Comment retrouver une clause dans l'ensemble de vos contrats

Certaines questions concernent tous les contrats à la fois. Lesquels de nos contrats fournisseurs se renouvellent automatiquement ? Où avons-nous accepté une responsabilité illimitée ? Quels contrats clients leur permettent de résilier avec un préavis de 30 jours ? La réponse se trouve dans une clause de chaque contrat, et chaque contrat la formule à sa manière, sous un intitulé différent, sur une page différente.

Ce guide explique comment les utilisateurs vérifient habituellement une clause dans une pile de contrats, et comment le faire dans Fabric grâce à la recherche sémantique, la correspondance exacte et un assistant IA qui répertorie ses résultats avec des liens vers chaque source.

Comment les gens vérifient habituellement une clause dans plusieurs contrats

La méthode manuelle consiste à ouvrir chaque contrat et à utiliser Ctrl+F pour un mot probable : « renouvellement », « résiliation », « responsabilité ». C’est exhaustif pour une poignée d'accords. Avec quarante contrats, cela prend un après-midi entier, et la recherche par mot-clé peut manquer une clause formulée par « se poursuivra par périodes successives de douze mois » au lieu de « se renouvelle ».

De nombreuses équipes tiennent une feuille de calcul des conditions clés : contrepartie, date de début, renouvellement, délai de préavis. Cela offre un aperçu rapide lorsque c'est maintenu à jour. Mais cela dépend d'une personne qui lit chaque nouveau contrat et remplit la ligne, et de la cohérence de cette personne pour interpréter la clause de la même manière à chaque fois.

Les grandes organisations utilisent des logiciels de gestion de contrats, conçus à cet effet et dont le prix est pensé pour les équipes juridiques. Pour une petite entreprise, un studio ou un cabinet de conseil, l'alternative réaliste consiste souvent à demander à un avocat d'examiner l'ensemble des contrats, ce qui est le bon choix pour prendre des décisions, mais une façon bien coûteuse de répondre à la question « où cela se trouve-t-il ? ».

Étape 1 : Rassembler tous les contrats dans un seul dossier

Importez vos fichiers PDF et Word signés en les faisant glisser dans Fabric ou en cliquant sur « Téléverser un fichier », qui prend en charge les volumes importants. Transférez les contrats reçus par e-mail vers votre adresse e-mail Fabric. Les contrats papier numérisés fonctionnent également, puisque la recherche lit le texte dans les photos et les pages scannées.

Les conserver dans un seul dossier ou espace est important pour cette tâche, car l'assistant IA peut être restreint à un dossier. S'ils se trouvent sur Google Drive, une connexion bidirectionnelle avec Google Drive les importe et les synchronise en continu ; les connexions nécessitent un forfait payant. Notre guide d'apprentissage sur l'organisation des fichiers clients propose des idées pour les structurer par client.

Étape 2 : Rechercher la clause par le sens

Ouvrez la recherche à l'aide du bouton ou avec Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez la clause : « le contrat se renouvelle automatiquement sauf résiliation », « plafond de responsabilité », « le client peut résilier avec préavis ». La recherche est hybride, associant le sens aux mots-clés, de sorte qu'elle peut trouver une clause formulée par « périodes successives de douze mois » pour une requête portant sur la reconduction automatique.

Les résultats s'ouvrent exactement à la page correspondante de chaque contrat, vous accédez donc directement à la clause au lieu de devoir faire défiler le document depuis la page de garde. Filtrez par dossier pour restreindre la recherche à vos contrats, ou par tag si vous les avez classés par client ou par année.

Lorsque vous trouvez une clause sur laquelle vous devrez revenir, surlignez-la et ajoutez un commentaire dans le PDF. Une note comme « 30 jours, obligatoirement par écrit » est directement rattachée à la clause, offrant ainsi un texte simple à cibler pour la prochaine recherche.

Étape 3 : Trouver la formulation exacte à l'aide des guillemets

Les clauses types réutilisent souvent les mêmes termes, surtout si vos contrats sont issus d'un modèle unique. Placez une expression entre guillemets, comme « indemniser et dégager de toute responsabilité » ou « droit applicable », et la recherche trouvera la correspondance exacte.

