Comment trouver un document en le décrivant

Un collègue vous demande « cette proposition qu'on a faite pour le musée, celle avec le déploiement progressif ». Vous savez qu'elle existe. Il peut s'agir d'un fichier Word sur le disque partagé, d'un Google Doc commencé par quelqu'un, d'une page Notion ou d'une présentation qui a fini par devenir la version finale. Elle s'appelle peut-être Proposition_v3_final, ou Brouillon musée, ou porte un nom sans aucun rapport avec les musées, car elle a été réutilisée à partir d'un pitch précédent.

Cette page présente les méthodes habituelles employées pour retrouver un document que l'on peut décrire mais pas nommer, et explique comment en trouver un dans Fabric en le décrivant, parmi les fichiers que vous avez enregistrés et les applications que vous avez connectées.

Comment on recherche généralement un document

La plupart des gens commencent par l'endroit où ils pensent que le document se trouve. Google Drive, OneDrive et Dropbox effectuent tous des recherches dans le contenu des fichiers, tandis que Notion et Confluence recherchent dans leurs propres pages. Chacun fonctionne bien dans son propre périmètre. Lorsque les documents d'une équipe sont répartis sur trois ou quatre outils, en trouver un implique de répéter la même recherche dans chacun d'eux, avec des résultats et une syntaxe légèrement différents à chaque fois.

Sur un ordinateur, Spotlight ou la recherche Windows trouve les fichiers locaux par leur nom et une partie de leur contenu. Les listes de fichiers récents sont utiles si le document a été ouvert récemment. Aucune de ces solutions n'est d'une grande aide pour un fichier de l'année dernière dont vous ne vous souvenez que du sujet.

Le dernier recours consiste à demander à quelqu'un, généralement sur Slack : « Est-ce que quelqu'un a le doc où nous avons détaillé le déploiement progressif ? » Cela fonctionne lorsque la bonne personne est présente et s'en souvient. Pour les cabinets de conseil, les agences et les équipes de recherche, la connaissance contenue dans les anciens documents dépend souvent précisément de ce type de mémoire, et celle-ci s'estompe à mesure que les gens s'en vont.

Étape 1 : Rassembler les documents et les applications dans une seule recherche

Fabric prend en charge les fichiers DOCX, TXT, Markdown, HTML et JSON, les présentations PowerPoint aux formats PPT et PPTX, ainsi que les feuilles de calcul CSV et XLSX, en plus des PDF. Glissez-déposez des fichiers, collez-les ou cliquez sur Importer un fichier, qui permet de traiter de gros volumes d'un coup. Les notes que vous rédigez dans Fabric sont également des documents.

Pour travailler depuis le Finder ou l'Explorateur de fichiers, installez l'application de bureau Fabric. Elle monte Fabric comme un lecteur sur Mac, Windows et Linux, et une équipe peut partager un lecteur de cette manière, afin que la proposition modifiée par toute l'équipe se trouve au même endroit.

Les documents qui résident dans d'autres outils peuvent y rester. Grâce aux connexions, les Google Docs, Slides et Sheets ainsi que les pages Notion deviennent interrogeables depuis Fabric, et la connexion Google Drive synchronise les fichiers dans les deux sens. Pour en configurer une, rendez-vous sur le marketplace Fabric, choisissez l'application, cliquez sur Installer, puis connectez-vous et accordez les autorisations. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Étape 2 : Laisser Fabric comprendre chaque document

Dès qu'un document est importé, Fabric crée des embeddings pour que la recherche puisse le faire correspondre par son sens, rédige un résumé, extrait le type de contenu et les sujets, et suggère des tags. C'est l'organisation intelligente, et cela signifie que la recherche peut faire correspondre un fichier nommé Proposition_v3_final grâce à ce qu'il contient : une proposition de déploiement progressif pour un musée.

Les collections intelligentes peuvent ensuite regrouper les documents par contenu, comme l'ensemble des propositions ou des points d'étape du conseil d'administration, sans que personne n'ait à les classer. Les dossiers, espaces et tags sont facultatifs, et la recherche fonctionne de la même manière avec ou sans eux. Comment organiser ses fichiers numériques présente des structures légères qui s'intègrent parfaitement par-dessus.

