Comment retrouver un e-mail en le décrivant

La recherche dans la boîte de réception est rapide lorsque vous vous souvenez de l'expéditeur ou d'un mot de l'objet. Cela devient lent quand vous n'en avez que les grandes lignes. Le propriétaire a écrit à propos de la réparation du chauffage à un moment donné l'hiver dernier, ou un fournisseur a confirmé une nouvelle date de livraison, et vous ne parvenez pas à vous rappeler de quelle adresse cela provenait, de l'objet, ou si cela a été envoyé sur votre compte professionnel ou personnel.

Ce guide présente les méthodes habituellement utilisées pour retrouver un e-mail de ce type, ainsi que la manière d'en trouver un dans Fabric en décrivant ce qu'il contenait, à travers vos boîtes de réception connectées et tout ce que vous avez transféré.

Comment les gens retrouvent habituellement un ancien e-mail

L'outil habituel est la recherche intégrée de la messagerie, souvent avec des opérateurs comme from:, has:attachment ou une plage de dates. Cela fonctionne mieux lorsque vous connaissez au moins un détail précis. Si vous recherchez « chauffage » et que le propriétaire a écrit « chaudière », le bon message peut se retrouver une page plus bas dans les résultats ou ne pas apparaître du tout.

Les libellés, les dossiers et les règles sont utiles lorsqu'ils ont été configurés à l'avance. La plupart des gens en ont, appliqués de manière inégale, et l'e-mail en question a tendance à être celui qui a échappé à la règle. Faire défiler un mois d'e-mails est le recours suivant, ce qui fonctionne pour une petite boîte de réception mais montre vite ses limites pour une boîte très active.

Deux comptes doublent le travail. Avec un compte professionnel Outlook et un compte personnel Gmail, un e-mail dont vous vous souvenez à moitié implique deux recherches dans deux applications, puis souvent un message à l'expéditeur pour lui demander de le renvoyer.

Étape 1 : Connectez votre boîte de réception

Fabric propose des connexions pour Gmail et Outlook. Accédez au marketplace de Fabric, choisissez l'application et cliquez sur Installer. Un écran d'autorisations apparaît : connectez-vous à votre compte de messagerie et accordez les autorisations, puis vous êtes redirigé vers Fabric avec la confirmation que la connexion a réussi.

Une fois connecté, le volet de recherche de connaissances et l'assistant IA peuvent effectuer des recherches dans cette boîte de réception en même temps que dans tout le reste de Fabric. Si vous utilisez à la fois Gmail et Outlook, connectez chacun d'eux. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Étape 2 : Transférez les e-mails que vous souhaitez garder à portée de main

Certains e-mails méritent d'être enregistrés directement dans Fabric : une confirmation de contrat, une réservation, des instructions dont vous aurez à nouveau besoin. Transférez-les, avec leurs pièces jointes éventuelles, à votre adresse e-mail Fabric. Elle n'accepte les messages que depuis l'adresse de votre compte Fabric vérifié, et vous pouvez approuver des adresses d'expéditeurs supplémentaires pour une équipe.

Les e-mails transférés se placent aux côtés de vos fichiers et de vos notes, et Fabric les traite comme n'importe quel autre élément : il crée des représentations vectorielles (embeddings) pour que la recherche puisse faire correspondre le sens, rédige un résumé et suggère des étiquettes. Comment enregistrer automatiquement les factures et reçus par e-mail montre comment transformer cela en habitude pour les expéditeurs réguliers.

Étape 3 : Décrivez l'e-mail dans le volet de recherche de connaissances

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). Sur le Web et l'application pour ordinateur, le volet de recherche de connaissances se trouve à droite de l'écran de recherche ; sur mobile, il se trouve dans le tiroir du bas. Cliquez à l'intérieur et décrivez l'e-mail comme vous le décririez à un collègue : « l'e-mail du propriétaire à propos de la réparation du chauffage l'hiver dernier » ou « le fournisseur confirmant la nouvelle date de livraison pour les tables en chêne ».

Le volet effectue une recherche simultanée dans Fabric et vos applications connectées, de sorte qu'une seule description couvre à la fois vos deux boîtes de réception et tout ce que vous avez transféré. Si le premier résultat est proche mais pas tout à fait le bon, posez une question de suivi, par exemple « celui d'avant, avec la facture en pièce jointe », et la recherche s'affinera à partir de là.

