Comment retrouver une feuille de calcul en la décrivant

Quelque part, il existe une feuille de calcul contenant le budget de l'événement ventilé par fournisseur, ainsi qu'une colonne de devis recueillis l'automne dernier. Elle s'appelle peut-être Budget FINAL.xlsx, Classeur1.xlsx ou export_2025-09-14.csv parce qu'elle provient d'un outil de comptabilité. Vous savez ce qu'elle contient. Mais vous ne connaissez ni son nom, ni sur lequel des trois disques elle a atterri.

Ce guide examine la manière dont les gens retrouvent habituellement une feuille de calcul qu'ils peuvent décrire sans pouvoir la nommer, puis montre comment la trouver dans Fabric en décrivant son contenu et en demandant à l'IA de la lire.

Comment retrouve-t-on habituellement une feuille de calcul ?

La liste des fichiers récents d'Excel et l'écran d'accueil de Google Sheets couvrent les fichiers que vous avez ouverts récemment. Pour tout ce qui est plus ancien, on effectue généralement une recherche par nom dans son système de fichiers ou sur Google Drive. Les feuilles de calcul se prêtent mal à cette approche, car bon nombre d'entre elles sont des exports dotés de noms générés automatiquement, ou des copies ayant hérité d'un « (1) » ou d'un « v2 » au fil de leurs déplacements.

L'étape suivante consiste généralement à deviner un mot dans l'en-tête d'une colonne et à lancer une recherche dessus, puis à ouvrir les fichiers potentiels et à parcourir leurs onglets. Une feuille de calcul étant principalement composée de chiffres et d'intitulés courts, un mot deviné peut facilement tomber à côté. Notre article Learn sur la recherche dans Google Drive basée sur le contenu des fichiers explique ce que la recherche intégrée de Drive permet de faire ici.

En cas d'échec, on envoie un message à la personne qui l'a créée. Cela fonctionne si la personne fait toujours partie de l'équipe et s'en souvient. Pour un freelance ou une petite équipe, cela signifie souvent devoir éplucher à la place des pièces jointes d'e-mails datant de plusieurs mois.

Étape 1 : Rassemblez vos feuilles de calcul dans une seule bibliothèque

Glissez-déposez des fichiers CSV et XLSX dans Fabric, collez-les ou cliquez sur Importer un fichier. L'importation prend en charge les volumes importants, ce qui permet d'intégrer tout un dossier d'exports en une seule fois. Pour une feuille de calcul reçue en pièce jointe, transférez l'e-mail à votre adresse e-mail Fabric et le fichier sera importé automatiquement.

Si vous travaillez depuis le Finder ou l'Explorateur de fichiers, installez l'application de bureau. Elle monte Fabric comme un lecteur virtuel, vous permettant ainsi d'enregistrer des exports directement dedans depuis Excel ou un navigateur. Les fichiers s'ouvrent en streaming et ne prennent aucune place sur votre ordinateur.

Les feuilles Google Sheets s'intègrent via une connexion Google Drive. Installez-la depuis le marketplace de Fabric et connectez-vous pour accorder les autorisations. Google Drive bénéficie d'une synchronisation bidirectionnelle : les feuilles apparaissent donc dans Fabric et restent à jour. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Étape 2 : Recherchez ce que la feuille de calcul contient

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez la feuille : « devis de prestataires pour le séminaire d'automne », « dépenses publicitaires mensuelles par canal » ou « liste des invités avec régimes alimentaires ». La recherche est hybride : elle fonctionne aussi bien par sens sémantique que par mot-clé. Vous n'avez pas besoin de connaître les noms exacts des colonnes.

Si une description fonctionne, c'est grâce au traitement que Fabric applique à chaque fichier entrant. Il génère des embeddings pour la recherche sémantique, rédige un résumé du fichier et extrait des attributs tels que le type de contenu et les notions abordées. Une feuille de calcul qui suit les règlements de factures peut ainsi correspondre à une recherche telle que « qui nous doit encore de l'argent » grâce à ce résumé.

Utilisez le filtre par type d'élément pour restreindre les résultats aux fichiers, et ajoutez un tag ou un filtre d'emplacement de dossier si vous avez une idée approximative de l'endroit où il se trouve.

