Comment créer un portail client

Une relation client génère un flux continu de documents : le brief, le contrat, les recherches, les brouillons, les séries de retours, les fichiers finaux, les factures. Lorsque ces éléments transitent par e-mail et via divers liens partagés, le client finit par redemander ce que vous avez déjà envoyé, et vous perdez du temps à fouiller dans vos fils de discussion pour les renvoyer.

Cette page est un guide pratique : comment configurer un portail dans Fabric pour un client, étape par étape, et répliquer ce modèle pour le suivant. Pour une réflexion plus globale sur ce qu'un portail devrait contenir et comment le gérer, consultez Comment configurer un portail client.

Comment les freelances et les agences partagent généralement leurs fichiers avec les clients

La plupart commencent par un dossier partagé Google Drive ou Dropbox par client. C'est familier et peu coûteux. Au fil d'une collaboration prolongée, le dossier se remplit de brouillons, de doublons et de fichiers nommés final_v2, et la gestion des autorisations devient chaotique lorsque les fichiers de travail internes côtoient ceux que le client devrait voir. De plus, les retours se font toujours par e-mail, séparément des fichiers.

Certaines équipes utilisent un outil de gestion de projet comme Notion pour chaque client, avec des pages regroupant liens et mises à jour. C'est visuellement plus ordonné, mais beaucoup de clients n'utilisent pas eux-mêmes l'outil, ce qui rend l'accès et l'édition parfois laborieux de leur côté, sans compter que les fichiers sont généralement hébergés ailleurs.

Les logiciels de portail client dédiés regroupent le partage de fichiers avec la facturation, les formulaires et la messagerie. Cela convient aux agences qui souhaitent centraliser tout cela dans un seul produit. Pour les petits studios et les freelances, cela représente un abonnement supplémentaire et un identifiant de plus à expliquer à chaque client, tandis que le portail reste déconnecté de l'endroit où le travail est réellement réalisé.

Étape 1 : Créer un espace pour le client

Dans Fabric, créez un nouvel espace réservé à ce client et donnez-lui son nom. Cet espace isole les documents de ce client de ceux de vos autres clients et de votre travail interne, et c'est ce que vous partagerez avec lui lors de l'étape suivante.

Dans cet espace, ajoutez une structure de dossiers simple. Une arborescence classique comprend Brief et contrats, En cours, Pour validation et Livrables finaux. Restez simple : les clients s'y retrouvent plus facilement avec quelques dossiers clairs qu'avec une arborescence complexe.

Importez ce que vous avez déjà : glissez-déposez les fichiers, utilisez Importer un fichier ou copiez-les dans l'espace via l'application de bureau Fabric. Si vous souhaitez suivre la progression de manière visuelle, basculez le dossier de travail en vue kanban et utilisez des colonnes pour chaque étape, les fichiers faisant eux-mêmes office de cartes.

Étape 2 : Partager l'espace avec le client

Partagez l'espace avec vos contacts chez le client. Ils ne voient que cet espace et non le reste de votre Fabric, ce qui constitue le principe même du portail. Comment donner à un client l'accès uniquement à ses fichiers détaille cette étape.

Choisissez le rôle de chaque personne : lecteur, commentateur, éditeur ou administrateur. Les rôles peuvent être définis au niveau de l'espace et sur des fichiers individuels, de sorte qu'un client peut commenter le dossier de validation tout en ne pouvant que consulter les contrats. Les personnes externes peuvent utiliser des liens partagés sans créer de compte. Rôles et autorisations détaille les autorisations associées à chaque rôle.

Si certains documents sont réservés à votre équipe, conservez-les dans un espace interne distinct. De cette façon, aucun élément privé ne se retrouvera par inadvertance dans l'espace du client.

Étape 3 : Recueillir les retours au sein du portail

Lorsqu'un brouillon est prêt, placez-le dans le dossier de validation. Un client disposant d'un accès commentateur peut laisser des commentaires directement sur le travail : des commentaires horodatés sur les vidéos et audios, avec des annotations sur les images vidéo ; des annotations avec commentaires sur les images ; et des surlignages avec commentaires sur les fichiers texte.