Pour les e-mails que vous avez transférés dans Fabric, la barre de recherche principale fonctionne également par sens et par mot-clé, et vous pouvez placer une expression entre guillemets pour une correspondance exacte ou filtrer par type d'élément. Comment rechercher dans toutes vos applications à la fois explique comment ce volet s'intègre au reste de la recherche.

Étape 4 : Demandez à l'assistant IA la réponse contenue dans l'e-mail

Souvent, vous recherchez ce que disait l'e-mail plutôt que l'e-mail lui-même. Demandez à l'assistant IA « qu'a dit le traiteur à propos du remboursement de l'acompte ? » Il effectue la même recherche dans Fabric et vos applications connectées et répond avec des références cliquables, afin que vous puissiez ouvrir la source et vérifier la formulation exacte.

Cela s'avère précieux pour les fils de discussion qui ont dérivé. Si une date de livraison a changé trois fois au cours d'un mois, l'assistant peut vous indiquer quel message contenait la date finale et inclure un lien vers celui-ci. Vous pouvez enregistrer une réponse utile sous forme de note, ce qui permet de conserver la conclusion dans un endroit facile à retrouver.

Étape 5 : Conservez les pièces jointes avec le reste de vos fichiers

Les pièces jointes sont souvent la raison principale pour laquelle on recherche un e-mail au départ. Lorsque vous en trouvez une dont vous aurez à nouveau besoin, transférez-la vers Fabric afin que le fichier rejoigne votre bibliothèque, où la recherche lit le texte à l'intérieur des PDF et des documents. Comment trouver rapidement une ancienne pièce jointe d'e-mail traite précisément de ce cas.

Lorsque vous enregistrez un e-mail ou une pièce jointe, vous pouvez ajouter un commentaire ou des étiquettes en même temps. Une courte note telle que « devis final, convenu par téléphone le 12 » permet d'enregistrer un contexte que l'e-mail lui-même ne contient pas, et donne à une recherche ultérieure un élément de correspondance supplémentaire. Fabric suggère également ses propres étiquettes, que vous pouvez conserver ou ignorer.

Rien de tout cela ne nécessite de classer les e-mails dans des dossiers au sein de Fabric. La recherche et l'assistant fonctionnent sur l'ensemble de vos contenus, que vous les organisiez ou non.

Foire aux questions

Comment trouver un e-mail quand je ne me souviens plus de l'expéditeur ?

Connectez votre boîte de réception à Fabric et décrivez le sujet de l'e-mail dans le volet de recherche de connaissances. Il effectue une recherche par sens à travers Fabric et vos applications connectées, le nom de l'expéditeur n'est donc pas nécessaire.

Fabric peut-il effectuer des recherches dans mon compte Gmail ?

Oui. Connectez Gmail depuis le marketplace de Fabric, et la recherche ainsi que l'assistant IA pourront y accéder. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Est-ce que cela fonctionne avec Outlook ?

Oui. Outlook est une connexion prise en charge, configurée de la même manière que Gmail.

Puis-je effectuer une recherche simultanée dans une boîte de réception professionnelle et personnelle ?

Connectez les deux, et le volet de recherche de connaissances les explorera ensemble avec tout le contenu de Fabric.

Qui peut envoyer des e-mails à mon adresse e-mail Fabric ?

Seule l'adresse vérifiée de votre compte Fabric par défaut. Au sein d'une équipe, vous pouvez approuver des adresses d'expéditeurs supplémentaires.

Puis-je poser des questions de suivi pour affiner la recherche ?

Oui. Le volet de recherche de connaissances et l'assistant IA acceptent tous deux des questions de suivi, ce qui vous permet d'affiner une recherche en langage naturel.

Puis-je effectuer des recherches dans mes e-mails depuis mon téléphone ?

Oui. Dans les applications iOS et Android, le volet de recherche de connaissances se trouve dans le tiroir du bas de l'écran de recherche. Les applications sont disponibles sur la page de téléchargement mobile.

De quel forfait ai-je besoin pour effectuer des recherches dans ma boîte de réception ?

Les connexions à Gmail et Outlook nécessitent un forfait payant. La page des tarifs présente les détails de chaque forfait.