Comment sauvegarder vos fichiers PDF

Un PDF stocké sur un seul ordinateur portable disparaît avec lui s'il est perdu, volé ou refuse de démarrer. Les fichiers en danger sont souvent ceux qu'il est le plus difficile de récupérer : un bail signé, la déclaration d'impôts de l'année dernière, un passeport numérisé, un rapport sectoriel payant ou un support de cours que le portail universitaire a retiré depuis.

Ce guide présente les méthodes courantes de sauvegarde des PDF, les lacunes de chacune d'elles et la manière de conserver une copie de chaque PDF dans Fabric afin de pouvoir l'ouvrir depuis n'importe quel appareil et le retrouver grâce à son contenu.

Comment les gens sauvegardent généralement leurs PDF

Un disque externe utilisant Time Machine sur Mac ou l'Historique des fichiers sur Windows constitue un bon début. Il sauvegarde l'ensemble de la machine selon un calendrier défini, à condition que le disque soit branché. La copie reste généralement au même endroit que l'ordinateur portable, et récupérer un simple PDF implique de parcourir des instantanés par date plutôt que par le sujet du document.

Les dossiers synchronisés dans le cloud à partir de Google Drive, Dropbox, iCloud Drive ou OneDrive ajoutent une copie hors site. Ils protègent tout ce qui se trouve dans le dossier synchronisé. Les PDF qui atterrissent dans Téléchargements, restent en pièce jointe d'un e-mail ou restent sur le bureau sont exclus tant que personne ne les déplace — et, dans la pratique, une grande partie n'est jamais déplacée.

S'envoyer un PDF par e-mail est la solution de secours rapide que beaucoup adoptent. Cela crée bien une deuxième copie. Mais le retrouver plus tard suppose de se souvenir de l'objet de l'e-mail ou de la date approximative d'envoi, ce qui devient de plus en plus difficile à mesure que la boîte de réception se remplit.

Étape 1 : Copiez les PDF que vous possédez déjà dans Fabric

Rassemblez d'abord les dossiers les plus importants : finances, juridique, pièces d'identité, références professionnelles. Dans l'application web ou de bureau Fabric, glissez-déposez les PDF, collez-les ou cliquez sur Importer un fichier. L'importation prend en charge de grands volumes de fichiers simultanément : un dossier contenant plusieurs centaines de relevés peut ainsi être transféré en une seule fois.

Copier plutôt que déplacer permet de conserver l'original sur votre ordinateur, vous offrant ainsi deux copies à deux endroits distincts. C'est tout l'intérêt d'une sauvegarde, et cela vaut la peine d'être fait systématiquement pour tout ce qui est irremplaçable.

Étape 2 : Installez le disque virtuel de bureau pour une sauvegarde continue

L'application de bureau Fabric pour Mac, Windows et Linux monte Fabric comme un disque virtuel. Elle apparaît dans le Finder ou l'Explorateur de fichiers comme n'importe quel autre emplacement, ce qui vous permet d'enregistrer un PDF directement dedans depuis la boîte de dialogue de téléchargement d'un navigateur, une application de numérisation ou un menu d'impression au format PDF.

Les fichiers présents sur le disque ne prennent aucun espace sur votre ordinateur et sont lus en streaming lorsque vous les ouvrez. Cela convient parfaitement aux archives volumineuses de rapports ou de manuels que vous souhaitez garder en sécurité mais ouvrez rarement. L'article Fabric en tant que disque cloud personnel explique le fonctionnement du disque sur plusieurs appareils.

Étape 3 : Envoyez les nouveaux PDF vers Fabric au fil de l'eau

De nombreux PDF arrivent sous forme de pièces jointes par e-mail : factures, contrats d'assurance, confirmations de réservation. Transférez le message ou la pièce jointe à votre adresse e-mail Fabric. Fabric n'accepte que les e-mails provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, et au sein d'une équipe, vous pouvez approuver des expéditeurs supplémentaires.

Sur iOS ou Android, la feuille de partage permet d'envoyer un PDF vers Fabric depuis n'importe quelle application. L'application mobile peut également synchroniser la section Fichiers de l'appareil, de sorte qu'un PDF qui y est enregistré sur votre téléphone soit sauvegardé automatiquement. Téléchargez les applications depuis la page de téléchargement mobile.

Si vos PDF se trouvent déjà dans Google Drive, une connexion les intègre dans Fabric grâce à une synchronisation bidirectionnelle approfondie : les fichiers sont ainsi créés dans Fabric et les modifications se répercutent dans les deux sens. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Étape 4 : Vérifiez la sauvegarde en recherchant un PDF

Une sauvegarde n'est utile que si vous pouvez récupérer un fichier. Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et saisissez le sujet du PDF. La recherche lit le texte à l'intérieur des PDF et établit des correspondances par sens et par mot-clé, et les résultats s'ouvrent exactement à la bonne page. Placez un numéro de police ou de compte entre guillemets pour une correspondance exacte, et filtrez par type d'élément pour n'afficher que les PDF.

