Comment retrouver un PDF grâce à son contenu

Vous vous souvenez qu'un PDF mentionnait un préavis de 30 jours, ou qu'il contenait un tableau comparant les prix de trois fournisseurs. Vous ne vous rappelez plus du nom du fichier, du dossier dans lequel il a été rangé, ni s'il est arrivé par e-mail ou par téléchargement. Les mots dans votre tête sont une paraphrase de ce que disait le document, et le nom du fichier ressemble probablement à scan_0032.pdf.

Cette page présente les méthodes habituellement utilisées pour retrouver un PDF à partir de son contenu, et explique comment en trouver un dans Fabric en décrivant ce qu'il contenait, même si votre formulation ne correspond pas exactement à celle du document.

Comment cherche-t-on habituellement un PDF dont on a oublié le nom ?

Le premier réflexe consiste souvent à utiliser la recherche intégrée de l'ordinateur. Spotlight sur Mac et la recherche Windows indexent tous deux le texte contenu dans de nombreux PDF, si bien qu'un mot distinctif du document peut suffire à le faire remonter. Cela fonctionne bien lorsque vous vous souvenez d'un terme exact. En revanche, une paraphrase, telle que « la clause sur la résiliation anticipée du bail », a tendance à ne rien renvoyer d'utile ou à afficher une longue liste de fichiers sans rapport.

Les espaces de stockage cloud comme Google Drive et Dropbox effectuent également des recherches au sein des documents, ce qui est pratique si tous vos PDF se trouvent sur ce même compte. Dans la pratique, les PDF finissent souvent éparpillés entre le drive, la boîte de réception et le dossier des téléchargements, et chacun de ces emplacements nécessite une recherche distincte avec son propre fonctionnement.

La solution de repli consiste à ouvrir un à un les fichiers probables et à faire Ctrl+F dans chacun d'eux. Certaines personnes téléversent quelques PDF potentiels dans ChatGPT pour lui demander lequel aborde le sujet. Ces deux approches fonctionnent pour une poignée de fichiers, et toutes deux nécessitent de savoir déjà à peu près quels fichiers vérifier.

Étape 1 : Rassemblez vos PDF là où une seule recherche peut les atteindre

Glissez-déposez vos PDF dans Fabric, collez-les ou cliquez sur « Téléverser un fichier », ce qui permet de traiter des lots volumineux. Si vous préférez travailler depuis le Finder ou l'Explorateur de fichiers, l'application de bureau Fabric monte Fabric sous forme de lecteur virtuel sur Mac, Windows et Linux, et les fichiers s'y ouvrent en streaming au lieu d'occuper de l'espace disque.

Les PDF qui arrivent sous forme de pièces jointes peuvent être transférés à votre adresse e-mail Fabric, qui accepte les messages provenant de l'adresse vérifiée de votre compte. Les PDF déjà présents dans Google Drive peuvent être importés via une connexion avec synchronisation bidirectionnelle. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Dès la réception de chaque PDF, Fabric génère des intégrations sémantiques (embeddings) pour permettre à la recherche de fonctionner par le sens, rédige un court résumé, extrait des attributs tels que le type de contenu et les thèmes, puis suggère des tags. Cette organisation automatique s'effectue sans que vous ayez à classer quoi que ce soit, si bien qu'un PDF déposé à la racine de votre bibliothèque est tout aussi facile à retrouver qu'un fichier soigneusement rangé dans un dossier.

Étape 2 : Décrivez ce que disait le PDF

Cliquez sur Rechercher, ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows), et saisissez ce dont vous vous souvenez en langage naturel. La recherche Fabric est hybride, associant simultanément la correspondance par le sens et par mots-clés. Une requête comme « préavis pour quitter le logement » peut ainsi trouver un bail qui indique « toute résiliation exige un préavis écrit de deux mois », bien que les deux phrases partagent très peu de mots.

Décrivez le sujet, l'objectif ou un détail qui vous a marqué. « Devis fournisseur avec prix pour mille unités », « courrier de la mairie pour permis de stationnement » et « étude sur le sommeil et la mémoire chez les personnes âgées » sont toutes des requêtes tout à fait valables. Lorsque vous ouvrez un résultat, Fabric se positionne directement sur la page où se trouve la correspondance, ce qui vous évite de devoir faire défiler quarante pages pour confirmer qu'il s'agit du bon fichier.

Les PDF scannés fonctionnent de la même manière. La recherche prend en compte le texte figurant dans les images, y compris les textes photographiés ; une lettre scannée provenant d'une banque est donc consultable d'après son contenu. Consultez Comment rechercher dans vos documents scannés pour en savoir plus sur la numérisation.

