Comment trouver un contrat rapidement

On a souvent besoin d'un contrat au pied levé. Le propriétaire appelle au sujet de la caution, un fournisseur affirme que l'augmentation de prix est prévue dans l'accord, ou le comptable réclame avant vendredi le contrat du freelance datant d'il y a deux ans. L'exemplaire signé se trouve bien quelque part : un e-mail de signature électronique, un dossier nommé Juridique, ou une version papier au fond d'un tiroir.

Ce guide explique comment retrouver rapidement un contrat en temps normal, et comment organiser vos contrats dans Fabric pour pouvoir en retrouver un simplement en le décrivant et accéder immédiatement à la bonne page.

Comment s'y prend-on habituellement pour retrouver un contrat

La recherche dans les e-mails est le premier réflexe pour la plupart des gens : le nom de la contrepartie associé à « contrat » ou « signé ». Cela fonctionne souvent, car de nombreux contrats arrivent par le biais d'un e-mail de confirmation de signature électronique. Cela devient plus compliqué lorsque le contrat a été signé sous une dénomination sociale que vous avez oubliée, ou lorsque la dernière version a été envoyée par un autre membre de votre équipe.

Les plateformes de signature électronique conservent leur propre historique des documents finalisés, ce qui est très pratique à condition que tout ait été signé via le même outil. Les petites entreprises se retrouvent souvent avec des contrats dispersés d'un outil à l'autre, et quelques-uns signés sur papier puis numérisés sur un disque partagé sous des noms comme Scan_0417.pdf.

Un dossier partagé Juridique ou Contrats est la solution idéale, et cela fonctionne tant que quelqu'un s'assure de le tenir à jour. L'oubli le plus fréquent reste le contrat qui n'a jamais été archivé, et c'est généralement celui dont on a besoin le jour même.

Étape 1 : Rassembler les contrats dans une seule bibliothèque

Glissez-déposez des PDF signés et des documents Word dans Fabric ou cliquez sur Importer un fichier ; les imports volumineux ne posent aucun problème. Pour les contrats reçus par e-mail, transférez le message de confirmation ou la pièce jointe à votre adresse e-mail Fabric. Elle n'accepte que les messages provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, et vous pouvez autoriser d'autres expéditeurs pour une équipe.

Si vos contrats se trouvent déjà dans un dossier Google Drive partagé, une connexion Google Drive les synchronise dans les deux sens, afin que les fichiers apparaissent dans Fabric et restent à jour. Les connexions nécessitent un abonnement payant. Les contrats papier peuvent être photographiés dans l'application mobile ou numérisés et importés, et la recherche lit le texte sur les photos et les pages numérisées.

Les équipes qui préfèrent travailler depuis le système de fichiers peuvent installer l'application de bureau, qui monte Fabric comme un lecteur pouvant être partagé avec toute l'équipe.

Étape 2 : Décrire le contrat dans la recherche

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez ce dont vous avez besoin : « bail pour le bureau rue Elm », « contrat avec le monteur vidéo », « contrat de prestation de la société de nettoyage ». La recherche fait correspondre par le sens et par mot-clé, et lit le texte à l'intérieur des PDF et des documents. Les résultats s'ouvrent exactement à la bonne page.

Fabric traite chaque contrat dès son ajout : il génère des représentations vectorielles (embeddings) pour la recherche sémantique, rédige un court résumé, extrait des attributs comme le type de contenu et suggère des tags. Un contrat intitulé « Master Services Agreement » peut ainsi ressortir lorsque vous recherchez le développeur web que vous avez engagé, si l'accord a été conclu avec lui.

Pour plus de rapidité, mettez un nom ou un numéro de référence entre guillemets pour une correspondance exacte, et utilisez des filtres par tag, emplacement de dossier ou type d'élément afin d'exclure les factures et les e-mails mentionnant la même entreprise.

Si vous devez consulter le contrat pendant que vous n'êtes pas à votre bureau, la même recherche est disponible dans les applications iOS et Android. Trouver la bonne page sur votre téléphone pendant l'appel avec le propriétaire est généralement bien plus rapide que de lui promettre de le recontacter par e-mail.