Fabric traite également chaque PDF dès sa réception. Il génère des représentations vectorielles (embeddings) pour la recherche sémantique, rédige un court résumé, extrait des attributs tels que le type de contenu et les thèmes, puis suggère des tags. Les collections intelligentes que vous configurez peuvent s'alimenter automatiquement à partir de ces attributs ; ainsi, une collection dédiée aux documents d'assurance recueillera les nouvelles polices sans que vous ayez à les classer.

Étape 5 : Ouvrez vos PDF n'importe où et verrouillez les documents sensibles

Fabric fonctionne sur le web, sous forme d'application de bureau pour Mac, Windows et Linux, ainsi que sur iOS et Android : un PDF sauvegardé depuis l'ordinateur du bureau peut ainsi s'ouvrir sur votre téléphone au comptoir de la pharmacie ou à l'agence de location. Les PDF s'ouvrent en mode lecture, et vous pouvez les surligner et les annoter.

Pour les pièces d'identité ou les dossiers médicaux, ajoutez une protection par mot de passe. Faites un clic droit sur le fichier ou le dossier, ou ouvrez-le et cliquez sur le menu à trois points, puis choisissez Ajouter une protection par mot de passe et saisissez un mot de passe. Il n'existe aucune réinitialisation de mot de passe, veillez donc à le conserver dans un gestionnaire de mots de passe. La protection par mot de passe est disponible sur les forfaits Pro et Team.

Pour une stratégie plus globale couvrant les photos, les e-mails et les comptes en plus des documents, consultez comment sauvegarder votre vie numérique.

Foire aux questions

Quelle est la meilleure façon de sauvegarder des PDF dans le cloud ?

Copiez les PDF que vous possédez dans une bibliothèque cloud, puis mettez en place des passerelles pour récupérer les nouveaux, comme un disque de bureau sur lequel vous enregistrez vos documents et une adresse e-mail à laquelle vous transférez les pièces jointes. Fabric prend en charge ces deux méthodes et permet d'effectuer des recherches dans les PDF sauvegardés en fonction de leur contenu.

Puis-je sauvegarder des PDF automatiquement ?

Oui, de plusieurs manières. L'enregistrement sur le disque virtuel Fabric pour ordinateur, la synchronisation de la section Fichiers de votre téléphone et une connexion Google Drive ajoutent tous des PDF sans nécessiter d'importation manuelle. Les connexions nécessitent un forfait payant.

La sauvegarde de PDF sur Fabric prend-elle de la place sur mon ordinateur portable ?

Les fichiers présents sur le disque de bureau Fabric ne prennent aucun espace sur votre ordinateur et sont lus en streaming lorsque vous les ouvrez. L'article Stockage local ou cloud aborde les compromis entre les deux solutions.

Comment sauvegarder des PDF depuis mon iPhone ou mon téléphone Android ?

Utilisez la feuille de partage dans n'importe quelle application et sélectionnez Fabric, ou laissez l'application mobile synchroniser la section Fichiers de l'appareil afin que les PDF qui y sont enregistrés soient sauvegardés automatiquement.

Puis-je retrouver un PDF sauvegardé si je ne me souviens plus du nom du fichier ?

Oui. La recherche lit le texte à l'intérieur des PDF et établit des correspondances par le sens ; décrire le document suffit donc généralement. Les résultats s'ouvrent à la page où apparaît la correspondance.

Est-il sûr de sauvegarder des PDF sensibles comme des passeports ou des déclarations d'impôts ?

Vous pouvez ajouter un mot de passe à n'importe quel fichier ou dossier avec les forfaits Pro et Team. Toute personne disposant de l'accès doit le saisir, et l'accès reste déverrouillé pendant six heures avant d'être redemandé. Vous trouverez plus d'informations sur la confidentialité des données sur la page relative à la sécurité.

Fabric sauvegardera-t-il les PDF que je conserve dans Google Drive ?

Grâce à une connexion Google Drive, les fichiers sont créés dans Fabric et restent synchronisés dans les deux sens. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Puis-je sauvegarder des PDF avec le forfait gratuit ?

Oui. L'importation de fichiers est accessible avec le forfait gratuit, qui comporte des limites de stockage et de taille de fichier. Les connexions à d'autres applications nécessitent un forfait payant. Consultez les tarifs pour plus de détails.