentaire est traité, marquez-le comme terminé. Les commentaires font ainsi office de liste de tâches, et le client peut voir ce qui a été pris en compte. L'article Comment marquer les retours d'un client comme terminés aborde cette habitude plus en détail.

Pour les modifications qui concernent de nombreux passages, comme le renommage d'un produit ou le remplacement du « nous » par le nom de l'entreprise, l'assistant IA peut modifier le document directement. Chaque modification s'affiche avec la possibilité de l'accepter ou de la refuser, ce qui vous permet de valider chaque retouche avant qu'elle ne soit définitive. Vous pouvez également demander à l'assistant de comparer la version révisée avec le brief situé dans le même dossier ; il vous répondra avec des références cliquables vers la source.

Étape 5 : Envoyer la version finale

Lorsque le client a donné son accord, publiez le document sous forme de lien. Cliquez sur Partager, ouvrez l'onglet Publier, cliquez sur Créer un lien, nommez le lien et activez l'autorisation de téléchargement si le client a besoin d'une copie pour ses archives. Les téléchargements via les liens publiés sont disponibles sur tous les forfaits. Si une petite correction intervient ultérieurement, la modification de la source dans Fabric met à jour la version publiée, assurant ainsi que le lien envoyé reste toujours à jour.

Foire aux questions

Comment faire pour qu'un client commente un document Word sans s'échanger des copies par e-mail ?

Téléversez le fichier DOCX dans Fabric et partagez-le avec le client avec le rôle de commentateur. Tous les relecteurs commentent sur une seule copie, il n'y a donc rien à fusionner.

Les clients peuvent-ils commenter un document sans créer de compte ?

Oui. Les personnes externes peuvent utiliser des liens partagés sans avoir besoin de s'inscrire.

Un client peut-il surligner une phrase précise et y laisser une remarque ?

Oui. Les commentateurs peuvent surligner du texte dans un fichier texte et y ajouter un commentaire facultatif, et la note reste rattachée à ce passage précis.

Puis-je empêcher un client de modifier le document pendant sa relecture ?

Oui. Attribuez-lui le rôle de commentateur. Il pourra surligner et commenter, mais ne pourra pas modifier le texte.

Quels sont les formats de document sur lesquels les clients peuvent ajouter des commentaires ?

Fabric prend en charge les documents DOCX, TXT, Markdown, HTML et JSON, ainsi que les notes rédigées dans Fabric. Les Google Docs sont intégrés via la connexion Google Drive, qui nécessite un forfait payant.

Comment montrer à un client quels retours j'ai déjà pris en compte ?

Marquez chaque commentaire comme terminé une fois qu'il a été traité. Le client peut voir quels commentaires sont terminés et lesquels sont encore ouverts.

Plusieurs personnes de l'équipe du client peuvent-elles commenter le même document ?

Oui. Partagez-le avec chacune d'elles en leur donnant le rôle de commentateur. Elles commenteront sur une seule copie et pourront se répondre entre elles.

Puis-je protéger par mot de passe un document envoyé pour relecture ?

Oui, avec les forfaits Pro et Team. Aucune réinitialisation de mot de passe n'est possible, veillez donc à le conserver dans un gestionnaire de mots de passe. Les détails des forfaits sont disponibles sur la page des tarifs.

Dois-je utiliser un lien partagé ou un lien publié pour les retours clients ?

Utilisez un lien partagé avec l'autorisation de commenter pour recueillir des retours. Les liens publiés sont destinés à la livraison de la version finale. L'article Comment donner à un client l'accès uniquement à ses fichiers explique comment séparer les documents de chaque client.