Comment retrouver une diapositive créée il y a plusieurs mois

Vous visualisez très bien la diapositive. Un graphique à barres comparant trois niveaux de tarification, un en-tête bleu, créé pour une revue trimestrielle au printemps dernier. Ce que vous ne visualisez pas, en revanche, c'est la présentation dans laquelle elle se trouvait, le nom du fichier, ou si la version la plus récente est dans vos téléchargements, sur un disque partagé ou dans un e-mail envoyé à un client. La recréer prendrait une heure, et le résultat serait légèrement différent.

Ce guide présente les méthodes habituelles pour rechercher une ancienne diapositive, leurs limites, et la façon d'en retrouver une dans Fabric en décrivant simplement ce qu'elle contenait.

Comment cherche-t-on généralement une ancienne diapositive ?

Le premier réflexe est de consulter la liste des fichiers récents dans PowerPoint ou Keynote. Cela fonctionne bien pour les présentations ouvertes au cours des dernières semaines. Ensuite, la plupart des gens se tournent vers l'explorateur de fichiers et recherchent par nom de fichier, ce qui est utile lorsque la présentation a un nom mémorable, mais beaucoup moins lorsqu'elle s'appelle Final_v3_updated.pptx.

La recherche dans Google Drive est l'étape suivante pour tout ce qui a été créé dans Google Slides. Cependant, elle ne couvre que ce qui se trouve sur ce disque spécifique, et les diapositives ont tendance à voyager : une version dans Drive, une copie modifiée envoyée par e-mail, un PDF exporté dans le dossier d'un client, une capture d'écran collée dans une messagerie. La diapositive dont vous vous souvenez pourrait se trouver dans n'importe lequel de ces endroits.

Le dernier recours consiste à ouvrir les présentations susceptibles de la contenir une par une et à faire défiler les vignettes, ou à demander à un collègue s'il se souvient de la présentation qui contenait le graphique. Les deux approches finissent par aboutir. Mais elles prennent de plus en plus de temps à mesure que le nombre de présentations augmente, et reposent toutes deux sur le fait que quelqu'un se souvienne d'un nom de fichier ou d'une date approximative.

Étape 1 : Rassemblez vos présentations là où une seule recherche peut les atteindre

Glissez-déposez vos fichiers PowerPoint (PPT et PPTX) dans Fabric, collez-les ou cliquez sur Importer un fichier. L'importation gère un grand nombre de fichiers à la fois, ce qui permet de transférer tout un dossier d'anciennes présentations en une seule fois. Les présentations exportées au format PDF valent également la peine d'être importées, car la recherche lit le texte à l'intérieur des PDF et ouvre les résultats directement à la page exacte.

Si vos présentations se trouvent dans des dossiers sur votre ordinateur, l'application de bureau Fabric monte Fabric comme un disque virtuel sur Mac, Windows et Linux. Déplacez-y un dossier de présentations comme vous le feriez pour n'importe quel autre dossier. Les fichiers qui s'y trouvent ne prennent pas de place sur votre ordinateur et se chargent en streaming lorsque vous les ouvrez.

Pour Google Slides, configurez une connexion Google Drive : accédez au marketplace de Fabric, choisissez Google Drive, cliquez sur Installer, puis connectez-vous et accordez les autorisations. Google Drive utilise une synchronisation bidirectionnelle, de sorte que les fichiers sont créés dans Fabric et maintenus à jour. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Étape 2 : Décrivez la diapositive dans la recherche

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et saisissez ce dont vous vous souvenez du contenu avec des mots simples, comme « comparaison des niveaux de tarification pour les clients entreprise » ou « feuille de route avec dates de lancement T3 ». La recherche Fabric est hybride : elle fonctionne aussi bien par le sens que par mots-clés, de sorte que vos termes n'ont pas besoin de correspondre exactement à ceux figurant sur la diapositive.

Cela fonctionne car Fabric traite chaque présentation dès son arrivée. Il génère des représentations vectorielles (embeddings) — ce qui permet à la recherche de faire correspondre par le sens —, rédige un court résumé du fichier et extrait des attributs tels que le type de contenu et les sujets abordés. Une présentation issue d'une revue tarifaire peut ainsi ressortir pour une requête sur les forfaits d'abonnement, même si cette expression n'y apparaît jamais.

Les filtres permettent d'affiner les résultats par type d'élément, balise ou emplacement dans vos fichiers. Si vous vous souvenez d'une expression exacte, comme le nom de code d'un produit ou le titre d'une diapositive, mettez-la entre guillemets pour une correspondance stricte.

Étape 3 : Partez d'une présentation que vous pouvez retrouver

Parfois, la présentation que vous parvenez à trouver est proche de celle dont vous avez besoin : le point d'étape du conseil d'administration de cette année alors que vous cherchez celui de l'année dernière. Sélectionnez-la et lancez une recherche par similarité. Fabric trouve des éléments similaires dans toute votre bibliothèque, ce qui permet souvent de faire remonter des brouillons antérieurs, des présentations connexes et les exports PDF envoyés aux clients.

