Comment créer un guide de style

Un guide de style tranche les petites questions qui font l'objet de débats lors de chaque relecture : faut-il écrire email ou e-mail, les titres prennent-ils une majuscule au premier mot uniquement, comment désigner les clients, quels mots l'entreprise évite-t-elle ? Sans guide, chaque rédacteur suit ses propres habitudes, et les relecteurs corrigent inlassablement les mêmes erreurs.

Cette page aborde le guide de style rédactionnel et de contenu, celui qui régit le ton, la grammaire, la terminologie et la mise en page. Elle détaille la façon dont les équipes le conçoivent généralement, les raisons pour lesquelles ces guides deviennent souvent obsolètes, et la méthode pour en créer un dans Fabric à partir de vos propres exemples tout en le maintenant actif, y compris pour les outils d'IA utilisés par votre équipe.

Comment les équipes créent et gèrent habituellement un guide de style

La plupart des guides de style débutent sous la forme d'un fichier Google Docs ou Word rédigé par une seule personne en quelques week-ends. C'est rapide à lancer et facile à partager. Cependant, dès qu'il dépasse une vingtaine de pages, la recherche devient difficile, les utilisateurs conservent des copies locales et il n'est plus évident de savoir quelle version est à jour.

L'intégrer dans un wiki comme Confluence ou Notion facilite la recherche et la création de liens. Le reproche récurrent concerne la maintenance : les wikis deviennent vite obsolètes si personne n'en a la responsabilité, et les nouvelles règles adoptées lors d'une réunion ou d'un échange par message n'y sont souvent jamais ajoutées. La gouvernance de contenu aborde cette question de responsabilité.

Les équipes éditoriales plus importantes s'appuient parfois sur un guide de référence publié, tel que l'AP ou le Chicago, et y ajoutent un court supplément interne. D'autres souscrivent à des outils d'écriture qui analysent les textes en fonction de leurs règles. Les deux approches fonctionnent, mais les règles internes doivent toujours être rédigées quelque part au préalable, et les exemples qui les illustrent sont généralement dispersés dans d'anciens documents.

Étape 1 : Rassemblez des exemples de vos meilleurs écrits

Un guide de style est bien plus facile à rédiger lorsque l'on peut s'appuyer sur des exemples concrets. Créez un dossier pour le projet et réunissez les écrits que votre équipe juge réussis : des articles de blog percutants, une proposition commerciale bien accueillie, des textes de présentation de produit convaincants lors des tests, un e-mail qui a suscité des réponses positives de clients. Glissez-déposez des fichiers, téléversez-les ou collez directement des textes et des liens dans Fabric.

Ajoutez également des exemples externes. Grâce à l'extension de navigateur pour Chrome, Safari et Firefox, enregistrez des pages ou des extraits de texte provenant d'autres entreprises dont vous appréciez le ton, ainsi qu'une capture d'écran de la page si la mise en page a son importance. Ajoutez un commentaire à chaque élément pour expliquer ce qui vous plaît, afin que la justification soit conservée aux côtés de l'exemple.

Étape 2 : Demandez à l'IA d'identifier les structures récurrentes

Ouvrez le dossier d'exemples et interrogez l'assistant IA. Son champ d'action se limite à ce dossier, ce qui vous permet de lui poser des questions comme « quel est le ton commun à ces textes ? », « comment mettons-nous en forme les titres et les listes ? » ou « quels termes produits reviennent, et avec quelle casse ? ». Les réponses citent les documents sources, ce qui vous permet de vérifier chaque modèle directement à la source.

Enregistrez les réponses utiles sous forme de notes. Elles constitueront le premier brouillon de chaque section : voix et ton, grammaire et ponctuation, terminologie, mise en page et écriture inclusive. Vous pouvez choisir le modèle à utiliser, car un seul abonnement donne accès aux modèles de plusieurs grands laboratoires.

Étape 3 : Rédigez le guide sous la forme d'un document vivant unique

Créez un document dans l'éditeur de notes et de documents et structurez les brouillons pour former le guide. Rédigez chaque règle de manière concise, suivie d'un exemple à suivre et d'un exemple à éviter. Lorsqu'une illustration plus détaillée s'avère utile, ajoutez un lien vers l'exemple source dans votre dossier ou intégrez-le directement dans le guide.

Invitez les personnes clés en tant qu'éditeurs. L'édition s'effectue en temps réel, et d'autres outils de collaboration, comme les commentaires et les mentions, se prêtent parfaitement aux discussions que suscitent généralement les guides de style. L'assistant IA peut également modifier le document directement, en vous laissant accepter ou refuser chaque modification, ce qui facilite l'harmonisation du style sur l'ensemble du guide.

