Comment retrouver l'enregistrement d'une réunion en le décrivant

Un client vous demande ce qui a été convenu concernant la date de lancement, et vous vous souvenez que le sujet a été abordé lors d'un appel au printemps. Il y a eu des points hebdomadaires, deux ateliers et une poignée d'appels ponctuels, tous enregistrés, tous nommés d'une façon similaire à « Synchronisation hebdomadaire » ou « Réunion Zoom 87412 ». L'enregistrement dont vous avez besoin fait partie d'une trentaine d'autres, et la partie utile se trouve quelque part au milieu.

Cette page explique où finissent généralement les enregistrements de réunions et comment les utilisateurs y effectuent des recherches, puis comment les capturer ou les importer dans Fabric afin de retrouver le bon enregistrement en décrivant simplement ce qui a été discuté.

Où sont généralement stockés les enregistrements de réunions

Chaque outil de visioconférence conserve ses propres enregistrements. Zoom stocke les enregistrements dans le cloud sur son portail web ou enregistre les versions locales dans un dossier Zoom sur votre ordinateur. Microsoft Teams les enregistre sur OneDrive ou SharePoint, et Google Meet les sauvegarde sur le Google Drive de l'organisateur. Chaque liste est triée par date et par nom de réunion, et ces noms correspondent souvent à des titres d'événements récurrents dans le calendrier : ainsi, une douzaine d'appels partagent le même intitulé.

Certains de ces outils génèrent également des transcriptions, et des assistants de prise de notes par IA comme Otter rejoignent les appels sous forme de bot pour les transcrire. Les deux rendent le contenu consultable au sein de cet outil. La difficulté survient lorsque les réunions s'étendent sur plusieurs outils : un appel interne sur Teams, un appel client sur Zoom, un atelier en présentiel enregistré sur un téléphone. Chacun fait l'objet d'une recherche séparée, et la transcription est isolée des notes, des diapositives et des documents sur lesquels portait la réunion.

Sans transcriptions, la méthode consiste à vérifier le calendrier pour trouver des dates probables, à ouvrir chaque enregistrement et à naviguer dedans. Quelqu'un d'autre s'en souvient peut-être mieux, alors un message est envoyé pour demander : « Pendant quel appel avons-nous parlé du lancement ? » Cette approche finit par aboutir, mais pour trente appels, cela peut prendre tout un après-midi.

Étape 1 : Capturer les appels avec l'application de bureau

Installez l'application de bureau Fabric sur Mac, Windows ou Linux. Lorsque vous lancez un appel dans Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, Fabric détecte la réunion et propose de démarrer la transcription. Aucun bot ne rejoint l'appel, ainsi les autres participants ne voient aucun outil de prise de notes dans la liste des invités. Comment prendre des notes de réunion sans qu'un bot ne rejoigne l'appel décrit cette configuration plus en détail.

La transcription s'affiche en temps réel pendant l'appel, et vous pouvez y faire des recherches ou poser des questions à l'IA pendant que la réunion est toujours en cours. Les notes que vous rédigez avant ou pendant la réunion apparaissent aux côtés de la transcription. Lorsque la réunion prend fin, Fabric analyse conjointement vos notes et la transcription pour produire un compte rendu.

Pour les réunions en présentiel, commencez une note de réunion manuellement dans n'importe quelle application Fabric, y compris sur votre téléphone, et le même compte rendu est généré lorsque vous l'arrêtez. L'enregistrement et la transcription des réunions nécessitent un forfait payant.

Étape 2 : Importer les enregistrements que vous possédez déjà

Les enregistrements plus anciens peuvent rejoindre la même bibliothèque. Téléchargez-les depuis Zoom, Teams ou Meet, puis glissez-les dans Fabric ou cliquez sur Importer un fichier. Fabric transcrit les vidéos et audios importés aux formats MP4, MOV, WebM, MP3, WAV et M4A, ce qui couvre les formats exportés par ces outils. Les transcriptions sont consultables et peuvent être modifiées.