Pour les diapositives enregistrées sous forme d'images ou de captures d'écran, la similarité prend en compte la composition, la couleur et le sujet ; ainsi, une capture d'écran d'un graphique peut vous mener à d'autres qui lui ressemblent. La recherche par couleur est également utile ici : collez un code HEX, ou sélectionnez la couleur de votre marque avec la pipette, et Fabric renverra les images correspondantes.

Étape 4 : Demandez à l'assistant IA de quelle présentation il s'agissait

Lorsque vos souvenirs de la diapositive sont flous, posez la question à l'assistant IA. Demandez par exemple : « Quelle présentation contenait la diapositive comparant le taux d'attrition par région ? » Il effectue des recherches dans Fabric et vos applications connectées, répond avec des références cliquables vers les fichiers utilisés, et accepte des questions complémentaires si la première réponse ne convient pas tout à fait.

Si vous savez approximativement où se trouve la présentation, ouvrez d'abord ce dossier, puis lancez l'assistant. Il se limitera alors au dossier et analysera tout ce qu'il contient, ce qui s'avère précieux lorsqu'un dossier client contient des dizaines de présentations et que vous cherchez celle mentionnant une campagne précise. Faire un clic droit sur un dossier pour l'ajouter au contexte de l'assistant permet d'obtenir le même résultat sans avoir à l'ouvrir.

Le panneau de recherche de connaissances, situé à droite de l'écran de recherche sur le Web et sur l'application de bureau, et dans le tiroir inférieur sur mobile, offre la même recherche à travers Fabric et les applications connectées, avec la possibilité de poser des questions de suivi. L'article Comment rechercher dans toutes vos applications à la fois présente ce panneau plus en détail.

Étape 5 : Ajoutez une structure légère si vous le souhaitez

Rien de ce qui précède ne dépend de dossiers ou de balises. Si vous souhaitez un raccourci pour la prochaine fois, créez une collection intelligente pour vos présentations ou pour une réunion récurrente. Les collections intelligentes se remplissent automatiquement en fonction du contenu : les nouvelles présentations correspondantes s'y ajoutent donc sans avoir besoin d'être classées. Fabric suggère également des balises pour chaque fichier, que vous êtes libre d'accepter ou d'ignorer.

Des noms de fichiers plus explicites restent toujours utiles pour vos collaborateurs, en particulier sur un lecteur partagé. Le guide sur les conventions de nommage des fichiers propose une méthode simple si votre équipe souhaite en adopter une.

Foire aux questions

Comment retrouver une diapositive PowerPoint si je ne me souviens plus du nom du fichier ?

Importez vos présentations dans Fabric, puis recherchez ce que la diapositive traitait avec des mots simples. La recherche fonctionne aussi bien par le sens que par mots-clés : une description du sujet suffit donc pour commencer.

Cela fonctionne-t-il avec Google Slides ?

Oui, grâce à une connexion Google Drive, qui synchronise les fichiers dans les deux sens. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Puis-je retrouver une diapositive grâce à ses couleurs ?

La recherche par couleur fonctionne sur les images ; elle convient donc aux diapositives que vous avez enregistrées sous forme de captures d'écran ou d'exports d'images. Collez un code HEX ou utilisez la pipette de sélection des couleurs.

Que faire si la présentation m'a été envoyée par e-mail ?

Transférez l'e-mail ou la pièce jointe à votre adresse e-mail Fabric, qui accepte les messages provenant de l'adresse vérifiée de votre compte. Avec un forfait payant, vous pouvez également connecter Gmail ou Outlook et effectuer des recherches directement depuis le panneau de recherche de connaissances.

Dois-je d'abord classer mes présentations dans des dossiers ?

Non. La recherche fonctionne sans aucune organisation préalable, car Fabric résume chaque fichier et génère des représentations vectorielles dès son importation. Les dossiers, les balises et les collections intelligentes sont facultatifs.

L'assistant IA m'indiquera-t-il d'où provient sa réponse ?

Oui. Les réponses citent leurs sources avec des références cliquables, vous permettant d'ouvrir la présentation trouvée et de vérifier la diapositive par vous-même.

Puis-je rechercher une ancienne présentation depuis mon téléphone ?

Oui. Les applications iOS et Android disposent de la même recherche, avec le panneau de recherche de connaissances accessible dans un tiroir en bas de l'écran. Téléchargez-les depuis la page de téléchargement mobile.

Puis-je faire cela avec le forfait gratuit ?

L'importation de fichiers est incluse dans le forfait gratuit, ainsi qu'une utilisation limitée de l'IA, et ce forfait comporte des limites d'espace de stockage et de taille de fichier. Les connexions telles que Google Drive nécessitent un forfait payant. Consultez les tarifs pour plus de détails.