Si vous élaborez plusieurs documents de référence pour l'équipe, le guide Créer une bibliothèque de modèles détaille comment assurer leur cohérence.

Étape 4 : Partagez-le avec l'équipe et les rédacteurs externes

Partagez le guide avec l'ensemble de l'équipe. Attribuez à la plupart des membres un accès en lecture ou en commentaire et réservez l'édition à quelques responsables ; les rôles et permissions peuvent être définis au niveau de l'espace comme du fichier. Les commentateurs peuvent surligner un passage pour suggérer une modification, et les responsables marquent chaque commentaire comme résolu une fois traité.

Les freelances et les agences ont également besoin du guide, généralement sans avoir accès au reste de vos contenus. Publiez le guide sous forme de page web : cliquez sur Partager, ouvrez l'onglet Publier et cliquez sur Créer un lien. Désactivez l'indexation par les moteurs de recherche s'il s'agit d'un guide interne. Les modifications apportées au document dans Fabric mettent à jour la page publiée : le lien partagé l'année dernière présente ainsi toujours les règles en vigueur.

Étape 5 : Mettez le guide à disposition des outils de rédaction IA

La rédaction d'un premier jet commence aujourd'hui souvent dans ChatGPT ou Claude. Associez ces outils à Fabric via le serveur MCP de Fabric à l'adresse https://mcp.api.fabric.so/mcp. La connexion utilise le protocole OAuth, sans clés d'API, et la configuration s'effectue en moins d'une minute. Dans Claude, ajoutez Fabric depuis le répertoire officiel des connecteurs. Dans ChatGPT, ouvrez les Paramètres, accédez à Connecteurs, choisissez Ajouter un connecteur, saisissez l'URL du serveur, attribuez-lui un nom et enregistrez ; puis lancez une nouvelle conversation, cliquez sur Plus, choisissez Ajouter des connecteurs, sélectionnez Fabric et connectez-vous lorsque vous y êtes invité.

Une fois connecté, l'outil d'IA peut rechercher dans Fabric et lire le contenu des fichiers, ce qui permet au rédacteur de lui demander de suivre le guide de style de l'entreprise lors de la rédaction. Avec le forfait Team, Fabric Tag permet aux collaborateurs de poser des questions telles que « mettons-nous un trait d'union à long terme ? » en mentionnant Fabric dans Slack ou Discord.

Pour une démarche plus globale concernant les ressources de référence de votre équipe, consultez Comment créer une base de connaissances partagée.

Foire aux questions

Que doit contenir un guide de style rédactionnel ?

La plupart couvrent la voix et le ton, la grammaire et la ponctuation, la terminologie et les noms de produits, la mise en forme (comme les titres et les listes) ainsi que le langage inclusif, le tout accompagné de courts exemples.

Quelle longueur doit avoir un guide de style ?

Il n'y a pas de longueur prédéfinie. De nombreuses équipes commencent par quelques pages abordant les questions les plus récurrentes lors des relectures, puis ajoutent des règles à mesure que de nouveaux cas se présentent.

Faut-il baser notre guide de style sur l'AP ou le Chicago ?

De nombreuses équipes choisissent un guide publié comme référence par défaut et rédigent un court guide interne pour les exceptions et les termes propres à l'entreprise.

Comment maintenir un guide de style à jour ?

Conservez-le sous la forme d'un document partagé unique géré par quelques responsables désignés. Les commentateurs proposent des modifications, les responsables les valident, et un lien publié donne accès à la version en vigueur.

L'IA peut-elle aider à rédiger un guide de style ?

Oui. L'assistant IA de Fabric peut analyser un dossier contenant vos écrits existants, dégager les structures récurrentes en citant ses sources, et modifier le brouillon en vous laissant le choix d'accepter ou de refuser chaque suggestion.

Comment faire en sorte que ChatGPT ou Claude applique notre guide de style ?

Connectez l'outil à Fabric à l'aide du serveur MCP. Il pourra ensuite consulter le contenu du guide dès que vous lui demanderez de rédiger selon le style de votre entreprise.

Comment partager un guide de style avec des freelances ?

Publiez-le sous forme de lien. Les liens publiés sont en lecture seule, et les modifications apportées dans Fabric actualisent directement la page qu'ils consultent.

Combien cela coûte-t-il ?

Les fonctionnalités de notes et de publication sont incluses dans le forfait gratuit, avec un usage limité de l'IA. Fabric Tag nécessite le forfait Team, dont la tarification ne dépend pas du nombre d'utilisateurs. Consultez la tarification pour les équipes.