Les enregistrements sauvegardés sur Google Drive par Meet peuvent également être intégrés via une connexion Google Drive, qui synchronise les fichiers dans les deux sens. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Au fur et à mesure de l'ajout de chaque enregistrement, Fabric crée des embeddings pour que la recherche puisse s'effectuer par le sens, rédige un résumé, extrait des sujets et suggère des balises. Les collections intelligentes peuvent ensuite regrouper les enregistrements pour vous, par exemple chaque appel ayant abordé la tarification, sans que vous ayez à renommer le moindre fichier. Le résumé vous offre également une vue d'ensemble rapide de ce qui a été traité lors de chaque appel.

Étape 3 : Rechercher ce qui a été discuté

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez la conversation. La recherche Fabric analyse le sens à travers les transcriptions, ainsi « quand nous avons convenu de reporter le lancement » permet de retrouver l'appel où quelqu'un a dit « décalons la mise en production à la deuxième semaine de juin ».

Ouvrez le résultat pour accéder directement au repère temporel correspondant, ce qui vous permet de vérifier l'échange en contexte plutôt que de reprendre depuis le début d'un appel d'une heure.

Décrivez des décisions, des objections ou des sujets plutôt que la réunion elle-même : « réserve du client sur les frais d'intégration » ou « discussion sur l'embauche d'un deuxième designer ». Mettez le nom d'un client ou le code d'un projet entre guillemets pour une correspondance exacte. Filtrez par emplacement si les enregistrements du client se trouvent dans leur propre dossier ou espace, ou par type d'élément pour n'afficher que les enregistrements.

Étape 4 : Interroger l'assistant IA à travers vos réunions

Pour les questions qui concernent plusieurs appels, l'assistant IA est plus rapide que de parcourir les résultats un par un. Ouvrez le dossier d'un client, lancez l'assistant à cet endroit afin qu'il soit restreint à ce dossier, et demandez : « Quand avons-nous abordé la date de lancement pour la première fois, et qu'est-ce qui a changé par la suite ? » La réponse cite les enregistrements avec des horodatages sur lesquels vous pouvez cliquer.

Vous pouvez poser des questions de suivi et enregistrer la réponse sous forme de note à envoyer ou à conserver. Si la question porte sur une phrase précise prononcée par quelqu'un, l'article Comment retrouver les propos tenus par quelqu'un en réunion traite ce point en détail.

Foire aux questions

Comment retrouver un enregistrement de réunion si je n'en connais pas la date ?

Transcrivez vos enregistrements dans Fabric et recherchez ce qui a été discuté. Les résultats s'ouvrent au repère temporel correspondant, la date n'est donc pas nécessaire.

Fabric enregistre-t-il les appels Zoom, Teams et Google Meet ?

Lorsque l'application de bureau est installée, Fabric détecte les réunions dans Zoom, Microsoft Teams et Google Meet et propose de les transcrire. Aucun bot ne rejoint l'appel.

Puis-je importer d'anciens enregistrements Zoom dans Fabric ?

Oui. Téléchargez-les depuis Zoom et importez les fichiers. Fabric transcrit les fichiers MP4 et M4A ainsi que d'autres formats courants.

Puis-je enregistrer une réunion en présentiel ?

Oui. Démarrez manuellement une note de réunion dans n'importe quelle application Fabric, y compris sur votre téléphone, et Fabric génère un compte rendu lorsque vous l'arrêtez.

Que produit Fabric après une réunion ?

Il analyse conjointement la transcription et les notes que vous avez rédigées pour générer un compte rendu de la réunion.

Puis-je effectuer des recherches dans une réunion pendant qu'elle a lieu ?

Oui. La transcription s'affiche en temps réel, et vous pouvez y faire des recherches ou interroger l'IA à son sujet pendant l'appel.

L'IA peut-elle m'indiquer lors de quelle réunion une décision a été prise ?

Oui. Demandez-le à l'assistant IA, et il vous répondra avec des références cliquables vers les enregistrements, incluant les horodatages.

Puis-je séparer les enregistrements de chaque client ?

Oui. Créez un espace ou un dossier pour chaque client et conservez-y ses enregistrements. La recherche peut être filtrée selon cet emplacement, et l'assistant IA peut être restreint à ce dossier lorsque vous posez des questions sur les appels de ce client.

Ai-je besoin d'un forfait payant pour la transcription des réunions ?

Oui. L'enregistrement et la transcription des réunions nécessitent un forfait payant. Consultez les tarifs pour découvrir les offres actuelles.