Étape 3 : Demander à l'IA la clause exacte dont vous avez besoin

Souvent, la recherche porte sur un détail précis. Ouvrez votre dossier de contrats et demandez à l'assistant IA : « quel est le préavis à donner à la société de nettoyage ? » ou « quand le bail du bureau se renouvelle-t-il ? ». Il restreint sa recherche à ce dossier, répond avec des références cliquables, et chaque référence vous renvoie à la source afin que vous puissiez vérifier la formulation exacte. Vous pouvez également poser des questions de suivi, comme « est-ce que cela s'applique si nous résilions le contrat de manière anticipée ? », et chaque réponse pointe vers la clause sur laquelle elle s'appuie.

L'assistant trouve et cite ce qui figure dans le contrat. L'interprétation juridique reste une décision humaine qui, pour toute question importante, relève de votre avocat. Comment suivre les dates de renouvellement explique comment convertir de telles réponses en rappels.

Étape 4 : Laisser les contrats s'organiser d'eux-mêmes

Configurez une collection intelligente pour vos contrats. Les collections intelligentes s'alimentent toutes seules en fonction du contenu : ainsi, un contrat signé qui arrive dans un dossier de réception général y apparaîtra tout de même. L'ajout de dossiers et de tags reste entièrement facultatif par-dessus.

Ajouter un court commentaire lorsque vous enregistrez un contrat s'avère très utile par la suite. Une note telle que « tarif renégocié, voir l'e-mail de mars » permet de consigner un contexte qui ne figure pas dans le document. Les tags tels que la contrepartie ou l'année font également office de filtres de recherche, et Fabric en suggère automatiquement à la réception du fichier.

Étape 5 : Protéger les documents sensibles

Les contrats contiennent des noms, des tarifs et des signatures : il est donc conseillé de consulter la manière dont Fabric traite vos données sur la page de sécurité. Pour restreindre davantage l'accès à un contrat, faites un clic droit sur un contrat ou un dossier (ou ouvrez-le et utilisez le menu à trois points), choisissez Ajouter une protection par mot de passe et saisissez un mot de passe. La protection par mot de passe est disponible sur les forfaits Pro et Team.

Comme il n'existe pas de réinitialisation de mot de passe, conservez-le dans un gestionnaire de mots de passe. Toute personne disposant de l'accès doit le saisir, l'accès reste valable six heures, et le mot de passe appliqué à un dossier protège également les contrats ajoutés ultérieurement.

Foire aux questions

Quel est le moyen le plus rapide de trouver un contrat signé ?

Conservez vos contrats dans Fabric et décrivez celui que vous cherchez dans la barre de recherche, par exemple la partie concernée ou l'objet du contrat. Les résultats s'ouvrent directement à la page correspondante.

Fabric peut-il effectuer des recherches dans les contrats au format PDF et Word ?

Oui. La recherche lit le texte à l'intérieur des PDF et des documents tels que les fichiers DOCX.

Puis-je rechercher dans des contrats papier numérisés ?

Oui. La recherche prend en compte le texte dans les images et les numérisations, y compris le texte pris en photo.

Comment enregistrer les contrats reçus par e-mail ?

Transférez l'e-mail ou la pièce jointe à votre adresse e-mail Fabric. Vous pouvez autoriser des adresses d'expéditeurs supplémentaires pour une équipe.

L'IA peut-elle m'indiquer ce que dit un contrat concernant les délais de préavis ?

Oui. Posez la question à l'assistant IA directement dans votre dossier de contrats et il vous répondra avec des références vers le document source. L'interprétation juridique vous revient, à vous ou à votre avocat.

Puis-je protéger un contrat par mot de passe ?

Oui, avec les forfaits Pro et Team. Aucune réinitialisation n'est possible, veillez donc à conserver le mot de passe en lieu sûr.

Les contrats doivent-ils obligatoirement être classés dans des dossiers ?

Non. La recherche fonctionne sans organisation préalable, et une collection intelligente peut regrouper les contrats automatiquement.

Puis-je partager un contrat avec mon comptable ?

Oui. Partagez-le avec des droits de lecture ou de commentaire ; les personnes externes peuvent ouvrir les liens partagés sans avoir besoin de créer un compte. Comment stocker en toute sécurité des documents importants en ligne détaille le partage de fichiers sensibles.