Étape 3 : Demandez à l'assistant IA de parcourir les fichiers candidats

L'assistant IA peut lire les fichiers CSV et XLSX, ce qui s'avère précieux lorsque plusieurs feuilles de calcul semblent identiques de l'extérieur. Demandez-lui « quelle feuille de calcul indique les acomptes versés pour la salle en septembre ? » : il recherche dans Fabric ainsi que dans vos applications connectées, puis répond en fournissant des liens cliquables vers les fichiers sources.

Pour l'aider à cibler sa recherche, ouvrez le dossier où se trouve probablement le fichier et lancez l'assistant à cet endroit. Il se limitera à ce dossier et analysera tout ce qu'il contient. Vous pouvez également faire un clic droit sur le dossier et l'ajouter au contexte de l'assistant sans avoir à l'ouvrir.

Des questions complémentaires permettent d'affiner encore les résultats. Si la première réponse renvoie le budget de l'année dernière, demandez la version qui comprend la ligne traiteur, et il poursuivra ses recherches à partir de là.

Étape 4 : Utilisez une feuille de calcul pour retrouver ses variantes

Les feuilles de calcul vont souvent de pair : rapports mensuels, exports trimestriels, modèle dupliqué pour chaque client. Si vous en trouvez un exemplaire, sélectionnez-le et lancez une recherche de similarité. Fabric renvoie les éléments dont le sens est proche, ce qui fait généralement remonter les autres mois, les versions antérieures et les notes associées.

Cette méthode est également utile lorsque la feuille de calcul que vous cherchez est une copie ultérieure d'un autre document. Retrouvez le modèle d'origine, lancez une recherche de similarité à partir de celui-ci, et les versions créées pour les clients apparaîtront très probablement à côté. Il ne vous reste plus qu'à demander à l'assistant laquelle mentionne un client ou un mois en particulier pour trancher.

Lorsque la liste est longue et que vous avez besoin de savoir quelle copie est à jour, notre article expliquant comment savoir quelle version d'un fichier est la plus récente traite spécifiquement de ce problème.

Étape 5 : Facilitez l'accès aux feuilles de calcul récurrentes

Si vous générez le même type d'export chaque mois, créez une collection intelligente dédiée. Les collections intelligentes s'alimentent d'elles-mêmes en fonction du contenu : chaque nouvel export y est automatiquement classé, sans action manuelle. Fabric suggère également des tags pour chaque fichier, et vous pouvez ajouter vos propres tags ou un commentaire lorsque vous enregistrez un élément.

Les dossiers restent disponibles si vous préférez cette organisation, mais la recherche et l'assistant n'en dépendent pas.

Foire aux questions

Comment trouver un fichier Excel si je ne connais pas son nom ?

Décrivez ce qu'il contient dans la recherche Fabric, par exemple « factures des freelances pour 2025 ». La recherche fonctionne par pertinence sémantique grâce au résumé et aux embeddings créés par Fabric pour chaque fichier.

Fabric peut-il lire le contenu des fichiers CSV et XLSX ?

Oui. L'assistant IA peut lire les fichiers CSV et XLSX, ce qui vous permet de lui demander quelle feuille de calcul contient une série précise de données chiffrées.

Est-ce que cela fonctionne avec Google Sheets ?

Oui, via une connexion Google Drive, qui maintient les fichiers synchronisés dans les deux sens. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Comment retrouver un export CSV dont le nom de fichier n'a aucun sens ?

Recherchez ce que contient l'export plutôt que son nom, ou demandez à l'assistant IA de l'identifier. Les deux approches s'appuient sur le contenu et le résumé du fichier.

Puis-je poser des questions sur les chiffres une fois le fichier trouvé ?

Oui. Interrogez l'assistant IA au sujet de la feuille de calcul et il vous répondra en citant les sources. Vous pouvez ensuite enregistrer une réponse utile sous forme de note.

Que faire si la feuille de calcul m'a été envoyée en pièce jointe ?

Transférez-la à votre adresse e-mail Fabric. Elle accepte les e-mails provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, et au sein d'une équipe, vous pouvez approuver des expéditeurs supplémentaires.

Dois-je renommer mes feuilles de calcul pour que cela fonctionne ?

Non. Fabric se base sur le contenu du fichier, donc des noms comme Classeur1.xlsx n'empêchent absolument pas de le retrouver.

Cette fonctionnalité est-elle disponible avec le forfait gratuit ?

Les imports et une utilisation limitée de l'IA sont inclus dans le forfait gratuit, qui comporte des limites de stockage et de taille de fichier. La connexion à Google Drive nécessite un forfait payant. La page Tarifs détaille les fonctionnalités de chaque offre.