Étape 3 : Affinez les résultats

Si une description génère trop de résultats, ajoutez un filtre. Vous pouvez limiter les résultats par type d'élément (pour n'afficher que les PDF), par tag ou par emplacement dans votre arborescence, comme un dossier Travail ou Maison.

Si une partie du document est claire dans votre mémoire, mettez-la entre guillemets. Les mots entre guillemets font l'objet d'une correspondance stricte, ce qui est idéal pour les numéros de référence, les numéros de contrat, les noms de personnes et les expressions exactes. Vous pouvez combiner une requête descriptive et un terme entre guillemets : ainsi, « renouvellement d'assurance » suivi d'un numéro de police entre guillemets affine très rapidement la sélection.

Si vous tombez sur un PDF approchant mais qui n'est pas celui recherché, comme la version de l'année précédente d'un rapport, sélectionnez-le et lancez une recherche par similarité. Fabric trouve des éléments similaires dans toute votre bibliothèque, ce qui fait souvent remonter l'édition la plus récente ou un document connexe que vous aviez oublié.

Étape 4 : Interrogez l'assistant IA lorsque vous n'avez que les grandes lignes

Parfois, la question est « quel document disait cela ? » plutôt qu'un terme de recherche précis. Demandez à l'assistant IA une requête du type : « Quel PDF mentionnait la pénalité pour retard de livraison ? » Il effectue une recherche intelligente et autonome dans Fabric et vos applications connectées, puis vous répond avec des références cliquables vers les fichiers sources, afin que vous puissiez ouvrir le PDF utilisé et vérifier par vous-même.

Pour que l'assistant reste concentré, ouvrez un dossier et lancez l'assistant depuis cet endroit : il limitera alors sa recherche à ce seul dossier. Vous pouvez également faire un clic droit sur un dossier et l'ajouter au contexte de l'assistant sans avoir à l'ouvrir. Vous pouvez lui poser des questions de suivi, par exemple lui demander de comparer le PDF trouvé avec un autre, et enregistrer une réponse pertinente sous forme de note.

Le volet de recherche de connaissances — situé à droite de l'écran de recherche sur le web et sur ordinateur, ou dans le panneau inférieur sur mobile — réalise le même type de recherche dans Fabric et les applications connectées comme Gmail ou Outlook. Cela s'avère précieux lorsque vous n'êtes pas certain que le PDF a été enregistré ou simplement reçu.

Foire aux questions

Puis-je trouver un PDF sans me souvenir d'aucun mot exact qu'il contient ?

Oui. La recherche Fabric s'appuie aussi bien sur le sens que sur les mots-clés : une description rédigée avec vos propres mots peut donc retrouver un PDF formulé différemment.

La recherche fonctionne-t-elle sur les PDF scannés ?

Oui. La recherche couvre le texte présent dans les PDF et les images, y compris les textes photographiés. Les lettres et formulaires scannés peuvent ainsi être retrouvés grâce à leur contenu.

Comment rechercher une expression exacte au sein d'un PDF ?

Mettez l'expression entre guillemets. Les mots entre guillemets font l'objet d'une recherche stricte, ce qui est très pratique pour les noms, les numéros de référence et les formulations précises.

Puis-je limiter les résultats de recherche aux seuls PDF ?

Oui. Utilisez le filtre par type d'élément. Vous pouvez également filtrer par tag ou par emplacement dans vos fichiers.

Le résultat de recherche indique-t-il l'endroit exact de la correspondance dans le PDF ?

Oui. Ouvrir un résultat vous amène précisément à la page où apparaît la correspondance.

L'IA peut-elle me dire quel PDF contient un fait particulier ?

Oui. Posez la question à l'assistant IA de Fabric : il vous répondra avec des liens cliquables vers les PDF sources afin que vous puissiez vérifier l'information.

Que faire si je ne me rappelle absolument pas du nom ni du type de fichier ?

Décrivez son sujet et laissez le moteur de recherche opérer. Consultez Comment retrouver un fichier quand on a oublié son nom pour découvrir d'autres approches adaptées à tout type de fichier.

Dois-je organiser mes PDF avant de pouvoir y faire des recherches ?

Non. Dès leur ajout, Fabric génère un résumé et extrait les attributs de chaque PDF, et la recherche en lit le contenu : les dossiers et les tags sont donc facultatifs.

Puis-je effectuer des recherches dans mes PDF avec le forfait gratuit ?

Le téléversement de fichiers est inclus dans le forfait gratuit, et l'utilisation de l'IA y est limitée. La connexion à Google Drive ou à d'autres applications requiert un forfait payant. Consultez les tarifs pour découvrir les offres actuelles.