Chaque commentaire peut être marqué comme résolu, de sorte que les retours d'une session font office de checklist. Vous et le client pouvez voir ce qui a été traité et ce qui reste en suspens, réduisant ainsi les e-mails de suivi. D'autres fonctionnalités de collaboration, telles que les fils de discussion et l'historique d'activité, s'avèrent précieuses lorsque plusieurs personnes interviennent côté client.

Étape 4 : Livrer les fichiers finaux avec un lien publié

Pour la livraison, publiez le dossier Livrables finaux. Cliquez sur Partager, ouvrez l'onglet Publier et cliquez sur Créer un lien. Nommez le lien, choisissez d'autoriser ou non les téléchargements (disponible sur tous les forfaits) et décidez si les moteurs de recherche peuvent l'indexer. Un dossier est publié sous forme de page web, et toute modification des fichiers dans Fabric met à jour la version publiée.

Sur les forfaits Pro et Team, vous pouvez ajouter une protection par mot de passe au dossier. Toute personne qui l'ouvre doit saisir le mot de passe, l'accès est valable six heures et il n'y a pas de réinitialisation de mot de passe : conservez-le donc dans un gestionnaire de mots de passe. Activez les statistiques de lien lors de la création du lien pour suivre les visites dans le temps, avec les dates, la localisation et l'appareil utilisé pour chaque visite. Le forfait Pro vous permet également de publier sur votre propre domaine.

Étape 5 : Rendre l'historique du client interrogeable pour votre équipe

Comme le brief, les brouillons, les retours et les livrables finaux sont regroupés dans un seul espace, l'assistant IA peut répondre aux questions relatives au dossier. Ouvrez un dossier dans l'espace et demandez, par exemple, ce que le client a indiqué sur la palette de couleurs lors de la deuxième série de retours. L'IA se limite à ce dossier et cite ses sources. Les enregistrements de réunions avec le client peuvent être placés dans le même espace. Fabric pour les projets clients montre comment les équipes tirent parti de cette fonctionnalité.

Lorsqu'un nouveau client signe, créez un nouvel espace avec la même structure de dossiers et partagez-le avec lui. Chaque portail reste totalement étanche.

Foire aux questions

Qu'est-ce qu'un portail client ?

Un espace privé où un client peut consulter les fichiers, les mises à jour et les livrables de son projet, et généralement donner son avis, sans jamais voir le travail réalisé pour d'autres.

Les clients peuvent-ils utiliser le portail sans compte Fabric ?

Oui. Les personnes externes peuvent utiliser les liens partagés sans avoir à s'inscrire.

Comment s'assurer qu'un client ne voit que ses propres fichiers ?

Créez un espace dédié à ce client et ne partagez que cet espace avec lui. Il aura accès à cet espace et à rien d'autre dans votre environnement de travail.

Les clients peuvent-ils commenter les fichiers dans le portail ?

Oui, si vous leur attribuez l'autorisation de commentateur ou d'éditeur. Ils peuvent commenter les vidéos, audios, images et textes, et les commentaires peuvent être marqués comme résolus.

Puis-je protéger les livrables clients par un mot de passe ?

Oui, avec les forfaits Pro et Team. Faites un clic droit sur le dossier ou ouvrez le menu à trois points et choisissez Ajouter une protection par mot de passe.

Puis-je voir quand un client ouvre les fichiers finaux ?

Grâce aux statistiques de lien sur un lien publié (Pro et Team), vous pouvez voir les visites avec les dates, la localisation et l'appareil. Les statistiques ne précisent pas l'identité du visiteur : attribuez donc à chaque contact son propre lien personnalisé si vous devez les distinguer.

Le portail peut-il utiliser mon propre nom de domaine ?

Les liens publiés peuvent utiliser un domaine personnalisé avec le forfait Pro, configurable depuis le sélecteur de domaine sur l'écran de publication.

Combien coûte la gestion d'un portail client sur Fabric ?

La publication, avec option de téléchargement, est incluse dans le forfait gratuit ; la protection par mot de passe, les statistiques et les domaines personnalisés nécessitent un forfait payant. La tarification Team n'est pas facturée par utilisateur. Consultez les tarifs pour équipes.