Étape 3 : Décrire le document dans la recherche

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez le sujet du document. La recherche Fabric est hybride, combinant le sens et les mots-clés. « Proposition pour un musée avec déploiement progressif » peut trouver une présentation dont les diapositives mentionnent « Phase 1 : galerie pilote » sans jamais utiliser le mot « musée » dans le nom du fichier.

Les bonnes descriptions mentionnent l'objectif et le contenu : « checklist d'intégration pour les nouveaux prestataires », « feuille de calcul comparant trois devis de lieux », « guide de style avec règles pour les titres et les majuscules ». Mettez un nom de client, un code de projet ou une expression exacte entre guillemets pour une correspondance stricte. Filtrez par type d'élément pour ne voir que les documents, ou par emplacement pour rester dans l'espace d'un seul client. Si les premiers résultats sont proches mais pas tout à fait exacts, ajoutez un détail supplémentaire dont vous vous souvenez, comme le secteur d'activité du client ou un montant du budget, puis relancez la recherche.

Lorsque vous trouvez un résultat proche, comme une version antérieure de la proposition, sélectionnez-le et lancez une recherche de similarité pour faire remonter les documents associés. Cela peut révéler une version ultérieure ou la présentation qui a été conçue à partir de la proposition écrite.

Étape 4 : Rechercher dans les applications connectées et interroger l'IA

Pour inclure vos applications connectées, cliquez dans le panneau de recherche de connaissances, situé à droite de l'écran de recherche sur le web et le bureau, ou dans le volet inférieur sur mobile. Il lance une recherche agentique à travers Fabric et les applications que vous avez connectées, et vous pouvez y poser des questions de suivi. Comment faire une recherche dans toutes vos applications à la fois détaille cette configuration.

L'assistant IA effectue la même recherche. Demandez : « Où est la proposition pour le musée avec le déploiement progressif, et quelles étaient les phases ? » et il vous répondra avec des liens cliquables vers les documents trouvés. Pour limiter la recherche à une zone précise, ouvrez un dossier et lancez l'assistant à cet endroit, ou faites un clic droit sur un dossier et ajoutez-le au contexte de l'assistant.

Foire aux questions

Comment retrouver un document quand je ne me souviens plus de son nom ?

Décrivez son sujet. La recherche Fabric associe les documents par leur sens ainsi que par mots-clés, de sorte que le nom du fichier n'a pas besoin de correspondre.

Quels types de documents Fabric peut-il rechercher ?

DOCX, TXT, Markdown, HTML, JSON, PPT et PPTX, CSV et XLSX, PDF et notes Fabric. Les Google Docs, Slides et Sheets ainsi que les pages Notion sont intégrés grâce aux connexions.

Puis-je rechercher à la fois dans Google Docs et Notion ?

Oui, dès lors que les deux sont connectés. Le panneau de recherche de connaissances et l'assistant IA effectuent des recherches combinées dans Fabric et vos applications connectées. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Puis-je effectuer des recherches dans des feuilles de calcul ?

Fabric prend en charge les fichiers CSV et XLSX, et l'assistant IA peut les lire, ce qui vous permet de poser des questions sur le contenu d'un tableur.

Comment trouver la dernière version d'un document ?

Trouvez une version, puis lancez une recherche de similarité pour afficher les fichiers associés. Comment rechercher dans Google Drive d'après le contenu des fichiers peut aussi vous aider lorsque les versions se trouvent sur Drive.

Puis-je limiter une recherche aux documents d'un seul client ?

Oui. Filtrez par emplacement, ou ouvrez le dossier du client et posez votre question à l'assistant IA, qui se limitera à ce dossier.

Dois-je ajouter des tags aux documents pour que la recherche fonctionne ?

Non. Fabric résume chaque document et en extrait les sujets dès son importation, la recherche fonctionne donc sans tags ni dossiers.

Mon équipe peut-elle rechercher dans les mêmes documents ?

Oui. Partagez un espace avec votre équipe et attribuez à chaque personne le rôle de lecteur, commentateur, éditeur ou administrateur. Consultez les tarifs pour les équipes pour découvrir les forfaits.