Combiner ces deux types de recherche est très efficace. Les guillemets identifient chaque contrat créé à partir de votre modèle. La recherche sémantique repère quant à elle ceux rédigés par l'autre partie, où la même notion apparaît sous des termes différents.

Les guillemets constituent également le moyen le plus rapide de vérifier un terme défini à travers toute votre pile de documents. Rechercher « Informations confidentielles » entre guillemets affiche chaque contrat utilisant cette expression exacte, ce qui constitue une première étape rapide avant d'examiner comment chacun la définit. La même approche s'applique aux noms des parties, aux noms de produits et aux titres d'annexes ou d'avenants mentionnés dans plusieurs accords.

Étape 4 : Demander à l'assistant IA de lister chaque occurrence

Ouvrez le dossier des contrats et lancez l'assistant IA, ou faites un clic droit sur le dossier et ajoutez-le au contexte de l'assistant. Il est alors limité à ce dossier et analyse tout ce qui s'y trouve. Demandez-lui : « dresse la liste de tous les contrats comportant une clause de reconduction automatique, avec le délai de préavis requis pour résilier ». La réponse inclut des références cliquables vers chaque source, afin que vous puissiez vérifier chaque élément directement dans le document.

Des questions complémentaires permettent d'affiner la liste : « lesquels de ces contrats se renouvellent dans les six prochains mois ? » ou « lesquels ne précisent pas de droit applicable ? ». Un seul abonnement donne accès aux modèles de plusieurs laboratoires d'IA, dont Gemini, OpenAI et Claude, si vous souhaitez comparer la manière dont différents modèles analysent le même corpus.

Considérez le résultat comme un outil de recherche. L'assistant localise et cite les clauses ; déterminer si une clause vous protège ou comment elle doit être renégociée relève de votre jugement et de celui de vos conseillers juridiques.

Étape 5 : Enregistrer la réponse sous forme de note de référence

Enregistrez la réponse de l'assistant sous forme de note et vous obtiendrez un résumé des clauses avec des liens directs vers chaque contrat. Conservez-la dans le dossier des contrats, complétez-la à l'arrivée de nouveaux accords, et elle deviendra une version allégée du tableau de suivi des conditions clés. Comment suivre les dates de renouvellement vous montre comment assurer le suivi de vos découvertes.

Si vous souhaitez que les nouveaux contrats soient regroupés automatiquement, une collection intelligente se constitue d'elle-même en fonction du contenu.

Foire aux questions

Comment rechercher une clause spécifique dans tous mes contrats ?

Conservez vos contrats dans Fabric et recherchez la clause en la décrivant, ou mettez sa formulation exacte entre guillemets. Les résultats s'ouvrent directement à la page où la clause figure.

La recherche peut-elle trouver une clause rédigée différemment ?

Oui. La recherche fait correspondre le sens aussi bien que les mots-clés, ce qui permet à une description de la clause d'en identifier des variantes formulées différemment.

L'IA peut-elle lister tous les contrats contenant une clause de reconduction automatique ?

Oui. Interrogez l'assistant IA directement dans votre dossier de contrats : il listera ce qu'il trouve, avec des références cliquables vers chaque source.

Puis-je restreindre l'IA uniquement à mes contrats ?

Oui. Ouvrez le dossier avant de lancer l'assistant, ou faites un clic droit sur le dossier et ajoutez-le au contexte de l'assistant.

Cela fonctionne-t-il sur les contrats numérisés ?

Oui. La recherche prend en charge le texte dans les images et les documents scannés, y compris le texte pris en photo.

Cela remplace-t-il une analyse juridique ?

Non. Fabric vous aide à trouver et à citer des clauses rapidement. Leur interprétation reste votre travail et celui de votre avocat.

Puis-je conserver les résultats ?

Oui. Enregistrez la réponse de l'assistant sous forme de note, qui conservera ses liens vers chaque contrat.

De quel forfait ai-je besoin ?

Le téléversement et l'utilisation limitée de l'IA sont inclus dans le forfait gratuit. La connexion à Google Drive nécessite un forfait payant. Consultez les tarifs pour découvrir ce que comprend chaque forfait.